1. Tình trạng hoạt động, tổ chức kinh doanh khi chưa áp dụng giải pháp mới:

Thành phố Phú Mỹ, tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu là một trong những khu vực phát triển công nghiệp mạnh nhất Việt Nam, với 10 khu công nghiệp và 5 cụm công nghiệp tập trung. Phú Mỹ thu hút hơn 3.200 cơ sở sản xuất và kinh doanh, tạo việc làm cho hơn 140.000 lao động. Trong đó, với hơn 15.000 chuyên gia chủ yếu đến từ Nhật, Hàn, Trung Quốc, Đài Loan.

BIDV Chi nhánh Phú Mỹ đặt tại thành phố Phú Mỹ, sở hữu trên 100 công ty nước ngoài. Do đó, nghiệp vụ chi trả lương cho các cá nhân người nước ngoài (chuyên gia, người lao động …) của các công ty nước ngoài tại Chi nhánh phát sinh nhiều. Việc chi trả lương, chuyển tiền về nước, các giao dịch khác… cho các chuyên gia người nước ngoài yêu cầu phải tuân thủ quy định của thông tư, pháp lệnh ngoại hội: Hợp đồng lao động còn hiệu lực, Giấy tờ tùy thân: Passport, visa, giấy phép lao động còn hiệu lực.

Theo quy định của Ngân hàng Nhà nước, trường hợp chuyển tiền thu nhập hợp pháp của cá nhân người nước ngoài, thu nhập từ lương, thưởng, phụ cấp:

(i) Tổ chức (người cư trú, người không cư trú) chuyển ngoại tệ/VND từ TK để trả lương, thưởng, phụ cấp cho người lao động là người nước ngoài nhận vào TK/bằng tiền mặt ở trong nước hoặc vào TK ở nước ngoài của người lao động/TK ở nước ngoài theo chỉ định của người lao động

(ii) Người lao động là người nước ngoài chuyển ngoại tệ/VND tiền mặt từ nguồn lương, thưởng, phụ cấp vào TK của chính mình ở trong nước

(iii) Người lao động là người nước ngoài chuyển ngoại tệ/VND từ tiền mặt nguồn lương, thưởng, phụ cấp vào TK ở nước ngoài của chính mình/TK ở nước ngoài theo chỉ định của người lao động

Đối với những trường hợp nêu trên hồ sơ giao dịch gồm:

a) Hợp đồng lao động còn hiệu lực, có điều khoản thanh toán thu nhập hợp pháp cho người lao động phù hợp với hình thức chuyển tiền.

b) Bảng lương/Bảng chấm công/Quyết định thưởng,… có hiệu lực phù hợp với thời gian phát sinh thu nhập/Xác nhận chi trả thu nhập bằng tiền mặt của tổ chức sử dụng lao động, ghi rõ thu nhập và thời gian phát sinh thu nhập (áp dụng cho trường hợp iii).

c) Giấy tờ tùy thân của người lao động có hiệu lực phù hợp với thời gian phát sinh thu nhập và/hoặc ngày thực hiện chuyển tiền.

Thực trạng Chi nhánh hiện tại:

• Đang quản lý hồ sơ của các cá nhân theo cách thủ công bằng việc theo dõi chứng từ scan của các giấy tờ liên quan của từng cá nhân cho từng công ty, tại một thư mục. Khi có giao dịch phát sinh, khó khăn trong việc theo dõi ngày đến hạn, muốn xem hồ sơ phải mở từng file bao gồm Hợp đồng lao động , Passport, Visa của từng cá nhân để xem. Dẫn đến rất mất thời gian, dễ sai sót và nhầm lẫn.
• Trường hợp hồ sơ hết hạn không kịp thông báo đến khách hàng, để khách hàng bổ sung. Dẫn đến không kịp thực hiện giao dịch cho khách hàng.
• Định kỳ hàng tháng đến kỳ thanh toán sẽ lại phải kiểm tra lại các hồ sơ liên quan.

2. Nội dung giải pháp đề nghị công nhận là sáng kiến:

a) Mục đích của giải pháp và các điều kiện cần thiết để đạt mục đích;

Từ những khuyết điểm nêu trên, giải pháp đặt ra với những mục đích sau:

• Thiết lập một chương trình quản lý chung tất cả các hồ sơ của công ty
• Mục đích đặc biệt quan trọng là có thể cảnh báo được ngày đến hạn trong một khoảng thời gian: ví dụ như trong 3 ngày tới, hoặc sau 3 ngày… mà không cần phải mở từng file riêng lẻ. Do đó, người dùng có thể tìm kiếm thông tin nhanh chóng, kịp thời.
• Hồ sơ của từng cá nhân người nước ngoài sẽ có địa chỉ theo dõi riêng. Người dùng chỉ cần nhấp vào địa chỉ của chương trình sẽ dẫn đến nơi lưu trũ hồ sơ.

Gửi mail cảnh báo ngày hết hạn cho cán bộ quản lý trực tiếp.

b) Mô tả chi tiết bản chất của giải pháp mới kèm theo minh họa bằng hình vẽ, thiết kế, sơ đồ, lưu đồ, ảnh chụp…

Màn hình trang chủ chương trình

• Cách sử dụng chương trình: người dùng đăng nhập vào chương trình sau khi được admin phân quyền.
• Chương trình sẽ có các nhóm người sử dụng: Admin, Nhóm quản trị, Nhóm nghiệp vụ
• Admin: quản lý người sử dụng: phân quyền user, thiết lập mail tự động

• Nhóm nghiệp vụ: cho phép người dùng tìm kiếm thông tin, thời gian hết hạn giấy tờ theo các hạn mục: đã hết hạn/hết hạn trong hôm nay, trong 3 ngày tới, trên 3 ngày, xuất dữ liệu theo excel, có thể xuất dữ liệu tổng và dữ liệ theo từng nội dung theo yêu cầu của người dùng. Tại đây, người dùng có thể nhân gửi email cho người dùng khác.

• Nhóm quản trị: Nhập thông tin NNN, tại đây người dùng có thể thêm mới theo các mục khai báo, sửa thông tin đã nhập

c) Các bước thực hiện giải pháp:

Bước 1: Nhập liệu tất cả hồ sơ của các công ty

– Tên cá nhân

– Passport: số PP, ngày phát hành, ngày đến hạn

– Visa: số, ngày phát hành, ngày đến hạn

– Hợp đồng lao động: ngày hiệu lực, ngày đến hạn.

Bước 2: sử dụng máy chủ chia sẻ dữ liệu chung để lưu hồ sơ

Bước 3: Máy tính được cài office 2006, và outlock

Bước 4: Tải chương trình “Quản lý thông tin cá nhân người nước ngoài”

d) Những nội dung đã cải tiến, sáng tạo để khắc phục những nhược điểm của tình trạng/giải pháp cũ nêu tại Mục 4.1 và đáp ứng quy định về tính mới theo quy định.

– Quá trình áp dụng giải pháp trên thực tiễn hoặc áp dụng thử

Giải pháp sau thời gian nghiên cứu, sử dụng access để viết chương trình cải tiến. Giải pháp khắc phục được những khuyết điểm cũ, người dùng thử nghiệm: nhóm tác giả nhập liệu và test chức năng cảnh báo ngày đến hạn, gửi email với nội dung cảnh báo. Sau khi hoàn thiên áp dụng đến toàn chi nhánh để người dùng sử dụng và đóng góp ý kiến. Giải pháp chính thức được đưa vào sử dụng tại Phòng Giao dịch Khách hàng và 05 Phòng Giao dịch tại Chi nhánh vào ngày 03/04/2023.

– Hiệu quả thực tế thu được khi áp dụng/áp dụng thử giải pháp

• Nâng cao năng suất lao động của cán bộ
• Tiết kiệm thời gian tìm kiếm, tra cứu. Xử lý giao dịch cho khách hàng nhanh chóng,kịp thời
• Lưu Trữ dữ liêu tập trung
• Dễ dàng tra cứu
• Tránh sai sót, nhầm lẫn khi tìm kiếm thông tin
• Cảnh báo kịp thời nhanh chóng đến cán bộ
• Giải pháp cảnh báo qua mail rất tiện lợi và giúp cán bộ cập nhật nhanh chóng

2. Giá trị làm lợi ước tính

🗹 Dưới 1 tỷ đồng

☐ Từ 1 – 5 tỷ đồng

☐ Trên 5 tỷ đồng

Tại chi nhánh có hơn 100 công ty nước ngoài, với hơn 500 chuyên gia, lao động người nước ngoài và các khách hàng vãng lai. Mỗi khách hàng được thanh toán lương sẽ kiểm tra 04 đến 05 yếu tố về hồ sơ, thời gian giành cho mỗi khách hàng là 5 phút. Do đó, trung bình sẽ mất 2.500 phút (41.6 giờ), tương đương sẽ phải mất 2h/1 người/ 1 ngày chỉ để kiểm tra hồ sơ.

Khi sử dụng chương trình chỉ mất 01 phút đăng nhập và 01 phút xuất dữ liệu.

3. Thời gian bắt đầu áp dụng sáng kiến:

Tháng 03 / Năm 2023

4. Hiện trạng áp dụng

🗹 Đang ứng dụng thực tế tại doanh nghiệp/đơn vị

☐ Đã chuyển giao cho đơn vị khác

☐ Đang thử nghiệm

☐ Hoàn thiện quy trình pháp lý