Thực trạng hiện tại tại:

Tính đến ngày 31/12/2023, tại Phòng Quản lý nợ bán lẻ quản lý: 10.135 Hợp đồng tín dụng còn dư nợ thuộc chân hàng quản lý của 3 phòng khách hàng bán lẻ và 6 Phòng giao dịch (9.895 Hợp đồng tín dụng KHCN và 239 Hợp đồng tín dụng KHDN).

Công tác lưu trữ hồ sơ cần được sắp xếp theo thứ tự CIF và từng Phòng khách hàng/phòng giao dịch quản lý tại kho riêng, đảm bảo tính an toàn, bảo mật. Hàng ngày, hồ sơ sinh thêm (đối với hợp đồng đã có dư nợ vay), hợp đồng phát sinh mới sau khi kiểm tra, scan sẽ được tiếp tục chuyển về kho lưu trữ theo đúng nguyên tắc lưu kho này.

Do đó để giảm thiểu sai sót trong việc xác định vị trí lưu kho, tiết kiệm được thời gian trong việc lưu kho, tăng hiệu quả làm việc, đảm bảo tính chính xác cao. Từ tháng 4 năm 2024, PQLNBL đã phối hợp với phòng Tin học xây dựng công cụ tin học để áp dụng mã QR trong việc lưu trữ hồ sơ nhằm đáp ứng yêu cầu nêu trên.

Mỗi mã QR được nghiên cứu xây dựng chứa nội dung tương ứng với tệp dữ liệu quản lý bao gồm: CIF, tên khách hàng, Phòng khách hàng quản lý, số hợp đồng, tên và mã cán bộ quản lý hồ sơ, số tủ, vị trí kho.

Cán bộ lưu trữ/Lãnh đạo phòng có thể sử dụng điện thoại thông minh (do cơ quan trang bị theo đúng chuẩn) có chức năng đọc mã QR để đọc nội dung QR bằng các ứng dụng thông dụng không đòi hỏi cài thêm các ứng dụng phức tạp, từ nội dung quét được cán bộ/lãnh đạo xác định chính xác vị trí hồ sơ cần truy cập và xử lý, từ đó giúp tiết giảm thời gian tác nghiệp. Trong trường hợp cán bộ chuyên trách lưu trữ nghỉ phép/luân chuyển công tác thì cán bộ tiếp nhận/Lãnh đạo phòng cũng có thể tra soát, thao tác truy xuất hoặc bổ sung hồ sơ rồi lưu trữ lại vào vị trí ban đầu một cách thuận tiện và an toàn, tăng tính cơ động giảm bớt phụ thuộc vào việc truy xuất hồ sơ thông qua máy tính đặt cố định.

Cách thức thực hiện:

Công tác thực hiện lưu trữ hồ sơ theo mã QR được phối hợp giữa phòng Quản lý nợ Bán lẻ và Phòng tin học, cụ thể như sau:

– Phòng Quản lý nợ bán lẻ phối hợp với phòng Tin học xây dựng công cụ tin học để lưu trữ theo mã QR, đảm bảo tính hiệu quả và bảo mật thông tin.

– Cán bộ lưu trữ/Lãnh đạo phòng nhập số CIF, Tên khách hàng vay, số hợp đồng cho vay, tên phòng khách hàng, tên & mã nhân viên cán bộ tác nghiệp, vị trí lưu trữ (số tủ- vị trí kho) và cập nhật vào file dữ liệu bằng Excel được bảo mật theo quy định (gọi là dữ liệu).

– Cán bộ lưu trữ/ Lãnh đạo phòng kiểm tra dữ liệu và gửi thông tin đến bộ phận tin học. Căn cứ vào file dữ liệu, bộ phận tin học sẽ tạo và trả kết quả bổ sung mã QR vào file dữ liệu thông qua công cụ tin học được xây dựng, sau khi nhận lại file dữ liệu cán bộ lưu trữ thực hiện in và dán lên bìa hồ sơ.

– Dựa theo thông tin mã QR trên từng hồ sơ, cán bộ lưu trữ và lãnh đạo phòng sẽ thực hiện lưu trữ hồ sơ vào vị trí kho đúng quy định.

– Thông qua mã QR được dán cố định trên từng hồ sơ, cán bộ lưu trữ thực hiện thao tác quét mã QR ngay trên điện thoại thông minh (bỏ qua bước tìm kiếm thủ công trên máy tính PC) là có thể có ngay thông tin để xác định chính xác vị trí tủ, vị trí kho và hoàn trả đúng hồ sơ về vị trí ban đầu.

– Đối với những hồ sơ khách hàng đã có QR code, khi phát sinh thêm tác nghiệp liên quan đến hồ sơ, cán bộ tác nghiệp liên quan trước khi bàn giao về đội lưu kho sẽ thực hiện in bổ sung QR code để dễ dàng truy vấn vị trí khi cán bộ lưu kho thực hiện xếp hồ sơ tại kho.

– Ứng dụng Excel và các công cụ Office 365 để có thể đọc dữ liệu từ điện thoại thông minh (bằng cách quét mã QR) và cập nhật tập trung vào các báo cáo lưu trữ một cách linh hoạt và cơ động. Việc xuất, nhập hồ sơ ra vào kho cũng được theo dõi qua ứng dụng đọc mã QR xây dựng trên công cụ Power App, Onedrive for business và Excel của Office 365, khi cán bộ lưu kho tiến hành xuất hồ sơ ra khỏi kho hoặc nhập hồ sơ vào kho dùng điện thoại thông minh quét mã QR để xuất kho hoặc nhập kho, dữ liệu đọc được từ QR sẽ tự động cập nhật thông tin vào File dữ liệu Xuất/ Nhập kho hồ sơ đã lưu sẵn trên Onedrive for business, bao gồm thông tin CIF, tên khách hàng, vị trí lưu kho, ngày giờ thực hiện.

Việc phân quyền, xử lý dữ liệu bằng bộ công cụ Office 365 giúp đảm bảo phân quyền đúng người, đúng việc, cụ thể đến từng cán bộ/nhóm cán bộ, từ đó hỗ trợ công việc quản lý hồ sơ xuất/nhập kho được khoa học, hiệu quả và bảo mật thông tin.

Hiệu quả:

– QR Code đã chứng minh mình là một công cụ không thể thiếu trong thời đại số, việc ứng dụng mã QR vào công tác lưu trữ đã mang lại nhiều lợi ích nhất định:

– Giảm thiểu sai sót: Sử dụng mã QR có thể giảm thiểu sai sót trong việc lưu trữ hồ sơ và trong việc nhập liệu thông tin bằng tay.

– Tăng tính tiện lợi, tiết kiệm thời gian: Sử dụng mã QR cũng giúp tăng tính tiện lợi cho người sử dụng, cán bộ lưu trữ/Lãnh đạo phòng thực hiện quét mã QR để định vị số tủ, vị trí kho, không cần phải mang theo giấy tờ hay tìm kiếm thủ công trên file dữ liệu chung.

– Dễ dàng sử dụng: Mã QR rất dễ sử dụng và tiện lợi cho người sử dụng. Chỉ cần quét mã QR trên điện thoại di động, cán bộ lưu trữ/Lãnh đạo phòng có thể truy cập nhanh chóng đến thông tin mà mình cần truy vấn.

– Tính đến ngày 31/12/2024, toàn bộ Hợp đồng tín dụng tại phòng Quản lý nợ bán lẻ đều đã có Mã QR code quản lý, lưu về kho đúng theo nguyên tắc sắp xếp theo thứ tự CIF và từng Phòng khách hàng/phòng giao dịch quản lý tại kho riêng: 6.195 Khách hàng vay còn dư nợ (147 KHDN, 6.048 KHCN) với 7.599 Hợp đồng tín dụng còn dư nợ (sau khi đã loại trừ các Hợp đồng hết dư nợ). Công tác lưu trữ, bổ sung, xuất nhập hồ sơ đều đã được ứng dụng mã QR code, khoa học, tiện lợi, nhanh chóng, giảm thiểu sai sót.

Tính ứng dụng:

– Sáng kiến đã được áp dụng thành công trong tác nghiệp quản lý và lưu trữ tại phòng QLNBL, việc lưu trữ và khai thác hồ sơ được thực hiện khoa học hơn, tiết kiệm được thời gian thao tác của cán bộ/lãnh đạo.

– Từ những kết quả khả quan đạt được ở bước đầu này, trong thời gian tới, nhóm tác giả sẽ tiếp tục phối hợp với bộ phận nghiệp vụ liên quan để tiếp tục có những cải tiến cho phù hợp hơn với thực tế công việc hằng ngày như:

+ Phối hợp với TT. CNTT và các phòng ban tại TSC để có thể nâng cấp công cụ thành chương trình ứng dụng được áp dụng tại chi nhánh đảm bảo an toàn bảo mật dữ liệu, chuyển file dữ liệu lên cơ sở dữ liệu hiện đại để tăng tốc độ truy xuất, xử lý và lưu trữ an toàn; tiếp tục nghiên cứu những tính năng của công cụ Office 365 để ứng dụng tiếp vào những nội dung có tính khả thi để phát triển tiếp các nội dung của đề tài.