1. Hiện trạng trước khi áp dụng giải pháp mới:

Theo điều 21 quy định 1085/QĐ-VCB.TH&CĐKT ngày 31/12/2013 của Tổng Giám đốc Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam v/v quy định về chế độ quản lý, theo dõi, sử dụng và trích khấu hao, phân bổ chi phí tài sản trong Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam, định kỳ vào cuối mỗi năm tài chính, các đơn vị tiến hành kiểm kê đối với tất cả các tài sản hiện có, đối chiếu tài sản thực tế với sổ sách kế toán.

Hiện nay, Chi nhánh Bình Dương đang có khoảng 8.200 tài sản cố định/công cụ lao động (“Tài sản”) các loại. Các tài sản này hiện đang được theo dõi bằng nhãn tem in mã bằng số thông thường (như hình 1). Cuối năm, cán bộ phòng HCNS và kế toán sẽ thực hiện kiểm kê thực tế bằng cách đọc, đánh dấu, ghi chép và đối chiếu thủ công với danh sách tài sản hiện đang quản lý của Chi nhánh. Việc kiểm kê thủ công này gây mất nhiều thời gian của cán bộ kiểm kê, dễ xảy ra sai sót.

Hình 1: Tem mã tài sản cũ

2. Nội dung sáng kiến:

Xuất phát từ khó khăn nêu trên, tôi đã vận dụng thiết bị hỗ trợ in tem nhãn (Brother P-touch D600) để thiết kế lại tem nhãn tài sản bằng mã QR và thiết kế phần mềm kiểm kê tài sản trên thiết bị kiểm kho PDA NLS-MT90.

2.1 Tem tài sản:

Tem tài sản mới chứa các thông tin cơ bản của tài sản gồm: Mã barcode của tài sản trên hệ thống ERP (mã tạo tự động trên hệ thống, là duy nhất trong cả vòng đời của tài sản), Tên tài sản, Số serial của tài sản. Các thông tin này được hiển thị dưới dạng văn bản và mã QR chứa đầy đủ các trường thông tin trên.

Hình 2: Tem mã tài sản mới

Máy in Brother P-touch D600 hỗ trợ in tem nhãn hàng loạt theo danh sách upload từ file excel. Kế toán viên chỉ cần lấy các thông tin cần in từ báo cáo quản lý tài sản trên chương trình ERP và tạo danh sách các tài sản cần in.

2.2 Phần mềm kiểm kê tài sản:

Phần mềm kiểm kê tài sản trên thiết bị kiểm kho PDA NLS-MT90 được viết trên hệ điều hành Android, dựa trên khả năng đọc được các mã vạch 1D và 2D của thiết bị, hiệu suất quét cực mạnh, có thể quét các mã xa tầm 50cm.

Hình 3: Giao diện phần mềm kiểm kê

• Load data: chức năng cập nhật danh sách tài sản Chi nhánh đang quản lý với các trường thông tin cơ bản của tài sản gồm: Mã Barcode, Mã tài sản, Tên tài sản, Serial, Trạng thái, Tình trạng, Mã-tên phòng, Người sử dụng, Mã-tên kho, Số lượng
• Clear History: Xóa thông tin lịch sử quét mã hiện có.
• Export: Xuất dữ liệu lịch sử quét dưới dạng file excel, tên mặc định “History”, lưu trên thiết bị PDA.
• Send email: chuyển sang ứng dụng gửi email trên thiết bị, phần mềm hỗ trợ đính kèm sẵn file kết quả kiểm kê, email nhận mặc định là email của cán bộ kế toán (có thể chỉnh sửa, bổ sung người nhận), nội dung email mặc định là thời gian xuất dữ liệu kiểm kê.
• Clear: xóa thông tin tài sản hiện có trên màn hình.
• Search: tìm kiếm thông tin mã tài sản nhập tại trường Search.

Trường “Search”: cho phép nhập thông tin mã barcode cần tìm thủ công. Phần mềm gợi ý danh sách các mã barcode có chứa thông tin đang tìm kiếm.

• Enable Record: Mở (màu đỏ)/Tắt (màu xám) việc cập nhật thông tin quét kiểm kê vào file lịch sử quét.
• Update: cập nhật thủ công thông tin quét vào danh sách. Sử dụng trong trường hợp quên mở chức năng record trước khi quét, hoặc trong trường hợp cán bộ kiểm kê cập nhật thông tin ghi chú thủ công tại trường “Remark”

Trường “Remark”: cho phép nhập ghi chú các thông tin cần thiết trong quá trình kiểm kê.

2.3 Quy trình sử dụng thiết bị kiểm kê gồm các bước sau:

• Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu:

Xuất danh sách tài sản từ chương trình kế toán nội bộ ERP và cập nhật vào thiết bị kiểm kê.

• Bước 2: Quét mã QR-code của tài sản được kiểm kê:

Cán bộ sẽ thực hiện chọn Enable Record và tiến hành quét mã QR của tem tài sản thông qua ba phím chức năng của thiết bị (cạnh trái, cạnh phải, và mặt trước của thiết bị)

• Bước 3: Đối chiếu & báo cáo:

Phần mềm ghi nhận danh sách tài sản đã được quét mã, thực hiện cảnh báo đối với các mã QR-code khác với dữ liệu hệ thống.

• Bước 4: Xuất báo cáo kiểm kê

Xuất báo cáo kiểm kê dưới dạng excel và gửi về email cán bộ kiểm kê để cán bộ kế toán tài sản thực hiện các biểu mẫu kiểm kê theo quy định

3. Đánh giá hiệu quả, lợi ích thu được hoặc dự kiến có thể thu được khi áp dụng giải pháp:

Phần mềm kiểm kê tài sản trên thiết bị kiểm kho PDA NLS-MT90 giúp cán bộ kiểm kê tiết kiệm được rất nhiều thời gian và tránh sai sót trong công tác kiểm kê định kỳ hàng năm, đảm bảo cán bộ kiểm kê có thể theo dõi, quản lý tài sản đầy đủ theo đúng quy trình, quy định, cập nhật nhanh chóng và chính xác tình trạng, trạng thái sử dụng của tài sản. Kết quả kiểm kê được xuất dưới dạng dữ liệu excel giúp kế toán viên tài sản có thể dễ dàng thống kê kết quả một cách nhanh chóng, hạn chế rủi ro so với việc ghi chép thủ công; thuận tiện trong việc đối chiếu và theo dõi thông tin tình trạng, trạng thái tài sản,

Ngoài ra, với việc dán mã tem tài sản bằng mã QR, cán bộ sử dụng tài sản có thể dễ dàng kiểm tra thông tin tài sản bằng cách sử dụng điện thoại cá nhân để quét mã và báo về cán bộ phòng HCNS thông tin chính xác của tài sản cần sửa chữa, hư hỏng,…trong quá trình sử dụng hàng ngày.