A – PHẦN MỞ ĐẦU

I – Tính cấp thiết

Trong bối cảnh toàn ngành ngân hàng đang đẩy mạnh chuyển đổi số, việc số hóa và tối ưu hóa các quy trình nghiệp vụ là một yêu cầu thiết yếu…

Việc thiếu công cụ theo dõi chuyên biệt cho các khoản bảo lãnh không xác định thời hạn trong hệ thống IPCAS khiến việc kiểm soát, thu phí, và quản lý thời hạn gặp nhiều khó khăn…

Do đó, yêu cầu đặt ra là cần có một công cụ hỗ trợ đơn giản nhưng hiệu quả, phù hợp với năng lực hiện tại của cán bộ nghiệp vụ và điều kiện công nghệ tại đơn vị.

II- Mục tiêu sáng kiến

– Thiết lập một công cụ theo dõi chuyên biệt giúp kiểm soát hiệu quả các khoản bảo lãnh không xác định thời hạn.

– Tự động cảnh báo thời hạn, nhắc thu phí định kỳ, đảm bảo tuân thủ quy định nội bộ và pháp luật.

– Tăng tính chủ động cho cán bộ tín dụng, đồng thời giảm áp lực quản lý bằng phương pháp thủ công.

– Góp phần nâng cao chất lượng công việc, tăng hiệu quả hoạt động và tạo niềm tin cho khách hàng.

III- Đối tượng, phạm vi sáng kiến

Sáng kiến được xây dựng và triển khai thử nghiệm tại P. KHDN – Agribank chi nhánh Bắc Quảng Bình, áp dụng trực tiếp vào công tác quản lý bảo lãnh không xác định thời hạn phát sinh trong năm 2023. Hiệu quả bước đầu ghi nhận tích cực, có thể triển khai rộng rãi đến các Chi nhánh loại II và Phòng giao dịch trực thuộc trong cùng hệ thống và các chi nhánh Ngân hàng trên toàn hệ thống.

Phạm vi của sáng kiến tập trung vào việc ứng dụng các chức năng nâng cao của phần mềm Excel – công cụ phổ biến, dễ sử dụng – nhằm xây dựng hệ thống theo dõi khoa học, trực quan, phù hợp với điều kiện hiện tại tại đơn vị.

B- NỘI DUNG SÁNG KIẾN

Tác giả xây dựng Ứng dụng chức năng nâng cao của phần mềm Excel vào quá trình quản lý Bảo lãnh không xác định thời hạn với giao diện được trình bày trực quan dễ sử dụng như sau:

Tại File Excel “3801 – Quản lý bảo lãnh”, tác giả tiến hành tạo danh sách dữ liệu gồm các cột “STT, Tên KH, Loại bảo lãnh, CBTD, Số bảo lãnh, Giá trị bảo lãnh, Ngày phát sinh, Ngày bắt đầu hiệu lực, Ngày hết hạn dự kiến, Tình trạng bảo lãnh, Kỳ thu phí, Đã thu phí đến ngày, Ngày thu phí tiếp theo, Tình trạng thu phí” và tại mỗi cột chọn một dải ô mà tác giả muốn đặt các giá trị danh sách thả xuống. Trong trường hợp này, tác giả chọn cột “Loại bảo lãnh”, chọn dải ô phạm vi C4:C8 để đưa danh sách thả xuống, xem ảnh chụp màn hình:

2. Nhấp chuột vào Data > Data ValiDation như hình:

Xuất hiện Hộp thoại “Data Validation”, thực hiện lựa chọn “List” tại ô giao diện “Allow”, tại ô giao diện Source điền các cơ sở dữ liệu (Các loại bảo lãnh), ví dụ “Tạm ứng; Thực hiện hợp đồng”. Sau đó nhấn vào OK, danh sách thả xuống đã được tạo như sau:

– Tiếp tục tạo trường “Ngày tự động” nhằm mục đích phục vụ cho việc tính toán tại trường “Tình trạng bảo lãnh” bước tiếp theo.

Tại ô “N1” sử dụng hàm today như sau: =TODAY().

– Tiến hành lập công thức tại Cột “Tình trạng bảo lãnh” = “Ngày hết hạn dự kiến” – Ngày hiển thị tại ô sử dụng hàm“TODAY” (trong trường hợp này là ô N1) với nguyên tắc: Trong vòng trước 30 ngày so với “Ngày hết hạn dự kiến”, trường tình trạng bảo lãnh sẽ tự động hiển thị “Sắp đến hạn”; trong vòng trước 15 ngày so với “Ngày hết hạn dự kiến”, trường tình trạng bảo lãnh sẽ tự động hiển thị “Hết hạn”. những trường hợp còn lại trường “Tình trạng bảo lãnh” sẽ hiển thị “Trong hạn”. Công thức như sau:

• Sử dụng chức năng nâng cấp của Excel để mã hóa màu sắc cho kết quả dữ liệu “Hết hạn, Sắp đến hạn, Trong hạn” đã được tạo sau khi lập công thức tại trường “Tình trạng bảo lãnh”. Để hoàn thành tác vụ này, thực hiện các bước như sau:

1. Chọn cột cần mã hóa màu sắc: “Cột K”, Nhấn “Home”, sử dụng hộp thoại Conditional Formatting, chọn “New Ruler”

2. Xuất hiện hộp thoại “New Formatting Rule”, Chọn “Format only cells that contain”.

Tại giao diện “Format only cells with:”, chọn “Cell Value” > Chọn “Equal to” > Nhập “Hết hạn” > Nhấn “Format” để chọn màu:

3. Xuất hiện hộp thoại “Format Cells” chọn màu bạn muốn tương ứng với giá trị tại “Fill” tab, cụ thể giá trị “Hết hạn” tô màu đỏ, nhấn “OK”. Sau đó, nhấp vào “OK” > “OK” để đóng hộp thoại. Kết quả những ô có giá trị “Hết hạn” hiển thị màu đỏ như sau:

4. Hãy lặp lại các bước từ 1-4 cho từng dữ liệu cần mã hóa màu sắc

Sau khi thiết lập mã hóa màu cho các giá trị tại cột “Tình trạng bảo lãnh”, ô sẽ tự động được tô màu theo chỉ định tương ứng với kết quả dữ liệu như sau:

Cán bộ quản lý tiến hành nhập dữ liệu tại cột “Kỳ thu phí” và Đã thu phí đến ngày”.

Sử dụng hàm Table13 tại cột “Ngày thu phí tiếp theo” với công thức cụ thể như sau:

Tiếp tục thực hiện các bước tương tự như Cột “Tình trạng bảo lãnh” tại Cột “Tình trạng thu phí”

Kết quả như sau:

Như vậy, tác giả đã thiết lập xong mẫu biểu tự động, xây dựng công thức và mã hóa màu với các thao tác như trên.

IV. CÁCH THỨC HOẠT ĐỘNG

Khi phát sinh bảo lãnh và được ghi nhận thành công trên IPCAS, căn cứ nội dung thỏa thuận bảo lãnh: Thay vì phải kiểm tra từng loại bảo lãnh tại IPCAS, Người quản lý bảo lãnh nhập chỉ cần nhập các dữ liệu tương ứng tại các trường “STT, Tên khách hàng, Loại bảo lãnh, CBTD, Số bảo lãnh, Giá trị bảo lãnh, Ngày phát hành, Ngày bắt đầu hiệu lực, Ngày hết hạn dự kiến, Kỳ thu phí, Đã thu phí đến ngày”, Trường “Tình trạng bảo lãnh”, “Ngày thu phí tiếp theo” và “Tình trạng thu phí” sẽ tự động hiển thị số liệu, kết quả và màu cảnh báo.

– Hàng tháng vào ngày đầu tháng, người kiểm soát, người quản lý bảo lãnh mở file theo dõi bảo lãnh không thời hạn:

+ Đối với tình trạng bảo lãnh: trong vòng trước 30 ngày so với “Ngày hết hạn dự kiến”, trường tình trạng bảo lãnh sẽ tự động hiển thị “Sắp đến hạn” được bôi vàng; trong vòng trước 15 ngày so với “Ngày hết hạn dự kiến”, trường tình trạng bảo lãnh sẽ tự động hiển thị “Hết hạn” được bôi đỏ. Nếu bảo lãnh được gia hạn, Người quản lý bảo lãnh sẽ thực hiện sửa trường “Ngày hết hạn dự kiến”, lúc đó trường “Tình trạng bảo lãnh” sẽ tự động chuyển về “Trong hạn” và không bị tô màu.

+ Đối với kỳ thu phí: Trong vòng trước 30 ngày so với “Ngày thu phí tiếp theo”, trường tình trạng bảo lãnh sẽ tự động hiển thị “Sắp đến hạn” được bôi vàng; Trong vòng trước 15 ngày so với “Ngày hết hạn dự kiến”, trường tình trạng bảo lãnh sẽ tự động hiển thị “Hết hạn” được bôi đỏ. Nếu bảo lãnh đã được thu phí, Người quản lý bảo lãnh sẽ thực hiện sửa trường “Đã thu phí đến ngày”, lúc đó trường “Tình trạng thu phí” sẽ tự động chuyển về “Trong hạn” và không bị tô màu.

V. TÍNH MỚI, TÍNH KHOA HỌC VÀ KHẢ THI

Tính mới thể hiện ở việc xây dựng công cụ theo dõi bảo lãnh không xác định thời hạn đầu tiên sử dụng Excel – giải pháp đơn giản nhưng hiệu quả.

Tính khoa học: Các hàm tính toán được thiết kế hợp lý, giúp xử lý logic tình trạng thời hạn và thu phí tự động. Hệ thống định dạng màu sắc trực quan giúp tăng tính cảnh báo.

Tính khả thi: Áp dụng nhanh, không phát sinh chi phí, sử dụng được trên hầu hết máy tính văn phòng hiện nay. Dễ nhân rộng và tùy chỉnh theo từng đơn vị.

VI. HIỆU QUẢ MANG LẠI

– Giảm thiểu sai sót trong thu phí và theo dõi thời hạn bảo lãnh.

– Hỗ trợ kịp thời gia hạn các khoản bảo lãnh, đảm bảo quy trình nghiệp vụ.

– Tiết kiệm thời gian rà soát và lập báo cáo, nhất là trong các kỳ báo cáo định kỳ hoặc đột xuất.

– Góp phần tăng nguồn thu dịch vụ, nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của chi nhánh.

VII. KẾT QUẢ TRIỂN KHAI

Từ đầu năm 2023, công cụ đã được triển khai tại Phòng Khách hàng Doanh nghiệp và cho thấy hiệu quả rõ rệt. Cán bộ tín dụng có thể theo dõi và cập nhật dữ liệu nhanh chóng, không còn phụ thuộc vào hệ thống IPCAS khi cần rà soát khẩn cấp…

Việc quản lý tập trung giúp chủ động trong điều hành, giảm rủi ro phát sinh do bỏ sót hạn hoặc sai lệch thời gian.

Công cụ đã được đề xuất nhân rộng đến các đơn vị cấp dưới và có tiềm năng áp dụng trên toàn chi nhánh trong tương lai gần.

VII. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ

Sáng kiến mang tính thực tiễn cao, phù hợp xu hướng hiện đại hóa nghiệp vụ ngân hàng. Giải pháp Excel với cách thiết kế thông minh, linh hoạt giúp đơn giản hóa công tác quản lý nghiệp vụ bảo lãnh không xác định thời hạn.

Kiến nghị:

– Tiếp tục cải tiến giao diện bảng tính, thêm các công cụ thống kê và báo cáo tổng hợp.

– Hướng dẫn triển khai đồng bộ tại các phòng giao dịch và chi nhánh loại II.

– Nghiên cứu tích hợp vào hệ thống nội bộ khi có điều kiện để đồng bộ dữ liệu, nâng cao bảo mật.

Trên đây là đề tài sáng kiến “Ứng dụng chức năng nâng cao của phần mềm Excel vào quá trình quản lý Bảo lãnh không xác định thời hạn” trong công tác năm 2023 của tôi đã thử nghiệm và đề xuất áp dụng trong năm 2024, 2025 và những năm tiếp theo, người thực hiện đề tài rất mong nhận được sự tham gia đóng góp ý kiến của các đồng chí trong Hội đồng thi đua để sáng kiến của tác giả phát huy tính hiệu quả.