1. Mô tả hiện trạng trước khi triển khai sáng kiến

Tại Vietcombank Sở giao dịch, hoạt động truyền thông hình ảnh đóng vai trò quan trọng trong việc truyền tải thông điệp thương hiệu, quảng bá sản phẩm và lan tỏa văn hóa doanh nghiệp tới khách hàng tại các phòng Giao dịch (PGD). Tuy nhiên, trước khi có sáng kiến xây dựng hệ thống quản lý truyền thông điện tử, quy trình vận hành còn mang tính thủ công và rời rạc, cụ thể như sau:

Quy trình hiện tại:

Quy trình quản lý truyền thông điện tử tại Vietcombank Sở giao dịch hiện nay được thể hiện qua sơ đồ sau đây:

Những hạn chế của quy trình cũ:

– Các nội dung truyền thông thay đổi thường xuyên đột xuất (đặc biệt giai đoạn vừa qua Vietcombank triển khai các dịch vụ mới, thu thập sinh trắc học, …) trong khi việc cung cấp các thông tin để đưa lên màn hình Tivi tại các điểm giao dịch này hoàn toàn do cán bộ chi nhánh (CN) tự thực hiện, đa phần đều làm thủ công dẫn đến việc thực hiện mất nhiều thời gian và không đảm bảo đồng nhất, kịp thời, chính xác.

– Do các dữ liệu truyền thông chưa được lưu trữ và quản lý tập trung nên CN rất khó hoặc không kiểm soát được nội dung truyền thông đã được trình chiếu trên các màn hình Tivi ở đã đáp ứng đúng yêu cầu hay chưa.

– Vietcombank Trụ sở chính chưa triển khai hệ thống kiểm soát và đồng bộ trong việc trình chiếu các nội dung truyền thông tại các CN và toàn hệ thống.

– Việc trình chiếu trên Tivi hoàn toàn phụ thuộc vào CN và cán bộ kỹ thuật quản lý hệ thống.

– PGD không thể phát các nội dung cá nhân hóa (clip khen thưởng, hoạt động riêng…).

2. Giải pháp công nghệ tập trung hóa và quản lý truyền thông điện tử tại Vietcombank Sở giao dịch. 

Trước thực trạng trên, nhóm sáng kiến đã chủ động xây dựng một giải pháp quản lý truyền thông điện tử, hướng đến việc tự chủ công nghệ và tiết giảm chi phí thuê ngoài. Hệ thống đáp ứng các mục tiêu:

– Cán bộ kỹ thuật CN có thể kiểm soát từ xa các nội dung được trình chiếu tại các điểm giao dịch. Việc kiểm soát cũng có thể được giao cho cán bộ tại điểm giao dịch nếu cần.

– Các nội dung truyền thông được thay đổi đồng bộ/hoặc theo đặc thù riêng tại các điểm giao dịch, các nội dung này hoàn toàn có thể kiểm soát tập trung mà cán bộ kỹ thuật không cần phải đến từng điểm giao dịch.

– Nội dung truyền thông có thể được trình chiếu tự động theo các khung giờ khác nhau để đảm bảo ảnh hưởng ít nhất đến công tác khách hàng nhưng vẫn mang lại hiệu quả truyền thông theo yêu cầu.

– Quản lý thống nhất, kịp thời và chính xác về nội dung truyền thông điện tử tại các điểm giao dịch của Vietcombank Sở giao dịch.

Giải pháp tổng thể: 

– Xây dựng hệ thống Web API điều khiển tập trung các thiết bị quảng cáo tại Trụ sở CN và các PGD.

– Mỗi máy quảng cáo được đăng ký địa chỉ IP cố định, có kết nối internet nội bộ và được kiểm soát thông qua hệ thống website.

– Phòng Quản lý nhân sự (phòng đầu mối truyền thông) tiếp nhận dữ liệu từ Trụ sở chính, kéo thả lưu trữ vào server nội bộ, và hệ thống sẽ đẩy nội dung về từng thiết bị quảng cáo thông qua mạng LAN/VPN an toàn.

3. Kết quả

Chương trình quản lý tập trung các nội dung truyền thông điện tử tại điểm giao dịch của CN có các chức năng chính:

4. Kết quả đạt được sau khi triển khai

Sau thời gian triển khai, hệ thống quản lý truyền thông điện tử tại Vietcombank Sở giao dịch đã mang lại hiệu quả rõ rệt, có thể định lượng và định tính như sau:

Tiết kiệm thời gian và công sức triển khai: Quá trình phát nội dung quảng cáo chỉ còn chưa đầy 5 phút, không cần di chuyển USB hay thông báo thủ công. Tỷ lệ cải thiện 99% so với 8 giờ/10 PGD/lần trước đây.

Tăng cường an toàn bảo mật: Dữ liệu được truyền tải qua mạng nội bộ, không phụ thuộc vào thiết bị vật lý như USB, giảm thiểu rủi ro mất an toàn thông tin. Tỷ lệ cải thiện 100% không virus.

Quản lý tập trung, dễ dàng: Mọi hoạt động hiển thị truyền thông tại các PGD đều được kiểm soát qua giao diện trực quan trên website. Đo lường KPI 100% realtime, nâng cao chất lượng dịch vụ.

Tối ưu chi phí: Không phải đầu tư hệ thống từ nhà cung cấp bên ngoài, tận dụng lại máy tính cũ tại PGD để làm thiết bị trình chiếu. Tiết kiệm hơn 300 triệu đầu tư năm đầu và ~ 60 triệu/năm nhân lực, giảm chi phí bảo trì, quản lý USB, di chuyển. Mã nguồn được phát triển và kiểm soát nội bộ, tiết kiệm chi phí bảo trì lâu dài.

Tối ưu nhân lực: Cán bộ Quản lý nhân sự (phụ trách công tác truyền thông) duy nhất có thể quản lý toàn bộ hệ thống gồm nhiều điểm quảng cáo mà không cần hỗ trợ thêm nhân sự. Tỉ lệ cải thiện 67 % từ 3 còn 1 người.

5. Đề xuất ý tưởng mở rộng và khả năng nhân rộng

Với những kết quả đã đạt được, sáng kiến có tiềm năng rất lớn để nhân rộng toàn hệ thống Vietcombank, cụ thể:

Triển khai thí điểm toàn Chi nhánh: Các phòng giao dịch trực thuộc Vietcombank Sở giao dịch có thể được áp dụng ngay chỉ với một bước cài đặt client nhỏ và đăng ký IP.

Triển khai trên phạm vi toàn hàng: Chỉ cần mỗi chi nhánh có một server hoặc máy PC được thiết lập sẵn, hệ thống có thể áp dụng linh hoạt cho mọi đơn vị.

Tích hợp thêm các tính năng nâng cao: Cho phép các PGD tự lên lịch phát các clip (khen thưởng nội bộ, thành tích cá nhân).

6. Tổng hợp và đánh giá chung

Sáng kiến “Xây dựng hệ thống quản lý truyền thông điện tử tại Vietcombank Sở giao dịch” là giải pháp ứng dụng công nghệ mang tính đột phá và tự chủ cao, giúp giải quyết triệt để bài toán thủ công, rời rạc trong công tác truyền thông. Không chỉ nâng cao hiệu quả công việc, giảm tải nhân sự, sáng kiến còn góp phần đảm bảo an toàn thông tin, tiết kiệm chi phí đầu tư, và gia tăng giá trị chuyển đổi số nội bộ. Hệ thống có thể mở rộng quy mô không giới hạn, dễ dàng tích hợp với các module khác như đánh giá truyền thông, khảo sát ý kiến khách hàng, quảng bá sản phẩm mới. Quan trọng hơn cả, sáng kiến thể hiện tinh thần chủ động, sáng tạo, tiết kiệm, hiệu quả, góp phần xây dựng hình ảnh Vietcombank hiện đại, chuyên nghiệp và năng động.