1. Nội dung ý tưởng/sáng kiến:

Hiện trạng trước khi áp dụng giải pháp mới

Về việc giải đáp các thông tin vướng mắc của các ứng viên về các vấn đề liên quan đến tuyển dụng tại VCB hiện tại thông qua các kênh: Email, Hotline, zalo…Các cán bộ tuyển dụng sẽ trả lời trực tiếp cho từng ứng viên toàn bộ các vấn đề vướng mắc liên quan.

Về việc đăng các tin tuyển dụng, Ban TCNS đã thực hiện trên website tuyendung.vietcombank.com.vn, ứng viên có thể tra cứu các thông tin tuyển dụng và nộp hồ sơ trực tuyến trên trang này.

Định kỳ hàng tháng, Ban TCNS sẽ tổ chức các đợt thi tập trung cho các chi nhánh và các đơn vị tại TSC, số lượng thí sinh thi tại chi nhánh khoảng 1000-2000 ứng viên và tại TSC khoảng 200 ứng viên. Trong suốt quá trình tổ chức các đợt thi tuyển, cán bộ tuyển dụng tại Ban TCNS thường xuyên hỗ trợ giải đáp các thắc mắc cho các ứng viên để có thể hoàn thiện hồ sơ cũng như các giầy tờ liên quan cho việc thi tuyển. Với số lượng ứng viên lớn, nhưng số lượng cán bộ tuyển dụng tại TSC có giới hạn (7 cán bộ), các câu hỏi của ứng viên có tính chất lặp lại và phát sinh liên tục, dẫn đến việc tốn thời gian, việc giải đáp thắc mắc có thể chưa được kịp thời, nhanh chóng, đồng thời, làm giảm năng suất lao động của các công việc khác.

Sự ra đời của công nghệ AI phát triển tạo ra một kênh hỗ trợ hiệu quả và kịp thời các vấn đề liên quan đến giải đáp thắc mắc của các ứng viên, đồng thời có thể tích hợp trên các nền tảng website/ứng dụng đã có sẵn.

2. Nội dung giải pháp đề nghị công nhận là sáng kiến

2.1. Sự cần thiết

Năm 2024, Vietcombank đã được tạp chí HR Asia trao tặng giải thưởng “Nơi làm việc tốt nhất Châu Á”. Ngoài ra, Vietcombank đã được Anphabe công nhận là ngân hàng có môi trường làm việc tốt nhất Việt Nam lần thứ 9 liên tiếp Vietcombank cũng dẫn đầu danh sách bình chọn nhà tuyển dụng được yêu thích nhất; dựa trên khảo sát của Anphabe. Với chính sách đãi ngộ tốt, số lượng tuyển dụng lớn nhằm đáp ứng nhu cầu kinh doanh của ngân hàng, VCB luôn thu hút được số lượng lớn các ứng viên tham gia ứng tuyển. Việc trao đổi, giải đáp một cách đầy đủ và nhanh chóng các vấn đề thắc mắc của các ứng viên nếu chỉ qua phương thức truyền thống (email, điện thoại (hotline), tin nhắn…) sẽ rất khó khăn trong khi số lượng cán bộ phục vụ cho công tác tuyển dụng có hạn. Ngoài ra, các thông tin mà ứng viên quan tâm, cần được giải đáp thường giống nhau, có tính chất lặp lại. Do đó, việc triển khai “hệ thống trả lời tự động, AI-Chatbot trong công tác tuyển dụng” là việc cần thiết nhằm hỗ trợ cán bộ tuyển dụng trong việc giải đáp, hỗ trợ vấn để cho ứng viên trong khi nguồn lực bị hạn chế.

2.2 Nội dung sáng kiến

Công tác hỗ trợ ứng viên trong công tác ứng tuyển tại VCB rất quan trọng bởi vì đây là kênh hỗ trợ cho ứng viên nắm được thông tin về các tin tức tuyển dụng đầy đủ, chính xác và nhanh chóng.

Chatbot tuyển dụng là chương trình ứng dụng trí tuệ nhân tạo để tương tác với với các ứng viên trên website tuyển dụng của VCB. Hệ thống cho phép ứng viên đặt câu hỏi và hỗ trợ giải đáp 24/7, là kênh thông tin tức thì, giải đáp các thắc mắc từ ứng viên về các vấn đề phổ biến như mô tả chi tiết công việc, yêu cầu, chính sách đãi ngộ…Ngoài ra, hệ thống còn có tính năng gợi ý các chủ đề mà nhiều ứng viên quan tâm, thắc mắc phục vụ cho việc tra cứu một cách nhanh chóng, dễ dàng và thuận tiện hơn. Sau khi ứng viên có tương tác trên Chatbot, hệ thống quản trị cung cấp dashboard thống kê cho phép cán bộ tuyển dụng nắm được các yêu cầu phổ biến của ứng viên, theo dõi lịch sử hội thoại và nhanh chóng huấn luyện Chatbot các thông tin mới, nhờ vậy cán bộ tuyển dụng có thể tra cứu, đồng thời mở rộng các câu hỏi thường gặp và cải tiến các giải đáp thắc mắc phù hợp với xu thế thay đổi.

3. Tính mới và tính sáng tạo:

Việc triển khai giải pháp AI-Chatbot về tuyển dụng sẽ hỗ trợ:

3.1 Giảm tải cho cán bộ tuyển dụng: Giảm số cuộc gọi của khách hàng đến cho nhóm cán bộ tuyển dụng do AI-Chatbot cho phép trả lời tự động các câu hỏi của ứng viên thông qua website tuyển dụng của Vietcombank. Các cán bộ tuyển dụng có có thời gian tập trung trong công tác chuyên môn.

3.2 Nâng cao chất lượng và thu hút được nhiều ứng viên: Việc giải quyết thắc mắc tự động sẽ hỗ trợ việc giao tiếp, hỗ trợ ứng viên trở nên kịp thời, văn minh và thân thiện hơn.

Việc hỗ trợ triển khai 24/7 cũng đã giúp việc triển khai nhiều khách hàng cùng một lúc, không bị giới hạn bởi thời gian và nhân lực. Ngoài ra, việc hỗ trợ qua AI còn tiết kiệm chi phí viễn thông của cả khách hàng và ngân hàng, đồng thời còn có thể lưu trữ lại được thông tin, nhu cầu của ứng viên và khai thác các thông tin này một cách dễ dàng.

3.3 Nâng cao hình ảnh của VCB: Việc đưa công nghệ AI-Chatbot đã đem lại cho ứng viên có thêm những tiện ích, trải nghiệm mới mẻ trong công tác tuyển dụng, giúp ứng viên có được những đánh giá tích cực với môi trường mà mình có thể gắn bó lâu dài trong tương lai.

4. Hiệu quả và lợi ích đạt được:

Từ việc phân tích thực trạng công tác hỗ trợ ứng viên, ý nghĩa mang lại của Trợ lý ảo tuyển dụng AI-Chatbot, việc triển khai ứng dụng này vào công tác tuyển dụng đã hỗ trợ giảm thiểu thời gian hỗ trợ ứng viên, là một kênh tương tác hiệu quả với ứng viên và có thể thu thập thông tin từ ứng viên một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Việc đẩy mạnh công nghệ vào công tác tuyển dụng đã góp phần nâng cao năng suất, thêm những trải nghiệm mới mẻ cho ứng viên và nâng cao hình ảnh của Vietcombank.

5. Phạm vi áp dụng sáng kiến:

6. Đơn vị ứng dụng sáng kiến: Ban TCNS.

7. Báo cáo kết quả ứng dụng sáng kiến:

Trợ lý ảo Chatbot đã được tích hợp trên nền tảng website tuyendung.vietcombank.com.vn từ ngày 26/02/2025, là công cụ hỗ trợ tích cực trong công tác nhân sự nói chung và tuyển dụng nói riêng. Qua 3 tháng triển khai, hệ thống đã ghi nhận được hơn 2900 lượt hỏi và phản hồi từ các ứng viên. Đa số các câu hỏi đều được phản hồi một cách nhanh chóng và chính xác. Trong quá trình vận hành, để đảm bảo hiệu quả hệ thống sẽ được cập nhật kịch bản một cách định kỳ để đảm bảo có thể phản hồi một cách tốt nhất các câu hỏi thắc mắc từ những ứng viên quan tâm đến các tin tức tuyển dụng tại Vietcombank.