1. Mô tả ngắn gọn về sáng kiến
Sáng kiến “Công cụ hỗ trợ kiểm quỹ ATM” là sản phẩm hỗ trợ nhân viên kiểm quỹ khi thực hiện nhiệm vụ tiếp quỹ, kiểm quỹ định kỳ hoặc cuối ngày tại các máy ATM. Công cụ được thiết kế dưới dạng bảng tính điện tử (Excel) có cấu trúc trực quan, cho phép người dùng nhập số liệu thực tế từ máy ATM so sánh với dữ liệu hệ thống và tự động cảnh báo chênh lệch mệnh giá, tổng tiền hoặc lỗi nhập liệu.
Thông qua công cụ, cán bộ kiểm quỹ có thể:
– Tiết kiệm thời gian tổng hợp số liệu.
– Hạn chế tối đa sai sót thủ công.
– Đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng và chuẩn hóa biểu mẫu kiểm quỹ.
Mục tiêu của sáng kiến là giúp cán bộ kiểm quỹ thực hiện thao tác nhanh chóng, chính xác, giảm phụ thuộc vào tính toán thủ công, tăng hiệu quả vận hành và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động tiếp quỹ ATM.
2. Thực trạng trước khi có sáng kiến
Trước đây, việc kiểm quỹ ATM tại đơn vị chủ yếu được thực hiện thủ công, bằng cách cộng tay hoặc nhập liệu rải rác, sau đó so sánh bằng mắt với dữ liệu ATM in ra. Quy trình này gây mất thời gian, dễ dẫn đến sai sót, đặc biệt trong các tình huống tiếp quỹ nhiều lần/ngày hoặc kiểm tra định kỳ nhiều máy ATM cùng lúc. Nhân viên phải đối mặt với áp lực cao về độ chính xác, chưa kể tới các yếu tố ngoại cảnh như thời gian gấp, áp lực bảo mật, hoặc sự thay đổi đột xuất trong kế hoạch kiểm quỹ.
Việc không có công cụ hỗ trợ tự động cũng khiến việc đào tạo, bàn giao công việc cho nhân sự mới trở nên khó khăn hơn.
3. Nội dung, cách thức thực hiện sáng kiến
– Thiết kế công cụ kiểm quỹ bằng Excel gồm các phần: nhập số lượng tiền mặt theo từng mệnh giá, đối chiếu dữ liệu hệ thống, tự động tính tổng, cảnh báo màu sắc nếu có sai lệch.
– Giao diện bảng đơn giản, dễ sử dụng, có thể áp dụng cho cả máy đơn hoặc nhiều máy ATM cùng lúc.
– Hướng dẫn sử dụng được đính kèm và đào tạo nội bộ cho các cán bộ phụ trách tiếp quỹ.
– Cấu trúc bảng được khóa công thức, chỉ cho phép nhập tại các vùng cần thiết để tránh sai lệch do thao tác.
– Có tính năng tạo báo cáo nhanh theo từng máy ATM hoặc từng đợt kiểm quỹ.
– Tài liệu hướng dẫn sử dụng chi tiết kèm hình ảnh minh họa, được gửi qua email nội bộ và đào tạo trực tiếp cho các cán bộ phụ trách.
Khác với phương pháp truyền thống chỉ ghi tay và cộng số bằng máy tính đơn lẻ, công cụ này tích hợp toàn bộ thao tác nhập liệu – đối chiếu – cảnh báo trên một giao diện duy nhất, giúp rút ngắn thao tác, tăng tính chính xác và giảm áp lực kiểm tra bằng mắt.
4. Lợi ích mang lại
– Hiệu quả công việc nâng cao: thời gian kiểm quỹ giảm ít nhất 30%.
– Giảm sai sót thủ công: hệ thống cảnh báo màu giúp người dùng phát hiện chênh lệch tức thì.
– Chuẩn hóa quy trình kiểm quỹ, dễ dàng bàn giao, lưu trữ và đối chiếu khi cần thiết.
– Dễ dàng nhân rộng áp dụng tại nhiều chi nhánh có ATM.
5. Khả năng áp dụng và nhân rộng
Sáng kiến có thể áp dụng rộng rãi tại tất cả các điểm giao dịch có lắp đặt ATM trong hệ thống Agribank. Với tính chất linh hoạt, công cụ phù hợp với nhiều cấp độ nghiệp vụ và dễ dàng tích hợp vào quy trình kiểm quỹ hiện hành mà không phát sinh thêm chi phí đầu tư.
Ngoài ra, mô hình công cụ có thể được cải tiến thêm để áp dụng cho các lĩnh vực kiểm kê tài sản, kiểm quỹ tại các quỹ tiết kiệm hoặc điểm giao dịch lưu động.
