I. Đặt vấn đề

Từ năm 2019, Chính phủ Việt Nam đã triển khai nhiều biện pháp cải cách quản lý hành chính, tập trung vào việc hiện đại hóa, tăng cường minh bạch và hiệu quả hoạt động của hệ thống hành chính nhà nước.

Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 quy định về việc quản lý các loại thuế, các khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước, được Quốc hội khóa XIV thông qua ngày 13/6/2019, có hiệu lực từ ngày 01/7/2020 (thay thế Luật Quản lý thuế sửa đổi năm 2012) và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ Quy định về hóa đơn, chứng từ ra đời tạo khuôn khổ pháp lý cho việc quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ, thúc đẩy chuyển đổi số trong lĩnh vực thuế và kế toán.

Để thích ứng kịp thời với chuyển đổi số, bộ phận Kế toán cũng đã thay đổi quy trình hạch toán và lưu trữ. Trong quá trình tác nghiệp hàng ngày phát sinh những hạn chế, tồn tại sau:

• Lưu trữ trên file excel nên việc nhập dữ liệu từ nhiều máy dễ phát sinh lỗi (định dạng ngày tháng năm, tên công ty không đồng nhất cách viết, lỗi sao lưu/chỉnh sửa…);
• Không kiểm soát chéo được dữ liệu đầu vào do nhập liệu thủ công một chiều: giao dịch viên khi nhập thông tin hoá đơn sẽ tự kiểm tra trùng lắp hoá đơn cũ và các thông tin nhập mới;
• Không thao tác được đồng thời trên file excel;
• Truy xuất dữ liệu còn nhiều hạn chế;
• Không đảm bảo an toàn thông tin do lỗi thao tác, sao lưu/chỉnh sửa.

II. Mô tả sáng kiến

1. Thao tác trước/sau khi áp dụng sáng kiến

Thao tác trước khi áp dụng sáng kiến:

Hồ sơ thanh toán:

Nhận hồ sơ

Kiểm tra chứng từ

Nhập dữ liệu vào file excel

<Đối chiếu thủ công: tên công ty, mã số thuế, số hoá đơn, ngày hoá đơn>

Thông báo sai sót

(nếu có)

Hạch toán IPCAS

Trả hồ sơ

Sai

Đúng

Rà soát thuế:

Thư công tác (TCT)

Xuất và xử lý dữ liệu từ file excel theo dõi hoá đơn

Đối chiếu thông tin với nội dung TCT

Phát sinh sai sót

Trích lục chứng từ/

Xử lý phát sinh

Không phát sinh

Báo cáo

Thao tác sau khi áp dụng sáng kiến:

Hồ sơ thanh toán:

Tiếp nhận hồ sơ và đối chiếu hoá đơn trùng lắp trên phần mềm

Kiểm tra chứng từ

Thông báo sai sót (nếu có)

Hạch toán IPCAS

Rà soát thuế:

Thư công tác (TCT)

Tải file nội dung cần rà soát từ TCT lên phần mềm

Trả ngay kết quả đối chiếu trùng lắp

2. Diễn đạt sáng kiến

Bộ phận Kế toán – phòng Hành chính – Quản trị Văn phòng đại diện khu vực miền Nam xuất phát từ những hạn chế trên, đã phối hợp cùng Tổ Ứng dụng Phòng Công nghệ Thông tin miền Nam – Trung tâm Công nghệ Thông tin trao đổi, đề ra giải pháp là chuyển đổi việc theo dõi các thông tin về quản lý hoá đơn bằng cách xây dựng phần mềm Quản lý hóa đơn điện tử, có các tính năng chính sau:

• Truy cập được cùng lúc nhiều ID;
• Dữ liệu đồng bộ: giải quyết được triệt để việc đồng nhất tên công ty (nếu đã từng giao dịch) thông qua mã số thuế, báo trùng lắp hoá đơn (nếu có), đính kèm file hoá đơn trên cùng thanh thông tin hoá đơn;
• Theo dõi và điều chỉnh, chỉnh sửa khi phát hiện sai sót dễ dàng: lưu ID và thời gian điều chỉnh, khôi phục nhanh dữ liệu nếu thao tác nhầm;
• Tìm kiếm nhanh chóng thông tin hóa đơn theo nhiều tiêu chí (ngày hóa đơn, tên công ty/doanh nghiệp, mã số thuế, số hóa đơn,…);
• Rà soát nhanh chóng, dễ dàng khi cần đối chiếu thông tin với cơ quan thuế khi có yêu cầu;
• Trích xuất báo cáo nhanh chóng, chính xác và đồng bộ;
• Cơ sở dữ liệu được lưu trên máy chủ, đảm bảo an toàn thông tin và chạy ổn định; dữ liệu tự động sao lưu hàng ngày.

III. Kết luận

Việc áp dụng sáng kiến xây dựng phần mềm Quản lý hoá đơn điện tử trong công việc hàng ngày đã hỗ trợ đáng kể năng suất và chất lượng công việc cho bộ phận Kế toán. Giảm thiểu tối đa phát sinh sai sót, an toàn dữ liệu và tối ưu hoá được thời gian.

Đây là phần mềm mang tính ứng dụng cao, dễ dàng nhân rộng và mang lại hiệu quả lâu dài. Trong tương lai còn có thể tích hợp thêm nhiều tính năng phù hợp với nhu cầu thực tế và chuyển đổi số xã hội./.