Nội dung sáng kiến

Xây dựng hệ thống và cơ sở dữ liệu lưu trữ hóa đơn, đồng thời tự động kiểm duyệt tính hợp lệ của hóa đơn điện tử đầu vào.

Cách thức thực hiện:

Trình tự các bước thực hiện gồm: Phân tích và thiết kế hệ thống; phát triển công cụ kiểm soát theo các tiêu chí; áp dụng vào thực tế; theo dõi, điều chỉnh và cải tiến để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của chương trình.

Chương trình gồm 2 phần chính:

+ Hệ thống và cơ sở dữ liệu lưu trữ hóa đơn: Đọc file hóa đơn, tạo cơ sở dữ liệu và lưu trữ cơ sở dữ liệu tập trung.

+ Hệ thống kiểm duyệt tính hợp lệ của hóa đơn: phân tích file hóa đơn, kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn chuyên sâu hơn, phát hiện sai sót và tự động phản hồi khi có lỗi.

Ngoài ra, chương trình có khả năng hỗ trợ người dùng rà soát, tra cứu thông tin hóa đơn một cách nhanh chóng, chi tiết và đầy đủ nhất với nhiều tiêu chí khác nhau. Khi phát sinh nhu cầu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn phục vụ các kì kiểm tra, kiểm toán, chương trình sẽ giúp trích xuất báo cáo được hiệu quả và chính xác.

• Tính mới, tính sáng tạo:

Giúp tự động hóa quy trình nhập dữ liệu hóa đơn điện tử đầu vào; kiểm tra tính hợp lệ và đối chiếu tự động hóa đơn; tăng tính minh bạch, giúp dễ dàng truy xuất thông tin, báo cáo và phân tích tình hình sử dụng hóa đơn hiệu quả.

• Hiệu quả, lợi ích khi áp dụng sáng kiến vào thực tiễn:

+ Đảm bảo việc nhập liệu hóa đơn có hệ thống, dữ liệu được chuẩn hóa.

+ Hỗ trợ tra cứu, đối soát hóa đơn được dễ dàng, nhanh chóng.

+ Giúp quản lý hóa đơn tập trung, phục vụ nhu cầu kiểm tra, kiểm soát, báo cáo, quản trị rủi ro hiệu quả.

+ Tối ưu hóa quy trình, tăng hiệu quả trong việc kiểm soát hóa đơn điện tử đầu vào.

• Phạm vi ảnh hưởng:

+ Áp dụng cho toàn bộ các phòng ban và bộ phận liên quan đến tiếp nhận và xử lý hóa đơn điện tử đầu vào tại Chi nhánh Sở giao dịch.

+ Có thể nhân rộng ra các chi nhánh trong hệ thống VCB để tăng tính đồng bộ và hiệu quả kiểm soát.

• Ưu điểm so với giải pháp mua ngoài:

+ Chương trình được xây dựng sát với thực tiễn nghiệp vụ tại chi nhánh, do chính các cán bộ có chuyên môn thiết kế, nhờ vậy có thể tích hợp linh hoạt theo đúng quy trình nghiệp vụ nội bộ, điều mà phần mềm mua ngoài khó đáp ứng được đầy đủ.

+ Chương trình không phát sinh chi phí mua bản quyền phần mềm bên ngoài, do đó không phụ thuộc vào nhà cung cấp trong quá trình vận hành, bảo trì, giúp chủ động trong kiểm soát dữ liệu.

+ Có thể cập nhật, nâng cấp kịp thời theo chính sách, quy định vào từng thời kỳ, không cần chờ đợi nhà cung cấp bên ngoài điều chỉnh.

+ Chương trình tăng tính bảo mật, kiểm soát rủi ro tài chính trong công tác thanh toán, kiểm toán và quản trị nội bộ.