Đối tượng và phạm vi của sáng kiến:
- Đối tượng của sáng kiến: toàn thể cán bộ công nhân viên Vietcombank Ninh Thuận.
- Phạm vi của sáng kiến: áp dụng cho toàn bộ chi nhánh.
- Giới hạn của sáng kiến: cần sự hợp tác và thực hiện của toàn thể cán bộ công nhân viên Vietcombank Ninh Thuận.
Căn cứ xây dựng ý tưởng: Căn cứ vào tình hình hiện tại của các phòng:
- Việc tập hợp ý kiến, số liệu để làm báo cáo cho Trụ sở chính nói riêng và các đơn vị khác nói chung đang tốn nhiều thời gian.
- Việc phản hồi những sai sót trong bộ hồ sơ thanh toán qua điện thoại, zalo hoặc trao đổi trực tiếp giữa phòng Kế toán với nhiều cán bộ, nhiều phòng gặp nhiều khó khăn do phải truyền đạt lại thông tin từ cán bộ cho lãnh đạo và các phòng nghiệp vụ không biết được tình trạng hồ sơ như thế nào (Đã thanh toán, chưa thanh toán do cần bổ sung, từ chối thanh toán…)
- Các phòng nghiệp vụ không nắm được số lượng tồn kho quà tặng, ấn chỉ, văn phòng phẩm nên sẽ bị động trong công tác kinh doanh.
Nhờ sự phát triển của công nghệ, chúng ta có thể ứng dụng công nghệ để giải quyết các vấn đề trên bằng Google Sheets (tạo dữ liệu trực tuyến tương tự file Excel) và Google Form (Google biểu mẫu – lấy ý kiến, dữ liệu của mọi người thông qua các form mẫu có sẵn) nhằm tiết kiệm thời gian và nhân lực.
Nội dung của sáng kiến:
Tập hợp ý kiến, số liệu để làm báo cáo :
Để tập hợp các ý kiến, số liệu làm báo cáo chúng ta dùng Google Form (Google biểu mẫu). Đây là một công cụ nằm trong các ứng dụng trực tuyến của Google giúp người dùng có thể thu thập thông tin từ tất cả mọi người thông qua các câu hỏi đề mục. Dữ liệu sẽ được lưu trực tiếp vào biểu mẫu mặc định, các dữ liệu khi thu thập được từ biểu mẫu sẽ nhanh chóng chuyển sang bảng tính của Google Sheets để chúng ta có thể dễ dàng xử lý số liệu trên Excel.
Để chuẩn bị đưa dữ liệu lên Google biểu mẫu chúng ta nên xem xét mẫu cần lấy ý kiến hoặc mẫu cần báo cáo cần những thông tin gì để điền vào biểu mẫu, dưới đây là các bước thực hiện:
- Đăng nhập tài khoản Google (nếu chưa có tài khoản chúng ta nên đăng ký trước khi đăng nhập)
- Chọn Drive -> kích chọn New-> Google biểu mẫu -> Biểu mẫu trống
- Điền thông tin vào biểu mẫu trống bao gồm tiêu đề cần lấy ý kiến hoặc tiêu đề báo cáo và nội dung các mục cần thiết của báo cáo. Có bao nhiêu mục cần lấy ý kiến/ báo cáo chúng ta cứ điền hết vào mẫu biểu.
- Sau khi thiết kế xong biểu mẫu, để xem lại biểu mẫu vừa thiết kế bạn có thể nhấp vào biểu tượng con mắt bên phải giao diện để xem lại trước khi gửi đến mọi người
- Khi thực hiện xong chúng ta sẽ gửi đường link của biểu mẫu trên cho các cán bộ/các phòng cần thực hiện báo cáo.
- Khi đến hạn, chúng ta đăng nhập vào, chọn biểu mẫu đã làm và xuất ra báo cáo – chọn mục Câu trả lời – xem trong trang tính – sẽ tập hợp được ý kiến/ số liệu báo cáo ra file Excel của tất cả các phòng.
Ví dụ dưới đây về việc đặt áo đồng phục cho phòng sẽ minh họa các bước thực hiện:
Chọn Drive
Chọn mục Mới
Tạo mẫu biểu
Lấy link gửi đi
Xem lại
Nhập các thông tin cần thu thập:
– Đặt tiêu đề
– Các mục thông tin
– Hình thức trả lời: đoạn văn, trắc nghiệm, ngày tháng,…
– Mặc định câu hỏi có bắt buộc không
– …
Biểu mẫu sau khi hoàn thiện
Xuất file Exel để xem kết quả thu thập thông tin
Chương trình này khi chúng ta muốn thay đổi các tiểu mục lấy ý kiến/ mục báo cáo chúng ta chỉ cần thay đổi trên biểu mẫu ban đầu, đường link của biểu mẫu sẽ tự động cập nhật, chúng ta không cần gửi lại đường link mới. So với cách làm cũ (copy số liệu từng file của từng cán bộ/từng phòng nhập vào file chính) thì cách làm này rút ngắn thời gian hơn rất nhiều.
Vì có tính năng lưu trữ tự động nên chúng ta sẽ không phải lo lắng việc mất hay thất lạc số liệu.
Hiện tại chúng tôi nhận thấy có phòng Hành chính nhân sự ngân quỹ và phòng Kế Toán đã áp dụng cách làm trên, tuy nhiên chúng ta nên áp dụng rộng rãi hơn tại mỗi phòng ban nhất là lấy ý kiến/số liệu báo cáo do Lãnh đạo phòng đưa ra cho cán bộ phòng mình.
Theo dõi và xử lý hồ sơ thanh toán:
Để quản lý hồ sơ thanh toán khi gửi lên phòng kế toán và để cập nhật tình hình của bộ hồ sơ, phòng kế toán sẽ thiệt lập file mua sắm/thanh toán gửi đến các phòng. Khi có bộ hồ sơ cần thanh toán, các anh chị cập nhật vào file trên, phòng kế toán sẽ kiểm tra và cập nhật tình hình của bộ hồ sơ lên file, sẽ giúp các phòng xem được tiến độ thanh toán hồ sơ và bổ sung kịp thời các giấy tờ. Lãnh đạo phòng và cán bộ các phòng sẽ cùng lúc nắm được tình hình hồ sơ nên sẽ phối hợp nhanh chóng, tránh mất thời gian trao đổi với nhiều người. Dưới đây là các bước thực hiện:
- Đăng nhập tài khoản Google.
- Chọn Drive -> kích chọn New-> Google Sheets
- Phòng kế toán sẽ thiệt lập file Google Sheets (tạo dữ liệu trực tuyến tương tự file Excel) và gửi cho các phòng bao gồm các nội dung sau:
+ Ngày tháng năm đưa hồ sơ
+ Người đưa hồ sơ
+ Phòng ban
+ Nội dung thanh toán
+ Số tiền cần thanh toán
+ Tình trạng hồ sơ:đã nhận/thanh toán/trả về/cần bổ sung
+ Ý kiến phòng kế toán (nếu có)
+ Hồ sơ cần bổ sung (nếu có)
+ Thời gian bổ sung (nếu có)
+ Ghi chú
File này khi điền thông tin vào sẽ cập nhật tự động, chúng ta thấy được bộ hồ sơ mình cần thanh toán tình trạng như thế nào, cần bổ sung gì, qua đó chúng ta sẽ thực hiện bổ sung và xử lý kịp thời.
Theo dõi, xuất quà tặng ấn chỉ, vật liệu, văn phòng phẩm:
Phòng Kế toán sẽ thiết lập file Google Sheets và đưa dữ liệu tồn kho của các quà tặng, ấn chỉ, vật liệu, văn phòng phẩm lên trên file hàng ngày để các phòng chủ động cập nhật kịp thời.
Khi theo dõi file trên, phòng Hành chính sẽ nắm được số lượng tồn kho và có kế hoạch đặt mua kịp thời.
Các phòng nghiệp vụ sẽ nắm được các loại quà tặng, ấn chỉ, văn phòng phẩm kịp thời để chủ động trong công tác chăm sóc khách hàng và công việc kinh doanh. Theo dõi được quà tặng hiện tại còn trong kho để cân đối tặng khách hàng hoặc thực hiện các chương trình khuyến mãi tại chi nhánh.
Hỗ trợ các phòng nghiệp vụ nhanh chóng mà không cần các phòng phải liên hệ phòng Hành chính hoặc phòng Kế toán mới biết được thông tin.
Hiệu quả của các giải pháp trên:
Giúp chúng ta tiết kiệm được nhiều thời gian và nhân lực, xây dựng thói quen ứng dụng công nghệ trong công việc.
- Khả năng áp dụng của sáng kiến: áp dụng được cho tất cả các phòng
- Phần kết luận:
Qua bài sáng kiến trên, chúng tôi hy vọng sẽ giúp các phòng có cách làm mới, hiệu quả hơn trong các công việc đơn giản hàng ngày nhưng mất nhiều thời gian. Mặt khác, các phòng có thể áp dụng sáng kiến trên vào các công việc tương tự của phòng.
Ninh Thuận, ngày 31 tháng 07 năm 2023 Tên tác giả/nhóm tác giả
Ý KIẾN CỦA HỘI ĐỒNG SÁNG KIẾN
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
