CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

ĐĂNG KÝ THAM GIA CUỘC THI TRỰC TUYẾN

“ HÀNH TRÌNH SÁNG TẠO – KHÁT VỌNG VƯƠN MÌNH”

I.THÔNG TIN ĐƠN VỊ ĐỀ XUẤT:

1. Tên đơn vị: Trung tâm Quản lý tiền mặt Hồ Chí Minh
2. Địa chỉ liên hệ: lầu 7-9, 79A Hàm Nghi, P Nguyễn Thái Bình, Quận 1, TPHCM
3. Trực thuộc: Công đoàn NH TMCP Công Thương Việt Nam (Vietinbank)
4. Họ tên người đại diện liên hệ: Trần Đình LộcBà
5. Chức vụ: Giám đốc Thúy Hằng – Phó Giám Đốc
6. Điện thoại: 0913869213 0985313968
7. Email: trandinhloc@vietinBank.vnng.CT@vietinbank.vn

II. THÔNG TIN VỀ SÁNG KIẾN/Ý TƯỞNG SÁNG TẠO:

1. Tên sáng kiến/giải pháp: Quản lý giám sát việc nhập/xuất hồ sơ Tài sản đảm bảo
2. Tác giả/nhóm tác giả:

• Họ và tên nhóm tác giả: Trương Thị Thu Mai, Nguyễn Hoàng Nam Phương, Nguyễn Hồng Khánh
• Đơn vị công tác: Trung tâm QLTM Hồ Chí Minh
• Chức danh nghề nghiệp/chức vụ: Trưởng/Phó phòng P.QLTM &KQ & Phó phòng P.ĐV & TH

1. Lĩnh vực áp dụng sáng kiến: Tiền tệ kho quỹ
2. Mô tả tóm tắt nội dung sáng kiến:

Thực trạng hiện nay: Trung tâm quản lý tiền mặt Hồ Chí Minh (TTQLTMHCM) đang quản lý hơn 24.000 bì Hồ sơ tài sản đảm bảo (TSĐB) của 110 Điểm giao dịch. Hằng ngày các Điểm giao dịch (ĐGD) phát sinh mượn bì hồ sơ TSĐB với mục đích như: nhập mới, tạm xuất, xuất một phần, xuất toàn bộ bì hồ sơ… do đó để công tác chấm báo cáo cuối ngày theo đúng quy định thì Thủ kho phải thực hiện chấm đối chiếu thủ công 03 báo cáo:

• Báo cáo “Đề nghị bàn giao TSĐB từ ĐGD có kho ra ĐGD không có kho”;
• Báo cáo “Biên bản kiểm kê hồ sơ TSĐB cuối ngày”;
• Báo cáo “Hồ sơ TSĐB phát sinh trong ngày tại Trung tâm QLTM”

Việc này mất rất nhiều thời gian, trường hợp phát hiện sai sót của ĐGD thì thời gian khá trễ, các ĐGD đã set PM, đóng cửa giao dịch về nhà nên không còn ở trụ sở làm việc để chỉnh sửa sai sót.

Tên sáng kiến: Xuất phát từ thực trạng đó, để hỗ trợ công tác chấm đối chiếu các Hồ sơ TSĐB phát sinh trong ngày một cách hiệu quả và ứng dụng số hóa trong công việc, các cán bộ tại Trung tâm đã nghiên cứu đề xuất sáng kiến Chương trình “Giám sát việc nhập/xuất hồ sơ TSĐB cuối ngày”.

Mô tả chương trình: Cuối ngày làm việc (thường là sau 17h30 phút), cán bộ thực hiện tải các báo cáo (Đề nghị bàn giao TSĐB từ ĐGD có kho ra ĐGD không có kho và Báo cáo Biên bản kiểm kê hồ sơ TSĐB cuối ngày) của ngày hiện tại và ngày làm việc tiếp theo từ “Chương trình quản lý giao nhận và kiểm kê bì hồ sơ TSĐB”; Báo cáo Hồ sơ TSBĐ phát sinh của ngày làm việc hiện tại từ “chương trình báo cáo quản lý hồ sơ TSBĐ”. Sau đó, cán bộ tác nghiệp import các dữ liệu này vào các ô số 1,2,3 theo hướng dẫn từ chương trình “Giám sát việc nhập/xuất hồ sơ TSĐB cuối ngày” do Trung tâm xây dựng. Chương trình tự cập nhật các dữ liệu và cán bộ chỉ cần nhấn vào các ô số 4,5,6 của chương trình để chương trình trả kết quả rà soát, đối chiếu, trường hợp các ĐGD thực hiện tác nghiệp sai/bị lỗi thì cán bộ Trung Tâm sẽ thông báo ngay cho ĐGD kiểm tra lại và xử lý sai sót/lỗi ngay trong ngày.

Kết quả áp dụng: Sau khi chương trình được áp dụng việc chấm, đối chiếu bì hồ sơ TSĐB cuối ngày tại Phòng/Tổ Kho quỹ (KQ) của TTQLTM HCM được nhanh chóng, chính xác rút ngắn thời gian tác nghiệp, kịp thời phát hiện các trường hợp sai sót (ví dụ: như mượn bì hồ sơ TSĐB nhưng không gửi bì hồ sơ TSĐB về Trung tâm/ không tạo báo cáo trên chương trình kiểm kê và giao nhận hồ sơ TSĐB/nhập mới hồ sơ TSĐB không nộp về kho Trung tâm/ phân biệt ngay các ĐGD có hồ sơ TSĐB vừa nhập kho ngày hôm nay và giao lại cho ĐGD vào ngày làm việc tiếp theo…), nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả công việc tại Trung Tâm cũng như nâng cao chất lượng dịch vụ trong việc phối hợp với các chi nhánh trong xử lý công việc cuối ngày, ứng dụng số hóa, giảm thiểu rủi ro phát sinh ( nếu có).

Chương trình nổi bật:

Giao diện chương trình dễ sử dụng: chương trình xây dựng dựa trên Macro trong Excel của Microsofts. Tích hợp các file BC_GNB01 (bao gồm báo cáo BM01A và BM02 trên Chương trình quản lý giao nhận và kiểm kê bì hồ sơ TSĐB; Báo cáo Kiểm kê hồ sơ hồ sơ TSĐB phát sinh trong ngày tại Trung tâm QLTM gồm: BUS69 (TT), BUS74 (BSG), BUS98 (TSG).

Theo dõi các hồ sơ TSBĐ quay đầu trong ngày tại các ĐGD do TTQLTM HCM phụ trách.

1. Giá trị làm lợi ước tính:

Sáng kiến áp dụng đã góp phần tăng năng suất lao động cho cán bộ, rút ngắn thời gian cho cán bộ Thủ kho thực hiện việc chấm đối chiếu hồ sơ TSĐB cuối ngày tại Trung tâm. Trước đây cán bộ phải thực hiện chấm thủ công, khi triển khai ứng dụng chương trình “Giám sát việc nhập/xuất hồ sơ TSĐB cuối ngày” thời gian chấm đối chiểu, kiểm soát hồ sơ TSBĐ cuối ngày được rút ngắn giảm từ 60 phút/ngày xuống còn 05 phút/ngày do đó mỗi năm tiết kiệm được 14.520 phút tương đương khoảng 242 giờ làm việc cho cán bộ thực hiện chấm báo cáo thủ công.

Nâng cao hiệu quả hoạt động tại Trung tâm quản lý tiền mặt Hồ Chí Minh, môi trường làm việc chuyên nghiệp hơn trong các hoạt động nghiệp vụ.

Kiểm soát được rủi ro phát sinh cuối ngày khi bì hồ sơ TSĐB vẫn còn ở ĐGD trong trường hợp Điểm giao dịch có phát sinh việc mượn bì hồ sơ TSĐB đầu ngày (tạm xuất một số hồ sơ) nhưng cuối ngày không tạo báo cáo Biên bản kiểm kê hồ sơ TSBĐ cuối ngày và không nộp bì hồ sơ TSĐB về Trung tâm.

1. Thời gian bắt đầu áp dụng sáng kiến: từ tháng 10/2023
2. Hiện trạng áp dụng:

☑ Đang ứng dụng thực tế tại đơn vị/doanh nghiệp

☐ Đã chuyển giao cho đơn vị khác

☐ Đang thử nghiệm

☐ Hoàn thiện quy trình pháp lý

III. HỒ SƠ KÈM THEO:

• Bản mô tả sáng kiến
• Video minh họa sáng kiến
• Hồ sơ pháp lý hoặc bản sao chứng nhận sáng kiến ( Qđ công nhận/giấy chứng nhận sáng kiến của cấp có thẩm quyền)

IV. XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ:

Chúng tôi xác nhận sáng kiến nêu trên:

• Đã được đánh giá tại cấp cơ sở;
• Có giá trị thực tiễn và tác động tích cực, lan tỏa tại Trung Tâm QLTM Hồ Chí Minh.
• Đủ điều kiện giới thiệu tham gia cuộc thi “ Hành trình sáng tạo – Khát vọng vươn mình” dành cho ĐVNLĐ ngành Ngân hàng năm 2025.

MÔ TẢ SÁNG KIẾN

Căn cứ theo Quy định 15/CS-TGĐ-NHCT-TC1 ngày 30/06/20222 Quy định quản lý hồ sơ TSĐB trong hệ thống NHCT. Tại mục 6.2.4 e) cuối ngày Cán bộ giao nhận thực hiện chấm đối chiếu với Báo cáo kiểm kê hồ sơ TSĐB phát sinh trong ngày tại TTQLTM đảm bảo khớp đúng.

Các báo cáo chấm cuối ngày bao gồm:

1. Mẫu BM01A/ĐNBG-HSTSĐB Đề nghị bàn giao TSĐB từ ĐGD có kho ra ĐGD không có kho.
2. Mẫu 02B/BBKK&GN-HSTSĐB – Biên bản kiểm kê hồ sơ TSĐB cuối ngày.
3. Báo cáo BUS hồ sơ TSĐB phát sinh trong ngày tại Trung tâm QLTM: BUS69 (TT), BUS74 (BPKD -BSG), BUS98 (BPKD -TSG).

Với thực trạng tại TTQLTMHCM quản lý hơn 24.000 bì HSTSĐB của 110 Điểm giao dịch. Hằng ngày các Điểm giao dịch phát sinh mượn bì hồ sơ TSĐB với mục đích :tạm xuất, xuất một phần hồ sơ, nhập mới, xuất toàn bộ bì hồ sơ. Công tác chấm báo cáo cuối ngày sẽ do Thủ kho thực hiện chấm đối chiếu thủ công 03 báo cáo (đã nêu ở trên) nên mất rất nhiều thời gian và phát hiện các sai sót phát sinh tại các ĐGD khi đã hết giờ làm việc, các ĐGD không còn ở trụ sở làm việc.

Để hỗ trợ công tác chấm đối chiếu các hồ sơ TSĐB phát sinh trong ngày một cách hiệu quả và số hóa công tác tiền tệ kho quỹ, các cán bộ tại tại Trung tâm đã nghiên cứu sáng kiến chương trình “Giám sát việc nhập/xuất hồ sơ TSĐB cuối ngày”.

Cán bộ thực hiện tải các file báo cáo các file BC_GNB01 của ngày hiện tại và ngày làm việc tiếp theo từ Chương trình quản lý giao nhận và kiểm kê bì hồ sơ TSĐB; Báo cáo BUS của ngày làm việc hiện tại từ Chương trình LOSUTIL ( tần suất sau 17h30). Sau đó, cán bộ tác nghiệp import các dữ liệu này vào các ô số 1,2,3 theo hướng dẫn từ chương trình “Giám sát việc nhập/xuất hồ sơ TSĐB cuối ngày”. Chương trình cập nhật các dữ liệu và cán bộ chỉ cần nhấn vào các ô số 4,5,6 của chương trình và chương trình cho kết quả như mong muốn

Với chương trình này, công tác chấm, đối chiếu, kiểm soát các sai sót của hồ sơ TSĐB trở nên nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn. Giúp giảm thiểu các rủi ro và tăng năng suất lao động của bộ phận Trung tâm, rút ngắn thời gian trong công tác phối hợp với các ĐGD góp phần nâng cao sự hài lòng của khách hàng nội bộ.

Chương trình nổi bật:

Giao diện dễ sử dụng: chương trình xây dựng dựa trên Macro trong Excel của Microsofts. Tích hợp các file BC_GNB01 (bao gồm báo cáo BM01A và BM02 trên chương trình quản lý giao nhận và kiểm kê bì hồ sơ TSĐB; Báo cáo Kiểm kê hồ sơ hồ sơ TSĐB phát sinh trong ngày tại Trung tâm QLTM gồm: BUS69 ( Hội sở Trung tâm), BUS74 (BPKD BSG), BUS98 (BPKD TSG).

Theo dõi các TSBĐ quay đầu trong ngày tại các ĐGD mà TTQLTM HCM quản lý.

CHƯƠNG TRÌNH

QUẢN LÝ GIÁM SÁT VIỆC NHẬP/XUẤT HỒ SƠ TÀI SẢN ĐẢM BẢO

1. Màn hình chính

• 1. Lấy số liệu báo cáo: Tự động lấy số liệu các file báo cáo xuất ra từ hệ thống vào chương trình
  2. Đối chiếu số liệu cuối ngày: Hiện thị kết quả đối TSBĐ cuối ngày
  3. Kiểm tra TSBĐ quay đầu: Hiện thị kết quả các TSBĐ quay đầu trong ngày
  4. Kiểm tra CN/PGD bàn giao TSBĐ nhưng chưa tạo biểu mẫu BM02B

1. Màn hình số liệu: Hiện thị số liệu các file báo cáo xuất ra từ hệ thống

1. Màn hình đối chiếu: Hiện thị kết quả đối chiếu

4-Màn hình Kiểm tra CN/PGD bàn giao TSBĐ nhưng chưa tạo biểu mẫu BM02B

5.Màn hình TSBĐ quay đầu: Hiện thị kết quả các TSBĐ quay đầu trong ngày