Excel hoá biểu mẫu – Tối ưu hoá thời gian giao dịch – Hiệu quả và chính xác | Cuộc thi trực tuyến

1. Thực trạng trước khi áp dụng sáng kiến

Trong quá trình làm việc tại quầy giao dịch, cán bộ, nhân viên ngân hàng thường xuyên phải lập thủ công các loại biểu mẫu, bảng biểu phục vụ công tác nghiệp vụ như: lệnh điều chuyển kiêm giấy ủy quyền áp tải hàng đặc biệt, giấy đề nghị lĩnh tiền/nộp tiền, đồng sở hữu, ủy quyền, chuyển nhượng, thừa kế, giấy yêu cầu cung cấp thông tin,….

Phần lớn các biểu mẫu này được soạn thảo thủ công bằng Microsoft Word, gây mất nhiều thời gian, khó kiểm soát sai sót khi nhập liệu và định dạng. Việc tra cứu dữ liệu thủ công hoặc tính toán số liệu bằng tay không chỉ giảm hiệu suất công việc mà còn ảnh hưởng đến độ chính xác và trải nghiệm của khách hàng.

2. Ý tưởng và mục tiêu sáng kiến

Sáng kiến “Excel hoá biểu mẫu – Tối ưu hoá thời gian giao dịch – Hiệu quả và chính xác” được xây dựng nhằm:

Chuẩn hoá các biểu mẫu thường xuyên sử dụng bằng công cụ Excel.
Ứng dụng các hàm, công thức, định dạng có điều kiện và công cụ lọc/sắp xếp dữ liệu nhằm tự động hoá quy trình lập biểu mẫu.
Rút ngắn thời gian thao tác cho nhân viên, giảm thiểu rủi ro sai sót và tăng độ chính xác trong xử lý dữ liệu.
Tạo ra hệ thống biểu mẫu có thể dễ dàng cập nhật, nhân rộng và sử dụng linh hoạt tại các đơn vị trong hệ thống ngân hàng.

3. Nội dung và cách thức triển khai sáng kiến

Sáng kiến bao gồm các bước triển khai sau:

Khảo sát và thống kê các biểu mẫu thường dùng tại quầy giao dịch.
Thiết kế lại biểu mẫu trên nền Excel, sử dụng các công cụ sau:
Hàm Excel (Vlookup, If, Sumif, Text, And, Day, Month, Year, Today, VND,…) để tự động điền thông tin, tra cứu dữ liệu.
Định dạng có điều kiện để cảnh báo lỗi, kiểm tra dữ liệu.
Data Validation để tạo menu lựa chọn, hạn chế nhập sai dữ liệu.
Công cụ lọc và Pivot Table để hỗ trợ thống kê, tổng hợp nhanh.
Tổ chức tập huấn nội bộ và hướng dẫn sử dụng biểu mẫu Excel mới cho cán bộ, nhân viên.
Thử nghiệm thực tế, lấy phản hồi, cải tiến và hoàn thiện biểu mẫu.

4. Kết quả đạt được

Sau khi triển khai, sáng kiến mang lại nhiều kết quả tích cực:

Rút ngắn 50–70% thời gian lập biểu mẫu, đặc biệt đối với các biểu mẫu cần tổng hợp nhiều dữ liệu.
Giảm sai sót nhập liệu do sử dụng công thức tự động và kiểm tra điều kiện đầu vào.
Tăng tính chuyên nghiệp trong quá trình phục vụ khách hàng nhờ thao tác nhanh gọn, chính xác.
Dễ dàng nhân rộng và chia sẻ giữa các bộ phận và chi nhánh khác trong hệ thống.
Tiết kiệm chi phí vật tư trong việc in ấn.

5. Khả năng áp dụng và nhân rộng:

Sáng kiến có tính ứng dụng cao, có thể triển khai rộng rãi tại các chi nhánh, phòng giao dịch trong cùng hệ thống hoặc các đơn vị ngân hàng khác. Các biểu mẫu được thiết kế linh hoạt, có thể dễ dàng điều chỉnh để phù hợp với yêu cầu của từng đơn vị. Đặc biệt, sáng kiến không đòi hỏi đầu tư phần mềm mới mà tận dụng tốt các công cụ sẵn có (Microsoft Excel), phù hợp với mọi cấp độ người dùng.

Ví dụ cụ thể các biểu mẫu Excel (sẽ dễ hiểu hơn khi có hình minh hoạ nhưng do giới hạn độ dài bản mô tả nên chi tiết sẽ xem tại video clip):

a) Biểu mẫu 1: Lệnh điều chuyển kiêm giấy ủy quyền áp tải hàng đặc biệt

Mục đích sử dụng: Tổng hợp các thông tin từ bảng nhập liệu vào biểu mẫu như số lệnh, số tiền, thời gian, biển số xe,…. hiển thị ngày hiện tại và số tiền bằng chữ tự động; Chọn tên cán bộ áp tải, cán bộ an ninh, cán bộ lái xe sẽ tự động lấy thông tin số CCCD, ngày cấp, nơi cấp của cán bộ đó.
Tính năng Excel sử dụng:
Hàm Vlookup, And, VND, Day, Month, Year, Today.
Data Validation cho nơi đi, nơi đến, cán bộ áp tải, cán bộ an ninh, cán bộ lái xe, biển số xe.

b) Biểu mẫu 2: Đồng sở hữu

Mục đích sử dụng: Tổng hợp các thông tin từ bảng nhập liệu của các đồng sở hữu vào biểu mẫu, hiển thị ngày hiện tại và số tiền bằng chữ tự động; Biểu mẫu ngắn gọn, dễ đọc, dễ hiểu hơn khi chọn nghề nghiệp, chức vụ, phương thức nhận lãi, phương thức gửi tiền, nguyên tắc ký từ danh sách.
Tính năng Excel sử dụng:
Hàm And, VND, Day, Month, Year, Today.
Data Validation cho loại GTTT, nơi cấp, nghề nghiệp, chức vụ, phương thức nhận lãi, phương thức gửi tiền, nguyên tắc ký.

c) Biểu mẫu 3: Xác nhận số dư

Mục đích sử dụng: Tổng hợp các thông tin từ bảng nhập liệu vào biểu mẫu, hiển thị ngày hiện tại tự động; Bỏ qua thời gian chỉnh sửa trước khi in ấn.
Tính năng Excel sử dụng:
Hàm And, Day, Month, Year, Today.
Data Validation cho loại loại GTTT, nơi cấp, loại tài khoản, kỳ hạn.

d) Biểu mẫu 4: Giấy yêu cầu cung cấp thông tin

Mục đích sử dụng: Tổng hợp các thông tin từ bảng nhập liệu vào biểu mẫu, hiển thị ngày hiện tại tự động; Tinh gọn biểu mẫu bằng cách hide/unhide nội dung thông tin đề nghị cung cấp.
Tính năng Excel sử dụng:
Hàm And, Day, Month, Year, Today.
Data Validation cho nội dung thông tin đề nghị cung cấp.

Tôi xin cam đoan sáng kiến trên được sáng tạo ra, không sao chép, không vi phạm bản quyền./.