1. Tình trạng công việc khi chưa có sáng kiến cải tiến
Thực hiện Quyết định số 424/QĐ-NHCS ngày 14/01/2022 của Tổng Giám đốc NHCSXH về việc giao nhiệm vụ bộ phận đầu mối tác nghiệp khi tham gia hệ thống NAPAS và Quyết định số 6907/QĐ-NHCS ngày 06/9/2023 của Tổng Giám đốc Ngân hàng Chính sách xã hội về việc giao nhiệm vụ đầu mối đối soát, thanh toán định kỳ và ủy quyền ký văn bản thông báo, theo đó, Sở giao dịch Ngân hàng Chính sách xã hội là đơn vị đầu mối, đại diện cho NHCSXH thực hiện nghiệp vụ đối soát định kỳ và thực hiện thanh quyết toán giao dịch, phí dịch vụ, doanh thu chia sẻ từ các dịch vụ hợp tác với các đối tác.
Để thực hiện tốt vai trò là đầu mối thực hiện đối soát định kỳ và thanh quyết toán với các đối tác, Sở Giao dịch đã tích cực phối hợp với các thành viên của Tổ nghiệp vụ và Tổ kỹ thuật Ban phát triển sản phẩm dịch vụ xây dựng các mẫu biểu báo cáo và hoàn thiện hệ thống báo cáo đối soát với các đối tác.
Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện đối soát và thanh quyết toán với các đối tác vẫn còn một số hạn chế ảnh hưởng đến tiến độ và số liệu báo cáo, cụ thể như sau:
– Bảng tổng hợp quyết toán với các đối tác Napas và Vnpay khai thác trên hệ thống Thông tin báo cáo còn tồn tại tình trạng có những ngày số liệu không chính xác dẫn đến Sở Giao dịch không có căn cứ hạch toán kịp thời, chậm trễ việc hạch toán với đối tác và hoàn trả tiền cho khách hàng.
– Hệ thống phần mềm đối soát với các đối tác Napas và Vnpay đang trong quá trình hoàn thiện nên việc đối soát số liệu vẫn đang làm thủ công song song để đảm bảo tính chính xác. Việc đối soát số liệu bằng phương pháp thủ công nên mất nhiều thời gian và công sức để đối soát.
– Bảng mã thông báo lỗi vẫn còn chưa thống nhất giữa Ngân hàng Chính sách xã hội với VnPay dẫn đến bị trùng mã lỗi, thiếu mã lỗi phản hồi, hoặc mã lỗi phản hồi chưa chính xác theo hợp đồng ký kết giữa các bên.
2. Nội dung chi tiết của sáng kiến
Để khắc phục những hạn chế nêu trên, nhóm sáng kiến đã có một số giải pháp cụ thể như sau:
Để hoàn thiện số liệu trên Bảng tổng hợp quyết toán với các đối tác được chính xác, ít phải rà soát bổ sung, Sở giao dịch đã thực hiện đối chiếu chéo số liệu giữa Báo cáo đối soát với số liệu trên hệ thống Webadmin, phối hợp với các bộ phận liên quan rà soát chỉnh sửa, hoàn thiện nguồn dữ liệu đưa vào Báo cáo đối soát, đảm bảo số liệu chính xác, làm căn cứ hạch toán kịp thời cho đối tác và khách hàng.
Do hệ thống phần mềm đối soát trước mắt vẫn chưa hoàn thiện, để việc rà soát số liệu thủ công, đối chiếu với báo cáo đối soát với đối tác được nhanh chóng hơn, nhóm sáng kiến đã phối hợp với Trung tâm công nghệ thông tin xây dựng, hoàn thiện một số tiện ích như: Truy vấn GL đối ứng với các dịch vụ của từng đối tác, Báo cáo chênh lệch giữa GL đối ứng với số liệu của từng đối tác để xác định các giao dịch chênh lệch, cần hạch toán bổ sung trên Báo cáo đối soát với đối tác. Tiện ích đã được đưa vào khai thác sử dụng trên Chương trình Thông tin báo cáo tại Sở Giao dịch Ngân hàng Chính sách xã hội, bao gồm các tiện ích như sau:
– Tiện ích Sao kê bút toán GL và napas 247 (vbsp-napas):
– Tiện ích: Sao kê lệnh chuyển tiền 247 (VBSP-Napas)
Các tiện ích trên hỗ trợ xuất file liệt kê giao dịch chuyển tiền qua napas trong ngày báo cáo, phục vụ cho công tác đối chiếu số liệu giữa tài khoản hạch toán Napas và số liệu từ Napas chuyển sang để đối soát tra soát.
– Tiện ích: Chênh lệch GL với Mobile banking (chia theo từng loại dịch vụ):
Tiện ích trên hỗ trợ xuất file bao gồm các món có chênh lệch giữa tài khoản theo dõi từng mục thu hộ vnpay với hệ thống Mobile banking.
Sở Giao dịch cũng đã tích cực phối hợp với Trung tâm công nghệ thông tin và các đầu mối đối soát, đầu mối kỹ thuật của Vnpay, mô tả lại chính xác các mã lỗi, đối chiếu với tình trạng giao dịch tương ứng để xác nhận mã lỗi phản hồi chính xác, thống nhất danh mục mã lỗi tương ứng tình trạng phản hồi của từng loại giao dịch, kiểm tra lại danh mục mã lỗi sau mỗi lần cập nhật để xác định chính xác các mã lỗi phản hồi, đảm bảo theo đúng hợp đồng đã ký kết giữa Ngân hàng Chính sách xã hội và Vnpay.
3. Hiệu quả của sáng kiến
a) Các điểm mới, tính sáng tạo của giải pháp.
– Thực hiện đối chiếu chéo số liệu giữa Báo cáo đối soát với số liệu trên hệ thống Webadmin, phối hợp với các bộ phận liên quan rà soát chỉnh sửa, hoàn thiện nguồn dữ liệu đưa vào Báo cáo đối soát, đảm bảo số liệu chính xác, làm căn cứ hạch toán kịp thời cho đối tác và khách hàng.
– Phối hợp xây dựng, hoàn thiện một số tiện ích như: Truy vấn GL đối ứng với các dịch vụ của từng đối tác, Báo cáo chênh lệch giữa GL đối ứng với số liệu của từng đối tác để xác định các giao dịch chênh lệch, cần hạch toán bổ sung trên Báo cáo đối soát với đối tác.
– Mô tả lại chính xác các mã lỗi, đối chiếu với tình trạng giao dịch tương ứng để xác nhận mã lỗi phản hồi chính xác.
b) Khả năng áp dụng, nhân rộng.
– Giải pháp phù hợp để áp dụng tại Sở giao dịch NHCSXH phục vụ công tác tra soát đối soát với các đối tác.
c) Lợi ích thu được.
Qua thời gian tích cực phối hợp với các bên liên quan để rà soát, chỉnh sửa, hoàn thiện dữ liệu báo cáo, đến nay công tác tra soát đối soát, thanh quyết toán với các đối tác đã có những chuyển biến tích cực, hệ thống đối soát và báo cáo ngày càng được hoàn thiện, cụ thể như sau:
– Việc phối hợp với các bộ phận liên quan tích cực rà soát, chỉnh sửa, hoàn thiện nguồn dữ liệu đưa vào các Bảng tổng hợp quyết toán với đối tác đã giúp cho các Báo cáo tự động hàng ngày được hoàn thiện, số liệu ngày càng chính xác hơn.
– Việc xây dựng và khai thác các tiện ích đã giúp giảm thời gian rà soát, chấm số liệu thủ công từ 1 – 2 ngày/1 lô quyết toán xuống còn 30 phút/lô quyết toán.
– Cập nhật xong toàn bộ mã lỗi phản hồi giữa NHCSXH và Vnpay đảm bảo đúng tình trạng giao dịch và đúng theo hợp đồng đã ký kết giữa các bên, đảm bảo việc phản hồi kịp thời, chính xác, làm cơ sở hạch toán với đối tác và khách hàng.
4. Phạm vi ảnh hưởng của sáng kiến:
Sáng kiến có phạm vi ảnh hưởng trong hoạt động của Sở giao dịch Ngân hàng Chính sách xã hội.
Chúng tôi xin cam đoan sáng kiến trên được sáng tạo ra hoàn toàn không sao chép, mọi thông tin nêu trong đơn là trung thực, đúng sự thật và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật.
