Thực trạng của hệ thống MPA trước sáng kiến

Hệ thống BIDV – MPA được triển khai trên toàn hệ thống tại BIDV từ năm 2015, là hệ thống kế toán quản trị tập trung từ Trụ sở chính đến Chi nhánh nhằm đo lường hiệu quả hoạt động đa chiều theo Cán bộ, Sản phẩm, Khách hàng, Khối kinh doanh, Đơn vị tổ chức… Dữ liệu từ hệ thống MPA ngày càng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh cũng như quản trị điều hành tại BIDV.

Hiện nay, số liệu hệ thống MPA được sử dụng trong quản trị điều hành, giao/đánh giá kế hoạch kinh doanh Khối/Ban, BSC cấp phòng, KPI cán bộ, xếp hạng Phòng giao dịch, cơ chế động lực sản phẩm, đánh giá năng suất lao động, cơ chế Thưởng doanh số… đồng thời cũng là dữ liệu đầu vào cho nhiều chương trình quan trọng của BIDV (MIS; ODS; Làm giàu thông tin khách hàng; Dashboard chi nhánh/Khối Ban; KPI tự động…). Sau 10 năm triển khai, hệ thống đã nhận được nhiều sự quan tâm của chi nhánh cũng như các đơn vị kinh doanh tại Trụ sở chính thể hiện qua mức độ tăng trưởng số lượng người dùng (từ 1.685 user năm 2016 lên > 10 nghìn user năm 2024) cũng như tần suất khai thác báo cáo qua từng năm (tăng trưởng đều qua các năm, với mức tăng khoảng 20-30%, bình quân giai đoạn năm 2022-2024 khoảng 4 – 4.5 triệu lượt/năm).

Hình 1 – Số lượng người dùng hệ thống MPA

Hình 2 – Số lượt khai thác hệ thống MPA

Hệ thống MPA được đánh giá là khá đồ sộ do kết nối, sử dụng dữ liệu từ 26 chương trình/ứng dụng của ngân hàng, tạo nên kho dữ liệu tài chính tập trung, chi tiết được làm giàu và chuẩn hóa, làm cơ sở đo lường đến tận cán bộ Quản lý khách hàng và đơn vị kinh doanh nhỏ nhất (cấp Phòng) tại chi nhánh. Đồng thời, với số lượng người dùng, tần suất khai thác báo cáo của người dùng như trên cũng như trách nhiệm là dữ liệu đầu vào cho nhiều hệ thống quan trọng khác của BIDV, hệ thống MPA luôn có “áp lực” trong việc đảm bảo vận hành thông suốt, thời gian có báo cáo sớm.

Mô hình vận hành báo cáo MTD (Month to date) hệ thống MPA như sau:

Luồng vận hành báo cáo MTD được chạy trên hệ thống OFSAA qua 6 batch với hơn 300 task, tổng thời gian 150 phút. Thời gian vận hành trung bình trong giai đoạn từ T9/2023 – T5/2024 như sau:

Qua quá trình theo dõi và phân tích log của hệ thống trong giai đoạn từ T9/2023 – T5/2024, Nhóm nhận thấy một số vấn đề cần xử lý như sau:

• Batch AMRM_CIF (batch xử lý các chiều báo cáo của Hệ thống MPA): Số lượng bản ghi của chiều khách hàng lên đến > 60 triệu bản ghi trong khi số lượng khách hàng tại BIDV khoảng 21 triệu. Từ đó xác định số lượng bản ghi hết hiệu lực tương đối cao.
• Batch REPORT A (batch xử lý báo cáo động chi tiết): Một số task có thời gian chạy dài hơn so với kỳ vọng (căn cứ trên số lượng bản ghi task cần xử lý).
• Batch REPORT B (batch xử lý báo cáo tĩnh khách hàng, AMRM): Task DIM_CUSTOMER_BRN có thời gian chạy lớn, một số thời điểm có hiện tượng treo gây kéo dài thời vận hành.

🡪 Điều này ảnh hưởng đến thời gian cung cấp báo cáo đầu ngày của hệ thống MPA đặc biệt tại các thời điểm dữ liệu nguồn đầu vào có muộn đồng thời có thể phát sinh thêm chi phí thời gian, nguồn lực trong vận hành và quản lý hệ thống.

Nội dung của sáng kiến

Tính cấp thiết của sáng kiến

– Dữ liệu từ hệ thống MPA đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh cũng như quản trị điều hành tại BIDV. Số liệu MPA vừa được sử dụng trong quản trị điều hành, giao/đánh giá kế hoạch kinh doanh Khối/Ban, BSC cấp phòng, KPI cán bộ, xếp hạng Phòng giao dịch, cơ chế động lực sản phẩm, đánh giá năng suất lao động, cơ chế thưởng doanh số… đồng thời cũng là dữ liệu đầu vào cho nhiều chương trình quan trọng của BIDV (MIS; ODS; Làm giàu thông tin khách hàng; Dashboard chi nhánh/Khối Ban; KPI tự động…) do đó việc đẩy nhanh thời gian hệ thống MPA có dữ liệu báo cáo đầu ngày rất quan trọng.

– Hệ thống MPA được đánh giá là khá đồ sộ do kết nối, sử dụng dữ liệu từ 26 chương trình/ứng dụng của ngân hàng, tạo nên kho dữ liệu tài chính tập trung, chi tiết được làm giàu và chuẩn hóa, làm cơ sở đo lường đến tận cán bộ Quản lý khách hàng và đơn vị kinh doanh nhỏ nhất (cấp Phòng) tại chi nhánh. Với khối lượng dữ liệu lớn cần lưu trữ, dung lượng máy chủ của hệ thống thường xuyên ở ngưỡng trên 90% – ngưỡng được đánh giá là khá rủi ro trong công tác vận hành hệ thống. Do đó, bên cạnh việc dọn dẹp dữ liệu định kỳ, việc rà soát và tối ưu cách thức lưu trữ dữ liệu của hệ thống cực kỳ quan trọng, góp phần tối ưu tài nguyên sử dụng và giảm thiểu rủi ro.

Nội dung và tính mới của sáng kiến

Trên cơ sở phân tích hiện trạng và xác định các “điểm nghẽn” của hệ thống hiện tại, Nhóm đã thực hiện các giải pháp tối ưu như sau:

• Tối ưu các thủ tục xử lý báo cáo:
• Thực hiện tối ưu các task xử lý báo cáo trong luồng Report A:
• Thực hiện rà soát thủ tục (procedure) của các báo cáo có thời gian chạy dài.
• Thực hiện phân tích câu lệnh để thêm các hint phù hợp, điều hướng trỏ đúng index của bảng dữ liệu, tối ưu các câu lệnh.
• Thực hiện tối ưu ưu các thủ tục xử lý báo cáo trong luồng Report B:
• Chia task DIM_CUSTOMER_BRN thành 2 task nhỏ theo chức năng tương ứng: (i) Một task cho insert dữ liệu và (ii) Một task cho merge dữ liệu.
• Đối với task merge dữ liệu, sử dụng bảng tạm để gia tăng hiệu năng.
• Tối ưu cách thức lưu trữ dữ liệu:
• Thực hiện dọn dẹp dữ liệu các bản ghi hết hiệu lực tại các bảng chiều XXBIDV_CUSTOMER, DIM_CUSTOMER_BRN.
• Thực hiện dọn dẹp các bảng dữ liệu báo cáo không còn sử dụng qua các đợt quy hoạch báo cáo.

🡺 Các nội dung này hoàn toàn mới và chưa được triển khai trên Hệ thống MPA trước đây.

Hiệu quả khi áp dụng sang kiến mới

Sau khi thực hiện các nội dung của giải pháp nêu trên, nhận thấy kết quả đạt được như sau

• Kết quả tối ưu báo cáo REPORT_A: Giảm thời gian vận hành 20 phút.
• Kết quả tối ưu báo cáo REPORT_B: Giảm thời gian vận hành 25 phút.
• Kết quả dọn dẹp dữ liệu:
• Bảng XXBIDV_CUSTOMER: dọn dẹp hơn 11 triệu/56 triệu bản ghi ~ 20%.
• Bảng DIM_CUSTOMER_BRN: dọn dẹp 10 triệu/68 triệu bản ghi ~ 15%.
• Dọn dẹp các bảng khác: 210 GB

🡪 Tổng dung lượng lưu trữ giảm 250GB đồng thời giảm thời gian chạy batch AMRM_CIF từ 25 phút xuống còn 10 phút.

🡪 Rút ngắn thời gian vận hành báo cáo MTD của Hệ thống MPA 50 phút, đáp ứng nhu cầu cung cấp báo cáo cho người dùng trước 8h00 sáng hàng ngày. Dung lượng lưu trữ máy chủ Oracle giảm 250GB, đưa ngưỡng sử dụng Database về ngưỡng an toàn (82%).

Quá trình triển khai sáng kiến

Sáng kiến được thực hiện từ 5/2024 đến tháng 8/2024 với các mốc thời gian:

• Phân tích, đánh giá các điểm nghẽn của hệ thống: Từ 5/2024 -6/2024
• Đưa ra giải pháp, kiểm thử: 7/2024
• Hoàn thành triển khai toàn hệ thống:8/2024