A. HỒ SƠ BẢN CỨNG

NGUYÊN TẮC LƯU CHUNG

1. Quy tắc lưu:

• Hồ sơ cần được hoàn thiện trước khi đưa vào lưu trữ.
• Khi phân loại và lập hồ sơ: tài liệu được lưu vào các file còng theo trình tự thời gian phát sinh, phát sinh gần nhất lưu ở trên cùng của tập tài liệu.
• Tài liệu được xếp theo thứ tự tăng dần của cif khách hàng ( mã số của KH trên hệ thống); bìa file còng được in theo mẫu tiêu chuẩn. Tủ tài liệu được dãn nhãn tài liệu mật, số thứ tự tủ; phân loại tủ tài liệu loại tài liệu ( khách hàng vay cá nhân; khách hàng vay công ty, chứng từ tài trợ thương mại); ghi tên các cán bộ được tiếp cận tài liệu và được khóa và phân công cán bộ quản lý khóa tủ tài liệu. Phòng phân khu vực để tủ hồ sơ riêng biệt theo không gian lưu trữ thực tế.

2. Yêu cầu:

• Phân loại, lập thành hồ sơ hoàn chỉnh.
• Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ.
• Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu.
• Lập các công cụ tra cứu.
• Lập danh mục hồ sơ, tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu hủy.
• Áp dụng các biện pháp kỹ thuật, nghiệp vụ để bảo quản an toàn hồ sơ.

3. Tra cứu hồ sơ bản cứng

Chỉ cán bộ có liên quan theo chức năng nhiệm vụ của phòng được tiếp cận tủ tài liệu. Danh sách cán bộ được lãnh đạo phòng phụ trách lập căn cứ phân công phân nhiệm của phòng và được ghi trên nhãn tủ tài liệu.

4. Tài liệu hủy khi hết giá trị hoặc thời hạn

• Xác định tài liệu cần được bảo quản vĩnh viễn, lâu dài hoặc tạm thời. Đối với tài liệu được bảo quản lâu dài và tạm thời được tính bằng số lượng năm cụ thể.
• Xác định tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy căn cứ theo quy định của pháp luật liên quan đến bảo quản tài liệu, bảng thời hạn bảo quản hồ sơ; tham khảo ý kiến của các Phòng/ban/TT tại TSC/…có tài liệu nộp và lưu trữ đã đến hạn tiêu hủy.

BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN TÀI LIỆU

PHỤ LỤC 01

PHỤ LỤC 02

PHỤ LỤC 03

LƯU HỒ SƠ TRƯỚC KHI ĐÓNG

 I. Lưu hồ sơ chung

1.1 Khách hàng tổ chức

• Hồ sơ lưu theo cif khách hàng theo thư tự tăng dần, lưu vào file còng riêng có đóng gáy ghi tên và cif khách hàng (mẫu đính kèm); giữa các phần pháp lý, tài sản (các tài sản khác nhau), tín dụng, giải ngân phân cách bằng bìa cứng
• Trường hợp Khách hàng có nhiều loại hợp đồng: hợp đồng hạn mức, hợp đồng từng lần. Hồ sơ từng lần (bao gồm hồ sơ tín dụng và TSBĐ gắn với hợp đồng đó) sẽ được lưu riêng vào 1 phân trang màu ghi rõ số Hợp đồng tín dụng

1.2 Khách hàng cá nhân

+ Hồ sơ lưu theo cif khách hàng theo thư tự tăng dần, các cif cách nhau bằng phân trang màu. Đối với một cif giữa các phần pháp lý, tài sản (các tài sản khác nhau), tín dụng, giải ngân phân cách bằng bìa cứng.

+ Trường hợp một khách hàng có nhiều file, phân trang hợp đồng tín dụng ghi rõ các hợp đồng tín dụng bằng phân trang màu. Khách hàng có từ 3 file trở lên tách riêng hợp đồng tín dụng hết dư nợ chuyển kho tạm (định kỳ thực hiện cùng với khách hàng doanh nghiệp)

2. Hồ sơ định giá lại của từng tài sản lưu ngay trên file tài sản đó theo thứ tự tương tự lần lưu tài sản lần đầu, lần định giá lại sau xếp trên lần định giá lại gần nhất. Thứ tự lưu hồ sơ tương tự theo lần định giá lần đầu.

3. Hồ sơ điều chỉnh cấp tín dụng lưu ngay trên file hợp đồng tín dụng đó lần đầu, lần điều chỉnh sau xếp trên lần điều chỉnh trước. Thứ tự lưu hồ sơ tương tự theo lần cấp tín dụng lần đầu.

4. Tài sản bảo đảm cho nhiều nghĩa vụ

Tài sản bảo đảm cho nghĩa vụ của cả công ty và chủ doanh nghiệp hoặc cho hai hoặc nhiều cá nhân khác nhau (bảo đảm cho nhiều nghĩa vụ của các CIF khác nhau), tại mỗi hồ sơ tài sản của mỗi cif: sao hồ sơ tài sản thành nhiều bản, đảm bảo mỗi cif đều có đủ hồ sơ tài sản.

II. Lưu hồ sơ đóng

1. Đóng một phần:

Trường hợp khách hàng rút 01 phần tài sản: chuyển tất cả hồ sơ phần tài sản liên quan, chuyển đóng riêng 01 file phân trang ngay tại cuối file còng hồ sơ đang lưu tại phòng đến khi Khách hàng tất toán.

2. Đóng toàn bộ

Trường hợp khách hàng tất toán hồ sơ và rút hết tài sản:

• Tra cứu nghĩa vụ trả nợ ở các cif vợ và chồng, trường hợp có phát sinh hợp đồng vay của cả 2 vợ chồng, yêu cầu thông báo đóng toàn bộ trên cif vợ và chồng.
• Thông báo đóng tài sản bảo đảm cần có xác nhận của bộ phận thẻ, tài sản không còn đảm bảo cho nghĩa vụ thẻ tín dụng nào tại ngân hàng.
• Thời hạn trả hồ sơ tài sản đầy đủ: bàn giao tài sản: trong vòng 02 ngày
• Tài sản sau khi giao cho khách hàng phải ký giao nhận tài sản bảo đảm.
• Đóng hồ sơ: rà hết hồ sơ lưu tạm và lấy tất cả hồ sơ của khách hàng đóng lại vào 01 thùng ghi năm tất toán.

3. Lưu tạm

• Khách hàng chưa hết dư nợ nhưng hợp đồng tín dụng cũ hết dư nợ hoặc file quá đầy, để giảm tải cho lưu kho tại phòng, rút dồn file các hợp đồng hết dư nợ hoặc TSBĐ đã đóng chuyển lên khu vực lưu trữ tạm, thực hiện nhập lên sheet “Lưu tủ”tại file danh sách hồ sơ đóng. Giữ nguyên thứ tự đánh số file ( ví dụ chuyển tầng 9 file 2,3,4; các file tầng 2 giữ thứ tự 1,5,6,7….)
• Việc lưu kho tạm sẽ thực hiện 02 lần/năm: 30/06 và 31/12

Cán bộ tạo file excel theo dõi những hồ sơ sẽ chuyển kho lưu tạm đồng thời viết trên gáy các file còng còn lại những file đã chuyển kho lưu tạm

• Trường hợp khách hàng chưa hết dư nợ sẽ lưu kho tạm (áp dụng khi hồ sơ của KH phát sinh trong nhiều năm dẫn đến không đủ chỗ để lưu các hồ sơ mới):

+    Hồ sơ tài chính: lưu tại kho tạm BCTC từ năm T-2 trở về trước.

+    Hồ sơ giải ngân và hồ sơ tín dụng (Hợp đồng, báo cáo CTD,…): Đóng hồ sơ hết dư nợ lưu tại kho tạm.

4. Quản lý TSBĐ, hồ sơ TSBĐ

• Phòng Quản lý nợ lập danh sách một (các) Hợp đồng bảo đảm đã chấm dứt hiệu lực gửi Phòng Khách hàng.
• Phòng Khách hàng thông báo bằng văn bản hoặc qua email (đã đăng ký chính thức với VCB) cho bên bảo đảm và khách hàng về việc Hợp đồng bảo đảm đã chấm dứt hiệu lực và đề nghị khách hàng trong thời gian 30 ngày làm việc kể từ ngày thông báo phải xác nhận lại cho VCB để thực hiện các công việc tiếp theo.
• Trong trường hợp:

Khách hàng và bên bảo đảm muốn nhận lại hồ sơ tài sản bảo đảm và tài sản bảo đảm: Thực hiện theo quy định tại các quy trình tín dụng và quy trình quản lý hồ sơ tài sản bảo đảm  và tài sản bảo đảm hiện hành của VCB.

Khách hàng và bên bảo đảm chưa nhận lại hồ sơ tài sản bảo đảm và tài sản bảo đảm hoặc quá thời hạn thông báo mà không gửi lại xác nhận: Chuyển sang trạng thái giữ hộ

PHỤ LỤC 04

QUY TRÌNH ĐÓNG HỒ SƠ TTTM

I. Hồ sơ LC, nhờ thu

• Lưu hồ sơ:
• Nguyên tắc:

+ Đối với hồ sơ LC được đóng vào file còng và được lưu theo thứ tự số tham chiếu trên thống tăng dần.

+ Đối với hồ sơ nhờ thu nhập, nhờ thu xuất: hồ sơ phát sinh ít sẽ lưu file còng theo thứ tự CIF ; hàng tháng sẽ in báo cáo doanh số phát sinh theo tháng kẹp vào để tránh thất lạc và thiếu sót hồ sơ.

Danh mục hồ sơ:

II. Hồ sơ bảo lãnh:

–Khi lưu hồ sơ theo dõi tại chi nhánh khi bảo lãnh mở mới/ chưa hết hiệu lực: Các hồ sơ bảo lãnh lưu trong file theo thứ tự tăng dần của số tham chiếu bảo lãnh (số chạy tự động trên hệ thống tác nghiệp phát hành bảo lãnh).

-Các hồ sơ phát sinh sau khi phát hành lần đầu (gia hạn, giảm trừ,..): lưu ngay trên hồ sơ của cùng số tham chiếu bảo lãnh đó.

Danh mục hồ sơ

(Thứ tự các hồ sơ: từ trên xuống khi mở file còng)

III. Đóng hồ sơ TTTM

1. Nguyên tắc đóng:

Đóng hồ sơ bảo lãnh + L/C: Khi bảo lãnh, L/C, nhờ thu hết hiệu lực

2. Cách thức đóng:

• Đối với bảo lãnh:
• Xuất file báo cáo tổng hợp giao dịch tài trợ thương mại hàng tuần sẽ xuất event “EXP” và rút các hồ sơ này theo bảng kê trên để đưa ra file đóng. (Thứ 2 đầu tuần sẽ đóng các hồ sơ của tuần trước liền kề).
• Các hồ sơ đóng sẽ được phân trang và ghi rõ số REF liên quan của từng hồ sơ và lập danh sách theo ngày hết hạn của hồ sơ.
• Đối với hồ sơ LC, nhờ thu: Ngày hết hạn của LC là 01 tháng sau ngày hết hạn LC và khi đóng hồ sơ phải có đầy đủ tờ khai hải quan đối với nghiệp vụ LC nhập.
• Xuất file báo cáo tổng hợp giao dịch VCBTI hàng tháng sẽ xuất event “EXP” và rút các hồ sơ này theo bảng kê trên để đưa ra file đóng (Ngày mùng 05 của đầu tháng sẽ đóng cho các hồ sơ của tháng trước).
• Các hồ sơ đóng sẽ được phân trang và ghi rõ số REF liên quan của từng hồ sơ và lập danh sách theo ngày hết hạn của hồ sơ.

Lưu các hồ sơ trên vào thùng carton, lưu trữ và đóng theo năm, lập danh sách gồm các thông tin : cif , loại hồ sơ, số tham chiếu hệ thống, năm đóng, thùng đóng để tiện tra cứu.

B. HỒ SƠ BẢN MỀM

NGUYÊN TẮC LƯU CHUNG

• Hồ sơ bản cứng sau khi rà soát hoặc scan lên hệ thống, lưu trữ trong máy tính được mã hóa
• Hồ sơ lưu thành folder theo khách hàng. Đặt tên file CIF- Tên KH ( viết liền không dấu, tên viết tắt tối đa 20 ký tự)

Vd: 123456- NHAT LAM

• Folder con :

TRA CỨU ONLINE HỒ SƠ LƯU TRỮ BẢN MỀM

1. Phạm vi: Áp dụng với việc mượn hồ sơ tín dụng bản mềm (không phải hồ sơ TSBĐ) đang lưu trữ tại bộ phận CRC, nhằm phục vụ công tác rà soát, xử lý nghiệp vụ của phòng và bộ phận có liên quan

2. Quy trình thực hiện

• Hồ sơ sau khi scan được lưu trữ trong máy tính có mật khẩu
• Tạo file danh mục tra cứu dùng chung với các cột: mã Cif, tên khách hàng, loại hồ sơ, số hợp đồng, tình trạng ( đang lưu tại phòng, kho tạm, đã đóng), mã hiệu tủ đang lưu trữ, vị trí lưu, ghi chú khác
• Phân quyền truy cập theo phân công phân nhiệm của phòng
• Tra cứu hồ sơ trực tiếp từ thư viện lưu trữ điện tử trên máy tính theo từ khóa CIF, tên file tài liệu ( đã được tiêu chuẩn theo cấu trúc đặt tên khi scan tài liệu)

3. Quy trình thực hiện gửi hồ sơ bản mềm cho bộ phận có liên quan

• Cán bộ phòng liên quan thực hiện

Cán bộ gửi email đề nghị mượn hồ sơ đính kém Tờ trình mượn hồ sơ (không phải hồ sơ TSBĐ ( Mẫu 01) đến Lãnh đạo phòng phụ trách xin ý kiến phê duyệt việc cấp hồ sơ bản scan từ bản gốc hồ sơ đang lữu trữ tại bộ phận Quản lý nợ

– CB quản lý nợ thực hiện:

a) Tiếp nhận Tờ trình mượn hồ sơ đã có phê duyệt của Lãnh đạo phòng từ Phòng/bộ phận có liên quan;

b) Kiểm tra sự hợp lệ của Tờ trình mượn hồ sơ

c) Truy xuất file hồ sơ đã scan trong cơ sở dữ liệu, tải lên hệ thống VCB365 (đường dẫn: https://vcb365-my.sharepoint.com) hoặc thư mục chia sẻ có kiểm soát quyền truy cập và chia sẻ đường dẫn tệp tài liệu này đến đúng cán bộ có tên trong email phê duyệt mượn tài liệu.

– Thời gian phản hồi: Với email mượn phát sinh trong giờ làm việc hàng ngày (từ 7h30 đến 17h00), thời gian phản hồi của phòng Quản lý nợ là 02 tiếng kể từ khi có mail phê duyệt của lãnh đạo phòng bộ phận khách hàng; trường hợp khác, phòng Quản lý nợ phản hồi không muộn hơn 09h00 ngày làm việc tiếp theo.

– Xóa dữ liệu tạm thời: Cuối mỗi tuần, cán bộ Quản lý nợ đã thực hiện chia sẽ dữ liệu xóa dữ liệu trên hệ thống VCB365, đảm bảo tài liệu mượn không lưu trữ trên dùng dữ liệu tạm thời vượt thời gian cho phép.

4. Trách nhiệm và bảo mật

Bộ phận liên quan xác định đúng cán bộ có nhu cầu và quyền tiếp cận thông tin khách hàng và chịu trách nhiệm bảo mật thông tin khách hàng

Phòng Quản lý nợ phối hợp theo dõi, giám sát việc chia sẻ và xóa hồ sơ định kỳ.

PHỤ LỤC 05

* **Cách đặt tên quy ước: Tên tài liệu-mm-yy-thứ tự lần điều chỉnh

* **Cách đặt tên quy ước: Tên tài liệu-mm-yy-thứ tự lần điều chỉnh