Giải pháp số hóa, tinh giảm quy trình và tối ưu hóa trong các nghiệp vụ tác nghiệp ngân hàng.

Trong hoạt động tác nghiệp hàng ngày tại đơn vị, các hoạt động tác nghiệp nghiệp vụ gần như thực hiện thủ công bằng tay, đòi hỏi nhiều tài nguyên nhân lực, giấy tờ và thời gian chờ, khiến khách hàng trải nghiệm chưa được hài lòng.

1) Số hóa mô hình giao dịch “Một cửa“: Chương trình cung cấp cơ chế lấy số thứ tự (mô hình 1 cửa tại các trung tâm hành chính công, hoặc các Chi nhánh BIDV đang trang bị hệ thống máy bấm số tự động).

Ngoài tính năng lấy số thứ tự và gọi số thông thường, chương trình đã cải tiến và cung cấp (i) cơ chế tự động phân luồng K/H có yêu cầu giao dịch tiền mặt, tiền gửi, … và K/H yêu cầu các giao dịch không dùng tiền mặt như smarbanking, thay đổi thông tin sinh trắc học, … (ii) cơ chế giữ số thứ tự cho K/H ưu tiên để phục vụ K/H VIP, nâng cao chất lượng phục vụ K/H VIP, PREMIER tại đơn vị. Đồng bộ quản trị và theo dõi bút toán theo từng cán bộ, nâng cao chất lượng quản trị điều hành tại các Phòng/PGD.

2) Khi K/H đến quầy:

– Tự động hóa việc đọc và phân tích dữ liệu K/H: Tại Quầy GDV chỉ cần mượn CCCD của K/H và quét QR trực tiếp từ máy quét, chương trình tự động tạo tờ khai theo các biểu mẫu 01 – 02 – 02eKYC – 04; hoặc GDV có thể sử dụng zalo để quét QR và gởi mail về máy, copy thông tin vào chương trình để thực hiện, tiết giảm thời gian tác nghiệp, tự động hóa nên không còn sai sót thông tin K/H, thời gian chờ của K/H khi đến quầy cũng giảm đi rất nhiều, chất lượng phục vụ K/H được cải thiện đáng kể.

– Tự động hỗ trợ lập chứng từ giao dịch K/H: Cung cấp cho GDV nhiều cơ chế tìm kiếm thông tin K/H, từ máy quét QR hoặc từ zalo, hoặc các cơ chế tìm kiếm K/H khác, … tăng tốc độ xử lý và giảm thời gian chờ của K/H tại quầy.

3) Khi mở CIF theo lô cho sinh viên, học sinh, cán bộ doanh nghiệp đổ lương: BP QLKH hoặc GDV chỉ cần lấy file Excel thông tin của K/H, chương trình tự động tạo tờ khai CIF theo danh sách và tự động chuẩn hóa dữ liệu để úp lên hệ thống BIDV. Trước đây, việc mở CIF cho 1000 sinh viên thường mất 1 tuần đến 2 tuần mới xong, việc áp dụng chương để mở cif theo Lô chỉ mất tầm 1 – 2 ngày là xong (Nếu dữ liệu cung cấp chuẩn), mà không còn sai sót do lỗi rà soát thủ công, tăng năng suất lao động của cán bộ.

4) Quy trình tái định giá TSĐB, bảo hiểm TSĐB; tái cấp hạn mức, thấu chi; chăm sóc K/H có khoản tiền gửi đến hạn: Chương trình cung cấp cơ chế lọc tự động theo ngày, tự động gởi mail, tự động tạo lịch nhắc việc đồng bộ vào email BIDV của cán bộ, của Lãnh đạo phòng QTTD và Lãnh đạo Phòng QLKH có phát sinh để theo dõi và đôn đốc cán bộ thực hiện. Không còn tình trạng chậm trể trong công tác tái định giá, tái cấp hạn mức, … công tác chăm sóc K/H đến hạn được kiểm soát tốt, nâng cao chất lượng phục vụ K/H.

5) Quy trình tạo hồ sơ thế chấp BĐS đối với KHCN và KHDN: Với 1 file dữ liệu Excel thông tin đầu vào, tùy theo loại tài sản (chính chủ 1 người, chính chủ 2 người và bên thứ 3) chương trình sẽ tự động tao ra toàn bộ hồ sơ thế chấp BĐS cho K/H tương ứng với đối tượng là KHCN hoặc KHDN. Hồ sơ được tạo tự động gồm 8-9 file hồ sơ gồm: (1) Báo cáo định giá tài sản đảm bảo; (2) Biên bản định giá TSĐB; (3) Biên bản giao nhận giấy tờ Tài sản thế chấp; (4) Hợp đồng thế chấp tài sản; (5) Phiếu yêu cầu đăng ký biện pháp bảo đảm; (6) Phiếu bàn giao hồ sơ; (7) Phiếu giao nhận kiêm đề nghị nhập kho TSĐB; (8) Tờ trình nhận biện pháp bảo đảm trước đây thường mất 1-2 tiếng để tạo 1 bộ hồ sơ  việc sử dụng chương trình chỉ mất tầm 20-30 phút tiết giảm 2/3 thời gian xử lý công việc, mà giảm thiểu rất nhiều trong sai sót lỗi nhập liệu do việc nhập liệu và kiểm tra thông tin chỉ thực hiện 1 lần duy nhất.

6) Quy trình tạo hồ sơ ủy quyền và xác nhận số dư K/H áp dụng chủ yếu đối với khách hàng mới giao dịch lần đầu hoặc gửi mới tiền gửi CKH: GDV chỉ cần mượn CCCD của K/H và quét trực tiếp bằng máy hoặc quét Zalo rồi gửi email để copy và dán tại một trường duy nhất cho tất cả các thông tin này, sau đó bổ sung các thông tin của sổ tiết kiệm như: Số seri, FDR, số tiền, kỳ hạn…(đối với khách hàng mới và sổ tiết kiệm mới), chương trình sẽ tự động tạo hồ sơ ủy quyền và xác nhận số dư cho K/H cùng các biểu mẫu có liên quan gồm: Đơn đề nghị xác nhận số dư của KH, Giấy xác nhận số dư bản tiếng Việt và song ngữ…. Cơ chế chuyển đổi giữa nguyên tệ và ngoại tệ USD được tự động, chương trình tự chuyển đổi đơn vị bằng số và bằng chữ cả nguyên tệ và ngoại tệ USD, trước đây khi K/H đến thực hiện yêu cầu giao dịch, thường mất 15-30 phút để hoàn chỉnh hồ sơ ủy quyền và xác nhận số dư, việc sử dụng chương trình chỉ mất tầm 3-5 phút; giảm thời gian xử lý, cải tiện trải nghiệm của K/H; đặc biệt không còn lỗi sai sót thông tin và chuyển đổi giữa nguyên tệ, ngoại tệ, nâng cao chất lượng phục vụ K/H.

7) Quy trình tạo hồ sơ đề xuất giải ngân từng lần KHCN: Cán bộ QLKH tạo file thông tin K/H và xuất file dư nợ nội bảng đầu ngày, chương trình sẽ tự động tính toán tổng dư nợ, dư nợ đã sử dụng, dư nợ ngắn hạn, dư nợ dài hạn, hạn mức khả dụng, … để tạo thông tin đề xuất giải ngân; chương trình tự động tạo hồ sơ giải ngân cho KHCN gồm có 2 file gồm (1) Hợp đồng cụ thể và (2) Đề nghị giải ngân  đồng bộ hóa dữ liệu K/H lần đầu để sử dụng cho các lần sau  tiết giảm thời gian tác nghiệp và sai sót thông tin.

8) Quy trình tạo hồ sơ đề xuất giải ngân từng lần KHDN: Thống nhất và chuẩn hóa thông tin đề xuất giải ngân từ khâu đề xuất của Phòng KHDN và phê duyệt đề xuất của Phòng QTTD. Cán bộ QLKH chỉ cần tạo file thông tin K/H và xuất file dữ liệu đầu ngày được tạo từ báo cáo động đã lưu sẵn code trên chương trình ODS Cognos, chương trình sẽ tự động tính toán tổng dư nợ, dư nợ đã sử dụng, dư nợ ngắn hạn, dư nợ dài hạn, hạn mức khả dụng, … các loại bảo lãnh, LC, chiết khấu có truy đòi, … tỷ lệ tài sản đảm bảo, … giúp cho cán bộ QLKH tránh những sai sót trong tác nghiệp.

Chương trình tự động tạo hồ sơ đề xuất giải ngân từng lần đối với KHDN, dữ liệu đề xuất được chuẩn hóa và thống nhất chung để Phòng QTTD kiểm tra, đối soát độc lập trước khi tạo phê duyệt giải ngân  việc tự động tính toán trên cơ sở số liệu đầu vào và thông tin đề xuất giải ngân, chuẩn hóa thông tin đầu vào của Phòng KHDN làm đầu ra thống nhất cho Phòng QTTD giúp tiết giảm khoảng 50%-70% thời gian xử lý nghiệp vụ cho các Phòng KHDN và QTTD. Cơ chế lưu trữ và tra cứu giúp cho cán bộ các Phòng nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc.

Ngoài ra, chương trình còn hỗ trợ soạn thảo Giấy đề nghị mua/bán ngoại tệ với K/H và Giấy xác nhận mua bán ngoại tệ, giảm sai sót và thời gian xử lý trong tác nghiệp

Hiệu quả cụ thể:

– Tự động hóa quy trình:

+ Sử dụng công nghệ lập trình C# để phát triển hệ thống tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, như đối soát dữ liệu, lập báo cáo, xử lý yêu cầu tín dụng về tạo hồ sơ thế chấp BĐS, hồ sơ giải ngân từng lần, phê duyệt đề xuất giải ngân, kiểm tra hồ sơ khách hàng, …

+ Tự động hóa các bước nghiệp vụ quan trọng, loại bỏ các tác vụ thủ công thừa thãi; Giảm thiểu lỗi do thao tác thủ công, cải thiện tính chính xác trong xử lý nghiệp vụ.

– Tinh giảm quy trình tác nghiệp:

+ Tích hợp quy trình tác nghiệp tại các Phòng/PGD giảm thiểu sự trùng lặp trong các khâu xử lý cùng một thông tin dữ liệu, đặc biệt trong quy trình tạo hồ sơ đề xuất giải ngân từng lần đối với KHDN đồng bộ nhất quán giữa đề xuất của Phòng KHDN và phê duyệt của Phòng QTTD.

+ Tinh giảm quy trình, tăng tốc độ xử lý dữ liệu và giảm thiểu sai sót; Rút ngắn thời gian xử lý giao dịch tại quầy, giảm tải khối lượng công việc cho cán bộ nhân viên.

+ Cung cấp giải pháp tiết kiệm chi phí vận hành và cải thiện hiệu quả công việc.

– Tăng trải nghiệm khách hàng:

+ Nhanh chóng hoàn thành giao dịch trong thời gian ngắn.

+ Minh bạch hóa thông tin và quy trình, cải thiện sự hài lòng của khách hàng.

– Kết quả mang lại của sáng kiến:

– Hiệu quả công việc: Ở bộ phận GDV tiết giảm từ 30% đến 50% thời gian xử lý cho mỗi quy trình; ở các bộ phận QLKH và QTTD tiết giảm hơn 50% thời gian xử lý cho mỗi quy trình.

– Chất lượng: Đảm bảo tính đồng nhất và chính xác trong tất cả các bước thực hiện. Cơ chế quản trị công việc hiệu quả và hiện đại qua giao diện thân thiện, giúp tất cả cán bộ nhân viên kiểm soát tối ưu danh mục công việc; nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc.

* Lợi ích kinh tế: Giảm tải áp lực nguồn nhân lực trong thời đại chuyển đổi số, chi phí thời gian và chi phí tài nguyên cho các công việc lặp đi lặp lại được tinh giảm và tối ưu hóa triệt để; tiết giảm, kiểm soát và tối ưu hóa chi phí nguồn nhân lực trong công tác quản trị điều hành.

* Giải pháp tiết kiệm chi phí từ việc số hóa mô hình 1 cửa bằng công nghệ phần mềm: Theo công văn hướng dẫn của HSC số 2413/BIDV-QLRRTT ngày 15/04/2016 chi phí lắp đặt 01 hệ thống xếp hàng tự động cho 05-10 quầy giao dịch khoảng 120-160 triệu đồng. Trung bình chi phí trang bị riêng 1 quầy giao dịch là từ 12-16 triệu đồng/ 1 Quầy giao dịch.