Phần mềm hệ thống ứng dụng Quản lý giao nhận Hồ sơ, nợ Hóa đơn giải ngân – Hồ sơ PLUS | Cuộc thi trực tuyến

1. Thực trạng vấn đề trước khi có sáng kiến:

Hiện nay công tác theo dõi, quản lý giao nhận Hồ sơ mượn hồ sơ vay vốn, theo dõi nợ hoá đơn giải ngân chứng từ giao dịch giữa các bộ phận tại các phòng nghiệp vụ tại Chi nhánh vẫn thực hiện thủ công, thời gian lưu trữ, số lượng khách hàng nhiều dễ dẫn đến sai sót và khó khăn trong việc quản lý của lãnh đạo và cán bộ giao dịch viên.

Với mục tiêu xây dựng 1 hệ thống ứng dụng dễ dàng theo dõi và quản lý giao nhận Hồ sơ đối với từng khách hàng đảm bảo đến từng cán bộ tại các đơn vị và có thể mở rộng thêm các phần mềm tiện ích trên ứng dụng. Phần mềm quản lý giao nhận Hồ sơ tại Agribank Chi nhánh Hải Dương II xây dựng nhằm hỗ trợ Ban lãnh đạo, lãnh đạo phòng Kế toán Ngân quỹ, Khách hàng Cá nhân, Khách hàng Doanh nghiệp, Kiểm tra Giám sát Nội bộ, và các Chi nhánh loại II, PGD trực thuộc. Phần mềm hỗ trợ theo dõi và quản lý quy trình giao nhận Hồ sơ trực tiếp trên phần mềm đưa ra các trạng thái và tình trạng thông báo: Đang mượn; Đã trả (Tích trả khi nhận đủ); Quá hạn, … cho phép Giao dịch viên tích trả trạng thái khi nhận đủ hồ sơ; cán bộ load phiếu giao nhận hồ sơ đã được phê duyệt lên ứng dụng để lưu trữ, quản lý. Chức năng theo dõi tình trạng nợ hóa đơn giải ngân: Cho phép GDV tạo, duyệt và đưa ra các trạng thái: Đạng nợ; Đã trả (Tích trả khi nhận đủ); Quá hạn, …Ứng dụng thông báo tình trạng nợ hóa đơn/hồ sơ giao nhận đến từng máy của Giao dịch viên, Kiểm soát viên cho phép thông báo tình trạng số ngày còn lại để thực hiện.

2. Nội dung cốt lõi, tính mới, tính sáng tạo của sáng kiến/giải pháp:

– Ứng dụng sử dụng đa ngôn ngữ và công nghệ để đảm bảo hiệu suất, tính linh hoạt và trải nghiệm người dùng tốt nhất:

Backend:

PHP: Xử lý logic nghiệp vụ, tương tác với cơ sở dữ liệu và cung cấp API.
Python (kết hợp OpenCV): Xử lý các tác vụ liên quan đến thị giác máy tính, xử lý ảnh/video.
MySQL: Lưu trữ và quản lý dữ liệu quan hệ.

Frontend:

JavaScript (JS): Xử lý tương tác người dùng, giao tiếp với backend qua AJAX/Fetch.
HTML & CSS: Xây dựng giao diện người dùng, đảm bảo thiết kế responsive và thân thiện.

Thư viện/Công nghệ hỗ trợ:

OpenCV (trong Python): thư viện AI hỗ trợ phân tích hình ảnh, nhận diện đối tượng trên hình ảnh, xử lý video.

Giao diện trang chủ của hệ thống ứng dụng:

– Ứng dụng được phân quyền theo user đến từng người sử dụng: GDV Kế toán, CB QLKV, CB Kiểm tra giám sát nội bộ, CB phòng Tổng hợp, KSV Kế toán, KSV là lãnh đạo phòng Khách hàng, Ban Giám đốc.

– Ứng dụng phần mềm hỗ trợ theo dõi và quản lý Hồ sơ giao nhận đối với từng khách hàng đảm đến từng cán bộ tại các đơn vị trong toàn Chi nhánh. Phần mềm quản lý giao nhận Hồ sơ tại Agribank Chi nhánh Hải Dương II xây dựng hỗ trợ Ban lãnh đạo, lãnh đạo phòng Kế toán Ngân quỹ, Khách hàng Cá nhân, Khách hàng Doanh nghiệp, Kiểm tra Giám sát Nội bộ, các đơn vị tại các Chi nhánh loại II, toàn thể cán bộ, Kế toán, Tín dụng tại các đơn vị theo dõi và quản lý giao nhận Hồ sơ trực tiếp trên phần mềm.

– Phần mềm hỗ trợ cán bộ in phiếu mượn Hồ sơ tự động, đưa ra các trạng thái và tình trạng thông báo cụ thể của từng phiếu mượn hồ sơ: Còn hạn, quá hạn, đã trả, … Ứng dụng thông báo thông tin nhắn giao nhận hồ sơ vào ngày đến hạn cuối cùng của quy trình mượn hồ sơ, 5 ngày trước đến hạn nợ hóa đơn giải ngân đến từng máy của các Giao dịch viên với từng phiếu giao nhận Hồ sơ tương ứng của từng khách hàng, giúp nhắc giao dịch viên chủ động hoàn thiện hồ sơ chứng từ đối với bộ phận nghiệp vụ Kế toán.

– Chương trình phục vụ cho Ban lãnh đạo Chi nhánh, lãnh đạo Phòng nghiệp vụ Khách hàng Cá nhân, Khách hàng Doanh nghiệp, lãnh đạo các Chi nhánh loại II, lãnh đạo phòng giao dịch và toàn thể cán bộ, Kế toán, Tín dụng, Kiểm tra trong toàn Chi nhánh.

3. Hiệu quả áp dụng sáng kiến:

Ứng dụng được triển khai thử nghiệm tại Hội sở Chi nhánh Hải Dương II từ ngày 25/7/2024 đến hết ngày 31/8/2024, triển khai mở rộng sử dụng trong toàn Chi nhánh từ ngày 16/10/2024. Tính đến thời điểm ngày 01/5/2025 số user được tạo sử dụng: 217 user; Danh sách phiếu giao nhận hồ sơ trong toàn Chi nhánh: 2702 lượt, các tiện ích được mở rộng thêm tại module tiện ích: Chụp chữ ký KH, CCCD của khách hàng, In phiếu đề nghị xuất kho, App Edit file PDF.

Ứng dụng được triển khai và hỗ trợ cán bộ tại Chi nhánh sử dụng trong quá trình mượn, giao nhận hồ sơ vay vốn giữa các bộ phận nghiệp vụ trong toàn Chi nhánh. Chức năng theo dõi ngày đến hạn nợ hóa đơn giải ngân, chức năng thông báo ngày đến hạn giao nhận Hồ sơ vay vốn, nợ hóa đơn giải ngân giúp cho cán bộ chủ động thời gian trong việc thực hiện từng nghiệp vụ. Module Tiện ích giúp người dùng sử dụng các chức năng mở rộng trên ứng dụng phần mềm.

4. Phạm vi ảnh hưởng, khả năng nhân rộng của sáng kiến:

Ứng dụng được sử dụng trong toàn Agribank Chi nhánh Hải Dương II có thể triển khai cho các đơn vị khác trong hệ thống Agribank sử dụng.

5. Các tiện ích ứng dụng mở rộng thêm trên ứng dụng:

– Chụp chữ ký KH, CCCD của khách hàng.

In Phiếu đề nghị xuất kho:
App Edit file PDF.

+ Tiện ích trên module: Chụp chữ ký KH, CCCD của khách hàng: Hỗ trợ công tác quản lý nâng cao chất lượng giao dịch và giảm thiểu thời gian thực hiện các thao tác thủ công trong quá trình giao dịch Khách hàng và đảm bảo dễ thực hiện sử dụng thống nhất tại Agribank Chi nhánh Hải Dương II, ứng dụng Chụp chữ ký khách hàng, Căn cước công dân khách hàng và tích hợp vào module Tiện ích của ứng dụng phần mềm “Quản lý giao nhận hồ sơ”, hỗ trợ GDV trong toàn Chi nhánh chụp chữ ký Khách hàng, CCCD khách hàng, đọc và in thông tin CCCD từ mã QR code trên CCCD của khách hàng.

+ Tiện ích trên module: In Phiếu đề nghị xuất kho: Hỗ trợ công tác quản lý, nâng cao chất lượng giao dịch và giảm thiểu thời gian thực hiện các thao tác thủ công trong quá trình thực hiện lập mẫu biểu và phiếu đề nghị xuất kho tiền mặt, ngoại tệ tiền mặt, ấn chỉ quan trọng và đảm bảo dễ thực hiện sử dụng thống nhất tại Agribank Chi nhánh Hải Dương II, ứng dụng hỗ trợ In phiếu đề nghị xuất kho tiền mặt, ngoại tệ tiền mặt, ấn chỉ quan trọng và tích hợp vào module Tiện ích của ứng dụng phần mềm “Quản lý giao nhận hồ sơ”. Ứng dụng hỗ trợ GDV Thủ quỹ, CB làm nghiệp vụ Kế toán thực hiện quản lý thông tin về tiền mặt ấn chỉ đầu ngày: Tiền mặt, Ngoại tệ tiền mặt USD, ngoại tệ tiền mặt EUR, ấn chỉ quan trọng, người đề nghị, người kiểm soát và cho phép in giấy đề nghị xuất kho (theo mẫu: mau_12_TTKQ.docx) tại Trang in phiếu.

+ Tiện ích trên module: App Edit PDF: Hỗ trợ người sử dụng sử dụng các chức năng: Xoay File; Cắt-ghép file, Giảm dung lượng, Chuyển File từ PDF sang word, Chuyển file từ PDF sang excel, … giảm thiểu thời gian thủ công thực hiện trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ.