Khi có phát sinh lệnh giao dịch của khách hàng, cán bộ KHTC nhập lệnh vào hệ thống OMS (Flex) và lệnh được đẩy vào sàn giao dịch. Thông tin lệnh giao dịch được nhận qua room chat, qua email, qua Bloomberg EMSX và các kênh tiếp nhận lệnh mà khách hàng đã đăng ký.

Sau khi lệnh đã được đẩy vào sàn, cán bộ thông KHTC báo đến khách hàng thông tin lệnh khớp, lệnh treo, tổng giá trị khớp, giá khớp bình quân của mã chứng khoán từ thời điểm khách hàng ra chỉ thị lệnh đến hiện tại (Giá VWAP).

Khi phát sinh lệnh liên tục với nhiều tài khoản, nhiều mã chứng khoán, chiều Mua và chiều Bán, khối lượng thông tin cần thông báo cho khách hàng là rất nhiều, cán bộ phải liên tục trích xuất dữ liệu trên hệ thống (Báo cáo OD2009 trên phần mềm Flex), gộp thông tin giá VWAP lấy từ Bloomberg để gửi vào room chat cho khách hàng. Điều này dẫn đến việc cập nhật thông tin đến khách hàng có độ trễ, thường xuyên phát sinh sai sót do thao tác thủ công, ảnh hưởng đến chất lượng giao dịch của khách hàng.

Về nhân sự để thực hiện công việc tổi thiểu là 02 cán bộ. Trong đó ít nhất 01 cán bộ nhập lệnh và 01 cán bộ cập nhật thông tin lệnh thủ công liên tục.

Do đó phát sinh yêu cầu cần thiết phải xây dựng một hệ thống tự động trích xuất dữ liệu và gửi dữ liệu vào room chat để cập nhật cho khách hàng nhằm tối ưu hóa, giảm thiểu nhân lực phân bổ cho công việc.

1.  Công tác triển khai BOT:

1.1 Các bước chuẩn bị

• Nghiên cứu yêu cầu của khách hàng.
• Đánh giá tính khả thi, mức độ phù hợp khi triển khai ứng dụng cho khách hàng.
• Phân tích hiện trạng của phần mềm hiện tại, đảm bảo khả năng đáp ứng của ứng dụng không gây ảnh hưởng đến hệ thống giao dịch chung.
• Xem xét hiệu quả hoạt động sau khi triển khai ứng dụng.
• Xây dựng các test cases để UAT ứng dụng trước khi chuyển môi trường PROD, dựa trên các mô phỏng theo trình tự thời gian và được thể hiện ở dạng nội dung trên phần mềm trò chuyện.

1.2 Phòng ban phối hợp

• Phối hợp với Ban lãnh đạo và Phòng Tin học để nghiên cứu về luồng nghiệp vụ, biểu mẫu báo cáo và lựa chọn nền tảng ứng dụng trò chuyện đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật để triển khai ứng dụng.
• Xây dựng testcase, cập nhật các test cases mới dựa trên tình hình phát sinh giao dịch thực tế của khách hàng.
• Kịp thời cập nhật các chỉnh sửa trong quá trình phát sinh thực tế để đội ngũ Tin học đáp ứng kịp thời yêu cầu của khách hàng, phân công và đào tạo cán bộ Phòng Khách hàng Tổ chức đọc – hiểu đặc tả phần mềm và cách vận hành.

1.3 Đặc tả ứng dụng

a. Khía cạnh kỹ thuật và tính năng

• Định kỳ theo tham số thời gian được cài đặt trước, phần mềm tự động lấy dữ liệutrên các báo cáo khớp lệnh và lệnh treo OD2009, bổ sung thêm giá VWAP (volume weighted average price – giá bình quân gia quyền theo khối lượng) rồi tự động gửi cập nhật cho khách hàng thông qua nền tảng trò chuyện trực tuyến khi khách hàng phát sinh lệnh giao dịch.
• Trong đó, phần mềm sẽ tự động tính giá VWAP theo thời gian thực. Giá VWAP của một mã chứng khoán được tính bằng tổng các trị giao dịch được trả về từ Sở giao dịch chia cho tổng khối lượng giao dịch trong khoảng thời gian cần tính.

b. Bối cảnh sử dụng

• Đối với các khách hàng định chế có khối lượng giao dịch cổ phiếu lớn với tần suất liên tục, yêu cầu cán bộ tác nghiệp liên tục cập nhật kết quả lệnh giao dịch để khách hàng kịp thời điều chỉnh khối lượng, giá chứng khoán cho phù hợp tình hình thị trường. P. KHTC thấu hiểu VWAP được dùng làm giá tham chiếu để đánh giá hiệu quả mua/bán, so sánh giá khớp với VWAP để đánh giá chất lượng lệnh giao dịch. Việc cập nhật giá VWAP liên tục là một add-on phòng KHTC dành cho các Quỹ và các Tổ chức.
• Trong bối cảnh thị trường có biên độ giao động mạnh, yêu cầu đối với cán bộ Tác nghiệp phải cập nhật kết quả lệnh giao dịch thường xuyên và liên tục (lên tới 4-5 lệnh giao dịch trong 1 phút), kèm theo giá VWAP. Việc cập nhật lệnh thủ công khiến quy trình tác nghiệp nhiều khi còn chậm, ảnh hưởng đến việc ra quyết định đầu tư của khách hàng.
• BOT cập nhật kết quả giao dịch tự động ra đời nhằm đáp ứng tính linh hoạt, theo sát tình hình thị trường, đảm bảo hỗ trợ quyết định đầu tư nhanh chóng của khách hàng.

c. Đánh giá rủi ro, hạn chế

• BOT cập nhật kết quả hoạt động theo cơ chế đọc dữ liệu và chuyển đổi ngay lập tức thông qua nền tảng trò chuyện cho khách hàng, do đó, ứng dụng không có rủi ro đối với hệ thống vận hành và tác nghiệp của VCBS.
• Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại rủi ro cập nhật bị trễ so với thời gian thực do lỗi kết nối internet.
• BOT cập nhật kết quả giao dịch tự động vẫn còn một số hạn chế như chưa điều chỉnh thời gian cập nhật theo sự thay đổi yêu cầu của khách hàng đối với 1 mã chứng khoán tại các thời điểm khác nhau hoặc điều chỉnh tần suất gửi lệnh. Do đó, ứng dụng vẫn cần tiếp tục cập nhật và hoàn thiện.

2. Kết quả đạt được:

• Tiết kiệm thời gian thao tác và loại bỏ độ trễ: Trước đây, bộ phận Khách hàng Tổ chức phải thao tác thủ công để nhập từng mã chứng khoán vào Bloomberg nhằm truy xuất giá VWAP, mất khoảng 1 phút cho mỗi mã. Quy trình này tiêu tốn nhiều thời gian và thường gây độ trễ trong việc báo cáo, đặc biệt với các lệnh đầu phiên – thời điểm nhạy cảm trong giám sát giao dịch. Hiện nay, BOT đã thay thế hoàn toàn thao tác thủ công, tự động cập nhật giá VWAP ngay khi có lệnh khớp, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và đảm bảo tính kịp thời của dữ liệu.
• Tự động cập nhật và báo cáo định kỳ: BOT phản hồi dữ liệu gần như tức thì mỗi khi phát sinh giao dịch. Bên cạnh đó, hệ thống được thiết lập để tổng hợp báo cáo định kỳ 1 phút/lần, đảm bảo khách hàng luôn được cung cấp thông tin đầy đủ và liên tục trong suốt phiên giao dịch.
• Tăng độ chính xác, giảm rủi ro thao tác: BOT truy xuất dữ liệu trực tiếp từ hệ thống báo cáo của VCBS và xử lý theo logic chuẩn hóa, giúp loại bỏ nguy cơ sai sót do thao tác tay, đặc biệt trong bối cảnh phải theo dõi nhiều mã và tiểu khoản cùng lúc.
• Tùy chỉnh linh hoạt theo nhu cầu Quỹ: BOT có thể tự động điều chỉnh phạm vi theo dõi theo yêu cầu của khách hàng, như ngừng báo cáo một tiểu khoản hoặc một mã cụ thể. Trước đây, việc thay đổi phạm vi theo dõi này nếu làm thủ công sẽ mất nhiều thời gian, dễ gián đoạn báo cáo trong phiên và khó đảm bảo tính liên tục.
• Khả năng nhân rộng quy mô phục vụ: Trước đây, Phòng Khách hàng Tổ chức chỉ có thể bố trí 01 cán bộ theo dõi và báo cáo VWAP, với giới hạn tối đa khoảng 20 mã chứng khoán tại một thời điểm do yêu cầu về tốc độ và độ chính xác. Với BOT, giới hạn này đã được gỡ bỏ: hệ thống có thể phục vụ đồng thời hàng trăm mã và nhiều Quỹ cùng lúc với chất lượng tương đương, mở ra khả năng nhân rộng giải pháp trong toàn bộ tập khách hàng tổ chức.
• Sản phẩm chuyên biệt chỉ có tại VCBS: BOT là sản phẩm chuyên biệt do chính Phòng Khách hàng Tổ chức – VCBS phát triển, thiết kế riêng cho nhu cầu giám sát giao dịch và quản trị hiệu quả khớp lệnh của các Quỹ lớn. Đây là một điểm khác biệt quan trọng, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ và khẳng định năng lực phục vụ khách hàng tổ chức tại VCBS.
• Góp phần gia tăng hiệu quả kinh doanh: Việc cung cấp dịch vụ báo cáo VWAP tự động, chính xác và kịp thời thông qua BOT đã nhận được phản hồi tích cực từ các Quỹ. Khách hàng đánh giá cao sự chuyên nghiệp, nhanh chóng và tiện lợi khi giao dịch tại VCBS, từ đó tăng mức độ tin tưởng và ưu tiên sử dụng dịch vụ. Nhờ vậy, kết quả kinh doanh của Phòng Khách hàng Tổ chức cũng ghi nhận sự tăng trưởng rõ rệt về khối lượng và tần suất giao dịch từ nhóm khách hàng tổ chức. Sau khi triển khai BOT thông báo kết quả lệnh, doanh thu mảng cổ phiếu của Phòng Khách hàng Tổ chức đã ghi nhận mức tăng trưởng ấn tượng. Cụ thể, trong tháng 7/2024 – tháng đầu tiên áp dụng BOT – doanh thu đạt 1.498.653.834 đồng, cao nhất trong năm. So với tháng liền trước (tháng 6/2024), mức doanh thu này tăng 21,23%, và so với cùng kỳ năm trước (tháng 7/2023), tăng 18,30%. Kết quả này cho thấy việc tự động hóa quy trình thông báo kết quả lệnh không chỉ nâng cao trải nghiệm khách hàng mà còn góp phần thúc đẩy hiệu quả kinh doanh một cách rõ rệt.