Sáng tạo trong lao động, phát huy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, ứng dụng khoa học công nghệ trong ngành Ngân hàng là xu thế tất yếu trong thời đại số hóa hiện nay. Điều này góp phần tối ưu hóa quy trình hoạt động của các Ngân hàng, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng cường khả năng cạnh tranh và thu hút khách hàng từ đó tạo nền tảng phát triển bền vững cho các ngân hàng.

Nhận thức được tầm quan trọng của việc đổi mới, sáng tạo trong hoạt động, trong những năm gần đây Ban Giám đốc Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam – Chi nhánh Hưng Yên đặc biệt quan tâm triển khai các biện pháp tuyên truyền, khuyến khích ĐVNLĐ tích cực phát huy tinh thần lao động sáng tạo, đề xuất ý tưởng sáng kiến đổi mới. Chi nhánh đã thành lập và duy trì hoạt động của Hội đồng sáng kiến cấp cơ sở từ năm 2018 để kịp thời đánh giá, triển khai, nhân rộng các sáng kiến, đề xuất của ĐVNLĐ vào thực tiễn và hàng năm đã có trung bình mỗi năm từ 15 đến 25 sáng kiến của ĐVNLĐ được áp dụng vào hoạt động kinh doanh đem lại hiệu quả. Sau đây Chi nhánh xin gửi một sáng kiến đổi mới áp dụng khoa học công nghệ cải tiến công việc tiêu biểu trong các sáng kiến đã triển khai hiệu quả tại Chi nhánh trong giai đoạn từ năm 2023-2025 để hưởng ứng cuộc thi “Hành trình sáng tạo – Khát vọng vươn mình”. Nội dung sáng kiến được mô tả chi tiết như sau:

a) Thực trạng vấn đề trước khi có sáng kiến:

*) Đối với công tác triển khai các chính sách, quy trình quy định của Đảng, Nhà nước, Ngành Ngân hàng và hệ thống VCB: hằng năm, Chi nhánh nhận được trung bình hơn 1.300 văn bản/quy trình/quy định cần phải được phân loại báo cáo Ban Giám đốc để phân công bộ phận chức năng triển khai. Các văn bản nhận được sẽ được bộ phận văn thư ghi chép thủ công vào sổ theo dõi công văn đến sau đó trình xin ý kiến phê duyệt chỉ đạo của Ban Giám đốc. Trên cơ sở phê duyệt, bộ phận văn thư sẽ sao gửi/gửi email đến các bộ phận chức năng để thực hiện các nội dung theo yêu cầu của văn bản. Với quy trình hiện tại phát sinh một số hạn chế:

• Thứ nhất: phát sinh khó khăn cho công tác quản lý, giám sát, theo dõi tiến độ và đánh giá mức độ hoàn thành và phối hợp xử lý công việc liên quan được chỉ đạo tại văn bản.
• Thứ hai: khối lượng công việc và chi phí liên quan đến sao chép/in ấn và gửi hồ sơ tài liệu tới các phòng ban liên quan lớn.
• Thứ ba: rất khó khăn trong việc lưu trữ và tra cứu lại các văn bản cũ phục vụ cho hoạt động thường xuyên và đạo tạo cán bộ.

*) Đối với công tác phát triển khách hàng mới và chăm sóc các khách hàng hiện hữu: đây là hoạt động then chốt của Ngân hàng, công tác này thường xuyên được quan tâm, chỉ đạo sát sao. Tuy nhiên, lịch công tác, gặp gỡ khách hàng cũng như tiến độ triển khai công việc liên quan được theo dõi thủ công từng cá nhân các cấp từ cán bộ, lãnh đạo phòng đến Ban Giám đốc điều này dẫn đến một số hạn chế sau:

• Các cán bộ nhân viên mất nhiều thời gian trong công tác cập nhật thủ công và tổng hợp báo cáo lịch công tác và tiến độ làm việc với từng khách hàng.
• Các cấp quản lý từ Lãnh đạo phòng, đến Ban Giám đốc bị thụ động trong việc quản lý tình hình phát triển khách hàng mới, cũng như chăm sóc khách hàng cũ của cán bộ.
• Khó khăn trong việc khai thác lịch sử gặp gỡ làm việc với khách hàng và tiến độ công việc trong từng thời kỳ.

b) Tính mới:

Áp dụng công nghệ thay thế cho cách thức chuyển tiếp công văn bằng hình thức bản cứng/email.

Áp dụng công nghệ trong giao việc và cập nhật lịch công tác của từng cấp từ cán bộ đến lãnh đạo phòng và Ban giám đốc.

c) Nội dung sáng kiến/cách thức thực hiện:

*) Hệ thống quản lý công văn nội bộ giúp số hóa và tự động hóa quy trình xử lý công việc tại Chi nhánh.

Khi bộ phận văn thư tiếp nhận phiếu trình công văn/công việc, hệ thống sẽ ghi nhận và phân loại nội dung chỉ đạo, phòng thực hiện, phòng phối hợp và thành viên Ban Giám đốc nhận báo cáo. Văn bản chỉ đạo sau đó được upload lên hệ thống để theo dõi, luân chuyển và báo cáo. Hệ thống được phân quyền theo cấp bậc: Giám đốc, Phó Giám đốc, Trưởng phòng và cán bộ.

*) Hệ thống quản lý công việc và lịch công tác

Các cấp quản lý (Ban Giám đốc và Lãnh đạo phòng) thực hiện phân công, giao việc tới từng cán bộ bao gồm nội dung công việc, thời gian bắt đầu triển khi và thời gian hoàn thành.

Cán bộ được giao sẽ nhận việc và cập nhật tiến độ xử lý công việc trên hệ thống. Trường hợp công việc sắp đến hạn/quá hạn hệ thống sẽ cảnh báo tới người được giao việc và người giao việc.

Hệ thống hỗ trợ xuất báo cáo tình trạng xử lý của tất cả công việc ở cấp phòng cho Lãnh đạo phòng quản lý và ở cấp chi nhánh để Ban Giám đốc quản lý.

Các cán bộ các cấp khi phát sinh đi công tác sẽ cập nhật địa điểm công tác, nội dung công việc liên quan và khách hàng liên quan thời gian đi, thời gian về. Chương trình sẽ hỗ trợ cập nhật thông báo tới các cấp quản lý lịch công tác của các cán bộ do mình quản lý. Đồng thời các các bộ cũng nắm được lịch công tác của cấp quản lý để bố trí công việc hợp lý.

d) Hiệu quả của sáng kiến

Sáng kiến đã được đưa vào triển khai áp dụng tại Chi nhánh từ đầu năm 2024 và đem lại một số hiệu quả sau:

• Quản lý và giám sát hiệu quả: Ban Giám đốc theo dõi tiến độ công việc, đánh giá mức độ hoàn thành và kiểm soát sự phối hợp giữa các phòng ban.
• Tăng cường phối hợp nội bộ: Các phòng ban có kênh trao đổi rõ ràng, minh bạch, tránh sai sót trong xử lý công việc.
• Tự động hóa nhắc nhở: Hệ thống cảnh báo khi công việc quá hạn, giúp đảm bảo tiến độ.
• Báo cáo tổng hợp chính xác: Hệ thống tự động tổng hợp dữ liệu, báo cáo theo từng phòng ban, cá nhân và toàn chi nhánh, hỗ trợ đánh giá và cải thiện hiệu suất làm việc.

Từ các lợi ích mà sáng kiến đem lại như trên đã góp phần tạo nên sự tăng trưởng về số lượng khách hàng mới và lợi nhuận năm 2024 của Chi nhánh, cụ thể như sau:

Với các kết quả trên năm 2024, Chi nhánh đã đạt thành tích hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, và đạt giải Chi nhánh hoàn thành xuất sắc chỉ tiêu phát trển khách hàng doanh nghiệp bán buôn, giải Chi nhánh có doanh số bán FWD lớn nhất khu vực Đồng Bằng Sông Hồng.

e) Điều kiện khả năng áp dụng:

Chương trình được xây dựng trên nền tảng chạy trên nền NetFramework và kết nối cơ sở dữ liệu SQL bằng LinQ, có khả năng áp dụng rộng rãi trong các cơ quan, đơn vị.