1. Thực trạng vấn đề trước khi có sáng kiến
Nghiệp vụ chuyển tiền quốc tế được tác nghiệp trên chương trình Swift Editor 3.0 do Trung tâm thanh toán quản lý và vận hành. Trong quá trình hạch toan, soạn điện, chương trình có tính năng hỗ trợ, đề xuất sử dụng Ngân hàng đại lý (Nostro) qua thao tác “tìm ngân hàng đại lý” để giao dịch viên (GDV) thuận tiện chọn và đi điện theo lệnh chuyển tiền và hồ sơ giao dịch của khách hàng nhưng vẫn chưa đáp ứng việc tuân thủ sử dụng tài khoản Nostro theo tỷ lệ của Ban Định chế tài chính quy định. Kết quả đề xuất của chương trình Swift Editor 3.0 được cài đặt sẵn, sẽ gợi ý các Nostro lớn, có tần suất được sử dụng nhiều, liên tục…mà không có cảnh báo hay hạn chế việc sử dụng nên dẫn đến tình trạng vượt tỷ lệ của các Nostro này rất cao, ví dụ: CHASUS33 luôn chiếm 50-60% tỷ trọng, trong khi CITIUS33 thì không đạt, chỉ chiếm 15-18% so với tỷ lệ quy định là 30%; Hoặc các Nostro khác như IRVTUS3N, SCBLUS33, BOFAUS3N ít được sử dụng nên thường xuyên không đạt tỷ lệ.
Hiện tại các chi nhánh đang theo dõi thủ công, tự tạo sổ hoặc nhập excel mỗi lần giao dịch, cuối mỗi ngày hoặc mỗi tuần, sau đó từng GDV tổng hợp gây mất nhiều thời gian, ảnh hưởng chất lượng giao dịch, dữ liệu cập nhập không kịp thời, để cân đối, canh chuẩn đúng tỷ lệ theo quy định.
2. Nội dung cốt lõi, tính mới, tính sáng tạo của sáng kiến:
Nhận thấy việc tuân thủ tỷ lệ giao dịch thanh toán qua các tài khoản Nostro quy định là cấp thiết, nhằm duy trì tổng số dư Nostro theo hạn mức, ổn định các hoạt động thanh toán, đảm bảo chất lượng dịch vụ, gia tăng hiệu quả kinh doanh của BIDV… cần có giải pháp khắc phục tình trạng Vượt/ Không đạt tỷ lệ. Đồng thời rút ngắn thời gian tác nghiệp, theo dõi sát sao từng giao dịch, cập nhật nhanh quá trình sử dụng TK Nostro của GDV và kiểm soát chặt chẽ tỷ lệ cũng như nâng cao hiệu quả sử dụng tài khoản Nostro và đảm bảo lợi ích quan hệ hợp tác tổng thể giữa BIDV với các Ngân hàng đại lý của BIDV thông qua việc các chi nhánh tuân thủ đúng tỷ lệ, quy mô đã quy định. Nhóm nghiên cứu đã xây dựng và đưa vào sử dụng sáng kiến “Quản lý Tỷ lệ sử dụng tài khoản Ngân hàng Đại lý mở tại BIDV trong nghiệp vụ Chuyển tiền quốc tế ” nhằm kiểm soát tốt tỷ lệ sử dụng thông qua việc cảnh báo mang tính tự động cao, tránh tình trạng “Không Đạt” hay “Vượt Tỷ Lệ”.
Sử dụng chương trình này như công cụ giám sát, GDV chủ động lựa chọn Nostro, cân đối được tỷ lệ theo quy định một cách chính xác trên cơ sở thực hiện theo cảnh báo của chương trình, kết hợp tham khảo đề xuất Nostro của Swift Edior 3.0. Từ đó soạn điện chuyển tiền quốc tế đáp ứng tiêu chí thực hiện điện quốc tế đi nhanh chóng, an toàn, hiệu quả.
Cách thức: GDV/Kiểm soát viên (KSV) thực hiện nghiệp vụ chuyển tiền quốc tế đăng nhập chương trình tại màn hình chức năng, mục nhập số lượng giao dịch qua các TK Nostro trong quý, để cập nhật, nhận biết tình trạng sử dụng của cả chi nhánh mọi thời điểm một cách nhanh chóng (chương trình ghi nhận chuẩn từng giao dịch, giờ phút và user đăng nhập của người sử dụng). Trong chương trình có thông báo cảnh báo về việc tỷ lệ hiện tại đã đạt bao nhiêu đồng thời hỗ trợ báo cáo, xuất dữ liệu chính xác, nhanh chóng…Bên cạnh đó, chương trình sẽ hỗ trợ KSV kiểm soát được GDV nào đã sử dụng Nostro gây vượt tỷ lệ, trong khi chương trình đã cảnh báo mà vẫn tiếp tục sử dụng.
Chương trình được xây dựng trên web, theo nền tảng Dotnet gramwork 4.0 chạy được mọi trình duyệt mới nhất như firefox, chrom… Đây là ứng dụng nội bộ chạy trên mạng LAN, không cần sử dụng internet và không sử dụng trên thiết bị di động.
3. Quá trình triển khai áp dụng
Tháng 4/2023, nhóm bắt đầu phân tích việc sử dụng tài khoản Nostro theo tỷ lệ bằng nhập dữ liệu thủ công nên mất nhiều thời gian, mỗi chi nhánh có nhiều GDV cùng thực hiện giao dịch CTQT, có nhiều KSV phê duyệt điện nên việc theo dõi để cân đối phức tạp, dễ bị nhầm lẫn, nhập trùng món giao dịch, hoặc cán bộ cập nhập không kịp thời dẫn đến thiếu sót, khó theo dõi, không đảm bảo đúng tỷ lệ…. người soạn điện chuyển tiền chọn Nostro theo chương trình Swift Editor 3.0 được cài đặt sẵn một cách bị động, không linh hoạt nguồn Nostro cho phép. Tháng 7/2023, áp dụng chương trình này đã giúp việc cập nhập dữ liệu vào chương trình khoa hoc và nhanh chóng hơn, kiểm soát được tỉ lệ tức thì, GDV tác nghiệp, vừa hạch toán vừa cập nhật dữ liệu CTQT thay vì cuối mỗi ngày GDV mới nhập thủ công theo dõi, không nắm bắt kịp thời tình trạng đã vượt tỷ lệ hay chưa. Từ đó, chủ động cân đối giữa các Nostro để đảm bảo đúng tỷ lệ quy định.
Sau khi nghiên cứu, nhóm vừa thử nghiệm vừa hoàn thiện chương trình, tự đánh giá căn cứ theo các báo cáo từng tuần/tháng, từ đó duy trì tiến độ và đảm bảo tỷ lệ theo quý/ năm. Cụ thể, chi nhánh đã có cải thiện tỷ lệ tăng dần đều qua các quý như sau:
Đánh giá thực hiện tỷ lệ quy mô giao dịch năm 2023
(Số liệu từ tháng 01/01/2023 đến tháng 31/12/2023)
Phụ lục I: Đánh giá thực hiện tỷ lệ quy mô giao dịch 2024
(Số liệu từ tháng 01/01/2024 đến tháng 31/12/2024)
Qua hai năm 2023-2024 áp dụng sáng kiến “ Quản lý Tỷ lệ sử dụng tài khoản Ngân hàng Đại lý mở tại BIDV trong nghiệp vụ Chuyển tiền quốc tế ”, chi nhánh Bình Định đã cải thiện tốt tỷ lệ sử dụng tài khoản Ngân hàng Đại lý, tăng dần đều qua các quý, các năm. Cụ thể từ tỷ lệ Đạt chỉ có 0% quý 1 năm 2023, đến quý 4 năm 2023 đã đạt 56.52%. Các quý trong năm 2024, tỷ lệ Đạt đều đặn từ 71.43% đến 72.22%. Như vậy, việc sử dụng sáng kiến này đã góp phầnkhắc phục được hạn chế hiện nay của Chi nhánh trong hoạt động thanh toán quốc tế. Khi nhân rộng sáng kiến sẽ nâng cao hiệu quả sử dụng tài khoản Nostro và đảm bảo lợi ích quan hệ hợp tác tổng thể giữa BIDV với các Ngân hàng đại lý của BIDV.
4. Hiệu quả cụ thể đã đạt được khi áp dụng sáng kiến :
– Giúp các chi nhánh tuân thủ nghiêm túc tỷ lệ giao dịch thanh toán qua các tài khoản Nostro quy định nhờ nắm bắt kịp thời việc sử dụng tài khoản Nostro vượt tỷ lệ hay chưa, chủ động cân đối giữa các Nostro để đảm bảo đúng từng cấu phần của tỷ lệ quy định.
– Tiết kiệm thời gian trong cập nhập dữ liệu vào chương trình vừa đơn giản vừa thuận tiện, kiểm soát hiệu quả và xuất dữ liệu báo cáo nhanh chóng.
– Nâng cao hiệu quả sử dụng tài khoản Nostro và đảm bảo lợi ích quan hệ hợp tác tổng thể giữa BIDV và các Ngân hàng Nostro của BIDV khi Ban Định chế tài chính kiểm soát được việc sử dụng tài khoản Nostro của các chi nhánh. Từ đó, Ban ĐCTC thuận tiện phân giao tỷ lệ phân bổ linh hoạt cho các chi nhánh thường xuyên Đạt/ Vượt/ Không Đạt, và có chính sách ứng xử với các Nostro chủ động và linh hoạt hơn.
5. Khả năng nhân rộng:
BIDV Bình Định đã chia sẻ, hỗ trợ, hướng dẫn một số chi nhánh trong hệ thống áp dụng sáng kiến như sau:
- Tháng 10/2024: Chi nhánh Quãng Ngãi bắt đầu áp dụng sáng kiến
- Tháng 12/2024: Chi nhánh Sông Hàn tìm hiểu để áp dụng sáng kiến
- Tháng 02/2025: Chi nhánh Bình Dương, Khánh Hòa tìm hiểu để áp dụng sáng kiến
Nhóm tác giả mong muốn sáng kiến được lan tỏa hơn nữa nhằm tối ưu hoá công tác CTQT. Việc các đơn vị, chi nhánh sử dụng nguồn lực sẵn có tại chỗ: cán bộ nghiệp vụ và cán bộ IT sẽ chủ động xây dựng chương trình trên web hiệu quả, thuận lợi, ứng dụng công nghệ và số hóa trong công tác thanh toán quốc tế, đáp ứng xu hướng chuyển đổi công nghệ và số hóa hoạt động ngân hàng hiện nay, khắc phục được hạn chế trong quá trình theo dõi và kiểm soát tỷ lệ sử dụng tài khoản Notro mở tại Ngân hàng Đại lý trong nghiệp vụ CTQT, đã tuântheo đúng chỉ đạo của Chủ tịch HĐQT BIDV đối vớiphương châm hoạt động của BIDV “Trách nhiệm – Tinh gọn – Hiệu quả – Tăng tốc chuyển đổi”. Nhân dịp này, nhóm tác giả xin chia sẻ thêm về hoạt động lan tỏa sáng kiến đã được viện đào tạo và nghiên cứu BIDV tổ chức vào ngày 21/06/2024 tại Thành phố Nha Trang nhằm nhân rộng những sáng kiến phục vụ hiệu quả cho công tác chuyên môn, nghiệp vụ trong ngân hàng.
