1. Thực trạng vấn đề trước khi có sáng kiến

BIDV đã đứng trước nhiều sự lựa chọn khó khăn khi tìm giải pháp phù hợp với việc chuyển đổi số tài khoản, nhà thầu FIS đã đề xuất giải pháp: khi chuyển đổi BIDV gửi số tài khoản SIBS 14 số và Core Profile sẽ tự động sinh ra số tài khoản mới theo logic của hệ thống Core Profile. Nếu triển khai theo giải pháp nhà thầu đề xuất thì hệ thống sẽ gặp nhiều khó khăn vướng mắc, cụ thể:

+ Khi số tài khoản được sinh ngẫu nhiên, BIDV sẽ không thể gửi thông báo trước tới khách hàng về số tài khoản sẽ thay đổi, các thông báo thay đổi số tài khoản chỉ được thực hiện sau khi chuyển đổi Core thành công. Do đó, khách hàng sẽ khó khăn khi thực hiện giao dịch ngay sau thời điểm chuyển đổi và phản ứng khi bị thay đổi số tài khoản một cách đột ngột.

+ Thời gian chuyển đổi Core sẽ bị kéo dài lên tới tối thiểu 5 tiếng, do khi các đơn vị liên quan phải đợi hệ thống Core mới sinh số tài khoản, chấm đối soát và kết xuất dữ liệu số tài khoản gửi các kênh. Theo đó sẽ ảnh hưởng đến thời gian chuyển đổi các hệ thống khác như chuyển đổi Thẻ ghi Nợ nội địa sẽ cần phải chờ Core chuyển đổi xong số tài khoản mới được thực hiện.

+ Với dự kiến kiểm thử hơn 10 vòng diễn tập, nếu STK được sinh tự động theo nguyên tắc của Core thì STK tại mỗi lần diễn tập sẽ khác nhau, sẽ ảnh hưởng đến thời gian chấm chuyển đổi và với độ phức tạp cao sẽ gây rủi ro về kế hoạch chuyển đổi hệ thống.

+ Số tài khoản mới được sinh Profile theo quy luật ngẫu nhiên sẽ xảy ra nguy cơ không giữ được số tài khoản đẹp mà khách hàng đã bỏ tiền mua và khách hàng mất nhiều thời gian để làm quen với tài khoản mới.

Với tầm quan trọng của công tác chuyển đổi số tài khoản, Hội đồng quản trị và Ban điều hành xác định đây là nội dung quan trọng và đã chỉ đạo xuyên suốt từ bước nghiên cứu, đề xuất giải pháp đến triển khai các vòng kiểm thử.

2. Nội dung sáng kiến

– Mục đích của sáng kiến: mang lại trải nghiệm hài lòng tối đa cho khách hàng khi chuyển đổi Core để chuyển đổi số tài khoản, giảm rủi ro ảnh hưởng đến tiến độ golive hệ thống. Để làm được mục đích giải pháp, nhóm tác giả đã xác định các yêu cầu cụ thể:

(1) Thay đổi một cách chủ động: Trước khi chuyển đổi Core, Ngân hàng có thể “biết trước” số tài khoản mới để thông báo khách hàng. Từ đó, cả khách hàng và chi nhánh đều có thể chủ động cho các giao dịch liên quan tài khoản.

(2) Thay đổi là đem lại tiện ích cho khách hàng: Để khách hàng dễ dàng chấp nhận sự thay đổi thì chuyển số tài khoản cần đem lợi ích thực sự cho khách hàng, từ đó ngân hàng có thể dễ dàng truyền thông về sự thay đổi.

– Sáng kiến tập trung vào việc xây dựng nguyên tắc sinh số tài khoản mới và phương án vận hành Core mới, đồng thời chuẩn bị kỹ lưỡng về mặt kỹ thuật, quy trình và truyền thông, cụ thể gồm các nội dung:

+ Xây dựng nguyên tắc chuyển đổi số tài khoản: BIDV sẽ thực hiện truyền số tài khoản 14 số và số tài khoản mới tương ứng có độ dài từ 3-12 số vào hệ thống Core Profile. Profile sẽ thay đổi để thực hiện ghi nhận tài khoản mới này và không sinh tài khoản mới. Số tài khoản mới của BIDV truyền vào được sinh theo quy tắc tinh gọn, lược bớt các thông tin mã tiền tệ, mã ứng dụng trên số tài khoản SIBS để số tài khoản mới đáp ứng về độ dài trên Core Profile.

+ Xây dựng bộ quy tắc xử lý tự động khi trùng số tài khoản sau khi lược bớt mã tiền tệ, mã ứng dụng: ưu tiên theo loại tài khoản số đẹp, loại tài khoản, loại đối tượng… để đảm bảo tài khoản sau khi chuyển đổi là duy nhất và không trùng lặp.

+ Xây dựng phương án sinh số tài khoản khi vận hành Core mới: Để đảm bảo việc chuyển đổi số tài khoản hoàn tất thì các tài khoản chuyển đổi không bị xung đột với các Logic tạo số tài khoản của Profile khi vận hành cần thay đổi logic tại Core Profile để đáp ứng yêu cầu độ dài số tài khoản từ 12 ký tự thành đáp ứng độ dài linh hoạt từ 3-12 ký tự và Profile chấp nhận việc số tài khoản phi logic được BIDV truyền vào.

+ Xây dựng lộ trình chuyển đổi, kiểm thử phù hợp: Chuyển đổi Số tài khoản thực hiện tại 3 thời điểm:

Việc chuyển đổi số tài khoản được tiến hành đồng thời với các ứng dụng như Smartbanking, iBank, FTP… để đảm bảo các giao dịch của khách hàng trên các kênh thông suốt khi Golive.

+ Xây dựng hệ thống các chương trình phần mềm hỗ trợ chuyển đổi: Phát triển tool convert số tài khoản tự động và xử lý tài khoản trùng số từ dữ liệu kéo về máy DM Oracle. Dữ liệu chuyển đổi hợp lệ sẽ được load vào Profile thành công và kiểm tra tính toàn vẹn dữ liệu giữa các bảng dữ liệu.

3. Những nội dung đã cải tiến, sáng tạo của giải pháp

– Nhà thầu đánh giá, giải pháp chuyển đổi số tài khoản của BIDV là một giải pháp mới, chưa từng được Nhà thầu thực hiện trước đây ở trong và ngoài Việt Nam. Giải pháp đã tạo ra nguyên tắc xử lý, chuyển đổi số tài khoản dễ nhớ, thống nhất giữa các phân hệ tiền gửi, tiền vay, số tài khoản đẹp.

– Khách hàng được giao dịch trên số tài khoản mới ngắn hơn số tài khoản SIBS nhưng được giữ lại tối đa chuỗi số khách hàng đã quen.

– Hệ thống Core đã phát triển các service tích hợp cho các app, ứng dụng có thể nhận biết số tài khoản cũ và mới. Khách hàng vẫn giao dịch được trên số tài khoản cũ do số tài khoản cũ được lưu trong hệ thống core mới và các chức năng nhận biết tự động tài khoản cũ mới giúp khách hàng giao dịch thuận tiện.

– Phát triển báo cáo chấm đối soát dữ liệu phát sinh về số tài khoản cũ mới trên hai hệ thống Core Banking.

4. Quá trình áp dụng giải pháp trên thực tiễn

– Việc thực hiện chuyển đổi số tài khoản được đưa vào sử dụng ngay từ các giai đoạn UAT bao gồm 10 đợt Trial run và 04 đợt diễn tập (PILOT) của dự án Core Banking và thực tế triển khai golive hệ thống core Profile từ 01/09/2023 đến nay theo công văn số 5929/BIDV-QLDA.CBST:

• Chuyển đổi thành công 15.326.823 tài khoản tiền gửi và 1.079.030 tài khoản tiền vay theo đúng nguyên tắc chuyển đổi khi golive. Khi khách hàng thực hiện giao dịch tại quầy, GDV nhập số tài khoản SIBS, hệ thống WebCSR/ TPTL tự động hiển thị số tài khoản mới của khách hàng tại PRF.

– Tại màn hình giao dịch trên kênh ngân hàng điện tử, khi vấn tin/ thực hiện giao dịch, số tài khoản mới của khách hàng tại PRF sẽ được hiển thị ngay trên màn hình của khách hàng

5. Hiệu quả thực tế đã đạt được và khả năng nhân rộng

– Giải pháp đã mang lại nhiều hiệu quả thiết thực:

+ Giảm thiểu thời gian triển khai Core: Hệ thống Core mới và các module tích hợp không cần chỉnh sửa nhiều, rút ngắn thời gian phát triển và triển khai dự án, giảm thời gian Downtime của hệ thống tối thiểu 5 tiếng, giúp khách hàng giao dịch sớm hơn.

+ Tiện ích cho khách hàng: Số tài khoản cũ vẫn được giữ nguyên và lưu trữ trong hệ thống mới, cho phép khách hàng tiếp tục giao dịch bằng số cũ. Số tài khoản mới ngắn gọn, dễ nhớ, thuận tiện cho giao dịch trực tuyến và truyền thông.

+ Nền tảng phát triển sản phẩm mới: Giải pháp tạo nền tảng để BIDV cung cấp các số tài khoản ngắn gọn, linh hoạt (từ 3, 4 ký tự), mở đường cho dịch vụ tài khoản số đẹp “Như ý” trong tương lai.

+ Hiệu quả kinh tế: Sáng kiến đã làm lợi tổng cộng 10,87 tỷ đồng, bao gồm tiết kiệm thời gian nhân sự chuyển đổi (782,5 triệu), giúp tiết kiệm chi phí truyền thông (2 tỷ), đặc biệt là đóng góp vào việc phát triển dịch vụ tài khoản Như ý (5,75 tỷ).

– Khả năng nhân rộng: Giải pháp này có tính ứng dụng cao, có thể áp dụng cho việc chuyển đổi hệ thống các ngân hàng hải ngoại (BIDC, LVB, chi nhánh BIDV – Yangon) trong quá trình chuyển đổi Corebanking.