1. Phần khái quát nội dung sáng kiến
Trước đây, việc lập kế hoạch và theo dõi công việc hàng ngày của cán bộ nhân viên gặp nhiều khó khăn. Các kế hoạch công việc thường được triển khai qua email hoặc trên giấy, dễ thất lạc và khó đồng bộ. Việc giám sát tiến độ bị trì trệ, thiếu minh bạch và không theo thời gian thực.
Với sự phát triển chóng mặt của công nghệ, cùng với sự khuyến khích chuyển đổi công nghệ số trong doanh nghiệp, để thuận tiện, dễ dàng hơn trong việc giám sát, xử lý công việc khi ở cơ quan trong giờ, ngoài giờ làm việc hoặc đi công tác và để đáp ứng được yêu cầu công việc của cán bộ nhân viên trong hệ thống Ngân hàng Hợp tác trong thời kỳ mới thì việc sử dụng Google Sheets trên trình duyệt (Chrome, Firefox, …) để lập kế hoạch, điều hành, triển khai và giám sát tiến độ công việc hằng ngày của cán bộ nhân viên là sự lựa chọn tương đối thích hợp trong thời điểm hiện nay.
2. Phần chi tiết sáng kiến:
Sáng kiến kinh nghiệm “Sử dụng tính năng Google Sheets các trên trình duyệt (Chrome, Firefox, …) để lập kế hoạch, điều hành, triển khai và giám sát tiến độ công việc hằng ngày của cán bộ nhân viên (CBNV)” đang áp dụng ở cấp độ Chi nhánh, thuận tiện cho công tác quản lý thời gian, công việc của Cán bộ nhân viên hiệu quả và có thể nhân rộng chức năng ở các cấp độ cao hơn. Sáng kiến này có 03 tính năng chính.
1. Lập kế hoạch và theo dõi kế hoạch làm việc tuần của CBNV
2. Lập kế hoạch và phân bổ kế hoạch
3. Theo dõi giám sát tiến độ thực hiện công việc của CBNV
Lưu ý: Trong từng Sheet đã được phân quyền chỉnh sửa, nhập liệu riêng cho CBNV và cán bộ quản lý (CBQL).
Ví dụ trong link Google Sheet sau đây sẽ miêu tả về kế hoạch công việc và theo dõi hồ sơ thẩm định, cho vay khách hàng của Phòng Khách hàng và QTDND TV.
Nội dung chi tiết của sáng kiến:
– Lập kế hoạch và theo dõi kế hoạch làm việc tuần của Cán bộ nhân viên (CBNV): Vào mỗi thứ 6 hằng tuần, CBNV thuộc các phòng nghiệp vụ lập kế hoạch công việc của cá nhân tại Sheet BẢN KHLV TUẦN CBNV theo thời gian cụ thể cho tuần tới, dựa vào Sheet BẢN KHLV TUẦN CBNV, CBQL trực tiếp để xem xét chỉnh sửa và phê duyệt kế hoạch làm việc tuần của CBNV, sau khi phê duyệt, CBQL sẽ cập nhật vào Sheet KẾ HOẠCH TUẦN để CBNV nắm được và triển khai công việc trong tuần tiếp theo, từ Sheet KẾ HOẠCH TUẦN, CBNV sẽ bám sát vào kế hoạch đã được phê duyệt để thực hiện công việc được hiệu quả hơn và CBQL cũng dễ dàng nắm bắt được công việc cụ thể của từng CBNV.
Mô tả:
Tại Sheet CHỨC NĂNG, Cán bộ tín dụng (CBTD) sẽ nhấp chuột vào mục KẾ HOẠCH TUẦN CỦA CBNV để nhập kế hoạch làm việc của mình vào Sheet BẢN KHLV TUẦN CBNV
Cột CBTD: CBTD sẽ chọn tên của mình (ví dụ: Cán bộ A thì sẽ chọn CBTD A)
Cột Buổi: Mặc định 02 buổi (sáng/chiều)
Các ngày 1 đến ngày 7 tương ứng với thứ 2 đến chủ nhật hàng tuần: vào ngày cuối tuần, CBNV sẽ cập nhật nội dung kế hoạch làm việc của cá nhân vào tuần tiếp theo
Từ BẢN KHLV TUẦN CBNV này CBQL phòng sẽ tiếp tục xem xét chỉnh sửa, phê duyệt và cập nhật lên bảng KẾ HOẠCH TUẦN và từ bảng KẾ HOẠCH TUẦN thì CBQL sẽ dễ dàng nắm bắt và giám sát được công việc của CBTD dễ dàng và hiệu quả hơn
– Lập kế hoạch thẩm định và phân bổ kế hoạch thẩm định: CBTD Lập kế hoạch thẩm định tài sản tại bảng ĐĂNG KÝ KH THẨM ĐỊNH TUẦN CỦA CBNV theo từng ngày cụ thể và dựa trên lịch thẩm định, CBQL sẽ sắp xếp, phân bổ hợp lý về thời gian cũng như các địa điểm thẩm định sao cho phù hợp, hiệu quả và tránh chồng chéo mất thời gian.
Mô tả:
Sau khi CBTD tiếp nhận được nhu cầu vay vốn của Khách hàng, CBTD sẽ tiến hành cập nhật lịch thẩm định theo mẫu ĐĂNG KÝ KH THẨM ĐỊNH TUẦN CỦA CBNV, vào cuối giờ các ngày trong tuần, CBQL sẽ tiến hành xem xét chỉnh sửa, phê duyệt và cập nhật lên bảng LỊCH THẨM ĐỊNH, sau khi thẩm định xong Khách hàng, CBTD sẽ tiến hành cập nhật cột Kết quả (Đạt/Không đạt). Từ đó CBQL, CBNV sẽ nắm được lịch thẩm định vào các ngày tiếp theo không bị trùng lặp, chồng chéo, và những khách hàng nào có tài sản đủ điều kiện vay vốn.
– Báo cáo tiến độ thực hiện công việc trực tiếp bằng cách nhập tiến độ theo mẫu bảng được thiết lập trên bảng BẢNG THEO DÕI HSTD theo các hồ sơ Đạt ở cột Kết quả tại bảng LỊCH THẨM ĐỊNH.
Mô tả:
Dựa vào những tài sản khách hàng đủ yêu cầu vay vốn trên bảng LỊCH THẨM ĐỊNH, CBTD sẽ cập nhật khách hàng đủ yêu cầu vay vốn trên bảng BẢNG THEO DÕI HSTD để CBQL nắm bắt được tiến độ công việc, trạng thái cũng như tiến độ giải quyết hồ sơ tín dụng của CBTD, từ đó CBQL có thể quản trị tốt hơn các hồ sơ tín dụng từ lúc tiếp nhận đến lúc giải ngân vốn.
– Giám sát tiến độ thực hiện công việc: BLĐ, CBQL sẽ theo dõi tiến độ thực hiện công việc qua phần báo cáo tiến độ tại BẢNG THEO DÕI HSTD, từ đó sẽ giải biết được vấn đề đang nằm ở đâu và sẽ có hướng khắc phục nhanh chóng, hiệu quả hơn và có thể giám sát tiến độ công việc từ xa.
