Hệ thống quản lý tài sản và công cụ lao động của Vietcombank hiện tại chưa được trang bị công nghệ QR code. Tình trạng này dẫn đến sự khác biệt trong phương pháp quản lý giữa các chi nhánh. Một số chi nhánh vẫn đang áp dụng hình thức quản lý thủ công, trong khi một số khác đã triển khai quản lý bằng mã barcode hoặc QR code nhưng các công cụ này lại bộc lộ nhiều hạn chế. Cụ thể, chúng chưa đáp ứng đầy đủ các chức năng cần thiết cho công tác kiểm kê hoặc không duy trì được tính chính xác của thông tin tài sản sau nhiều lần điều chuyển.

Tôi xin mô tả chi tiết về ứng dụng di động “VCB TAS – Quản lý tài sản” như sau:

1. Ứng dụng di động mang tên “VCB TAS – Quản lý tài sản”:

1.1. Tên ứng dụng: VCB TAS – Quản lý tài sản

1.2. Mô tả chung:

VCB TAS – Quản lý tài sản là một ứng dụng giúp người dùng để quản lý tài sản của Vietcombank Chi nhánh Tân Sài Gòn một cách hiệu quả. Ứng dụng này cho phép người dùng kiểm kê tài sản, đọc QR code của tài sản, so sánh đối chiếu với dữ liệu gốc trên ERP, xác định thừa thiếu, đề xuất điều chuyển và xử lý các tài sản này. Ngoài ra, ứng dụng còn cung cấp dữ liệu để phục vụ báo cáo kiểm kê tài sản theo các đợt trong năm.

1.3. Các tính năng chính:

– Kiểm kê tài sản: Quét QR code trên tài sản, đối chiếu với dữ liệu gốc trên hệ thống ERP phát hiện thừa thiếu tài sản.

– Điều chuyển tài sản: Đối với các tài sản đã được điều chuyển đến các phòng ban khác để sử dụng dẫn đến sự chênh lệch trong báo cáo, ứng dụng trích xuất dữ liệu các tài sản này sang Biên bản bàn giao để người dùng làm cơ sở điều chuyển giữa các phòng ban.

– Báo cáo: Cung cấp các báo cáo chi tiết về tình hình sử dụng tài sản, kiểm kê tài sản, thừa thiếu so với thực tế.

– Đồng bộ hóa dữ liệu: Đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị để người dùng có thể quản lý tài sản thuận tiện.

– Bảo mật: Sử dụng mã PIN hoặc sinh trắc học (vân tay, nhận diện khuôn mặt) để bảo vệ thông tin tài sản, phân quyền người dùng cấp nhân viên, lãnh đạo để trích xuất báo cáo phân quyền theo cấp.

1.4. Lợi ích:

– Quản lý tài sản hiệu quả: Giúp bạn định vị chính xác tài sản của cơ quan đang ở đâu, đã bàn giao hay chưa.

– Tiết kiệm thời gian và tính chính xác cao: Tự động hóa việc ghi chép và kiểm đếm số lượng tài sản, báo cáo nhanh chóng và kịp thời.

– Bảo mật cao: Đảm bảo an toàn cho thông tin tài sản của chi nhánh.

1.5. Giao diện ứng dụng:

– Chi tiết các chức năng chính: kiểm kê, điều chuyển tài sản, báo cáo và thiết lập.

– Kiểm kê: Quét QR code, chọn phòng sử dụng, lọc theo loại tài sản, tìm kiếm tài sản, điều chỉnh mã phòng, người sử dụng, tình trạng, trạng thái tài sản. Giao diện minh họa (phụ lục 1 – Hình 2).

– Điều chuyển tài sản: dữ liệu sau khi kiểm kê thừa thiếu của các phòng sẽ được chuyển qua chức năng điều chuyển tài sản. Thông tin tài sản sẽ liên kết với mẫu Biên bản bàn giao tài sản (phụ lục 2), giúp người dùng có thể xuất file in ra và ký. Kế toán viên có thể kiểm tra tình trạng điều chuyển: pending (đang xử lý), completed (hoàn tất), rejected (từ chối). (phụ lục 1 – Hình 3)

– Báo cáo: dữ liệu thể hiện theo biểu đồ phân loại tài sản, tình trạng kiểm kê, báo cáo chi tiết về tình trạng tài sản của chi nhánh (phụ lục 3), báo cáo thanh lý tài sản, báo cáo điều chuyển tài sản. (phụ lục 1 – Hình 4)

– Thiết lập: bao gồm thông tin tài khoản, ngôn ngữ, bảo mật: đổi mật khẩu, xác thực bằng vân tay, khuôn mặt, trợ giúp: tài liệu hướng dẫn sử dụng ứng dụng, đăng xuất. (phụ lục 1 – Hình 5)

2. Cách thức thực hiện:

– Bước 1: Xác định dữ liệu tài sản hiện tại của Chi nhánh bằng báo cáo ZAA0213 trên chương trình ERP.

– Bước 2: Chuyển thông tin cần thiết sang QR code và dán lên từng tài sản. Các thông tin tài sản khi chuyển đổi thành QR code đề xuất

– Bước 3:

– Bước 3.1: Mở Ứng dụng VCB TAS – Quản lý tài sản trên điện thoại thông minh.

– Bước 3.2 Chọn chức năng Kiểm kê

– Bước 3.3 Quét dữ liệu QR code trên từng tài sản.

– Bước 3.4 Ứng dụng phát hiện thừa/thiếu tài sản ở từng phòng ban. Nếu có chuyển sang bước 3.5, nếu không chuyển sang bước 3.6

– Bước 3.5 Người dùng điều chỉnh thông tin tài sản đúng thực tế.

– Bước 3.6 Dữ liệu thừa thiếu chuyển sang báo cáo.

– Bước 3.7 Nếu Thông tin tài sản chênh lệch với dữ liệu gốc trên ERP chuyển sang chức năng Điều chuyển tài sản bước 3.8 Nếu thông tin không có sự chênh lệch chuyển sang bước 3.9

– Bước 3.8 Người dùng sử dụng chức năng điều chuyển tài sản để xuất danh sách tài sản cần điều chuyển theo Biên bản bàn giao.

– Bước 3.9 Người dùng có thể khai thác báo cáo tình hình kiểm kê tài sản của chi nhánh, báo cáo thanh lý tài sản, báo cáo điều chuyển tài sản ở chức năng Báo cáo.

3. Tính mới của sáng kiến:

Sáng kiến của tôi tập trung vào việc ứng dụng công nghệ mã QR code động kết hợp với ứng dụng di động “VCB TAS – Quản lý tài sản”. Giải pháp này hướng đến mục tiêu số hóa các nghiệp vụ quản lý, kiểm kê và báo cáo tài sản. Việc triển khai các công nghệ tiên tiến này không chỉ góp phần vào quá trình chuyển đổi số mà còn mang lại những lợi ích thiết thực như tiết kiệm thời gian, công sức và nâng cao đáng kể tính chính xác trong toàn bộ quy trình quản lý tài sản.

4. Phạm vi ảnh hưởng (cấp VCB/Đơn vị):

Sáng kiến được triển khai áp dụng tại Chi nhánh Tân Sài Gòn và có thể áp dụng trên toàn hệ thống VCB.

5. Kết quả dự kiến:

Các tài sản được quản lý chặt chẽ, điều chuyển tài sản kịp thời và kiểm kê tài sản hiệu quả, tiết kiệm thời gian, tránh thất thoát tài sản.

PHỤ LỤC 1: GIAO DIỆN ỨNG DỤNG DI ĐỘNG QUẢN LÝ TÀI SẢN

Hình 2. Giao diện chức năng Kiểm kê tài sản

Hình 3. Giao diện chức năng Điều chuyển tài sản Hình 4. Giao diện chức năng Báo cáo

Hình 4. Giao diện chức năng Thiết lập

PHỤ LỤC 2: MẪU BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI SẢN

BIÊN BẢN BÀN GIAO